接待查阅是档案馆、 档案室为档案利用者提供服务的基本方式。全省各级档案 部门不断改善查档利用环境,提高档案工作人员素质,积极为利用者提供所需档案资 料。 一、档案馆 1991-2005年, 全省各级综合档案馆共接待查档者1177923人次, 提供档案 4123643卷次、 1508261件次, 提供资料734523册次。 其中, 省档案馆接待查档者 23712人次, 提供档案401338卷次、 资料8277册次; 市级综合档案馆接待查档者 196512人次, 提供档案691691卷次、88708件次。县级综合档案馆接待查档者957699 人次,提供档案3030614卷次、1419152件次。 20世纪90年代末, 全省各级综合档案馆开始陆续采用计算机管理档案,特别是 2002年以后,各地普遍建立档案目录数据库,实现了计算机检索,利用者到档案馆查 阅档案,只要输入所查事项关键词,就能准确调出所查档案的案卷号。2005年,威海 市档案馆的馆藏档案数字化工程全部完成,成为全省第一个馆藏档案全部数字化的档 案馆,基本实现了查档无须进库房,在计算机上即可查阅档案。 各级综合档案馆实施便民服务, 改善阅览环境和阅览条件,开展电话查档、信 函查档等服务,一些档案馆还开展双休日查档服务,配备电子触摸屏、老花镜等便民 设备和物品。1998年,济南市档案馆开展档案工作“优质服务年”活动,开通电话服 务热线;2001年12月,青岛市文档服务中心挂牌并对外开放,开展文件查阅服务。配 备电子触摸屏、饮水机、水杯、挂衣架、老花镜等便民设备和物品,实行首问负责制、 限时服务,建立监督机制和公示制度。 图4-1市民到青岛市档案馆查阅档案 各级综合档案馆查档接待部门通过提高服务质量, 成为档案馆服务社会的窗口 单位。 省档案馆保管利用开发处2004年被评为“山东省职业道德建设十佳单位” , 2005年被评为“山东省三八红旗先进集体”。青岛市档案馆文档服务中心获得青岛市 2003年“机关服务名牌” 称号,2004年5月,“文档服务连心桥”获“青岛市服务名 牌”称号。 二、档案室 全省各级各类档案室配备案卷目录、文件全引目录、专题文件目录等检索工具, 编写本单位大事记,为利用者提供方便。 1995年, 省直各机关档案室编制案卷目录2000余本,文件全引目录2000余本, 专题目录400余本,文件卡片12万余张,形成比较完善的档案检索工具体系。2000年, 省直各机关档案室开始使用档案管理软件平台,在电脑上著录案卷目录和文件全引目 录,形成机读目录。还加强档案利用效果的信息反馈,主动为机关各项工作和其他组 织服务,至2005年,平均每年接待查档者2.73万人次,提供利用档案近20万卷次。 1991-2005年,省直机关档案室接待查档者409186人次,提供档案1271701卷次、 243464件次。 全省大型工业企业档案室接待查档6319369人次,提供档案13477486卷 次、3139835件次。 市、 县各类档案室也编制了案卷目录、全引目录、专题目录、文件字号索引、 案卷位置索引等检索工具供查阅档案时使用。据统计,至2005年,济南市市直机关档 案室接待查档者5000人次,提供档案2万卷次,县(市、区) 直机关档案室接待查档者 9500人次, 提供档案资料35000卷次。威海市市直机关档案室接待查档者6135人次, 提供档案40605卷次,县(市、区)直机关档案室接待查档者12460人次,提供档案资料 66580卷次。德州市及其县(市、区)直机关档案室接待查档者17400人次,提供档案资 料26100卷次。 1991-2005年山东省省直机关档案室接待查档情况统计表 表4-3 ┌──┬──────────────────┬───────────┐ │年份│省直机关档案室 │合计 │ │ ├───┬───────┬──┬───┼────┬──────┤ │ │接待 │提供 │利用│提供 │接待查档│提供档案 │ │ │查档 │档案 │资料│资料 │利用资料│及资料 │ │ ├───┼───┬───┼──┼───┼────┼──────┤ │ │人次 │卷次 │件次 │人次│册次 │人次 │卷、件、册次│ ├──┼───┼───┼───┼──┼───┼────┼──────┤ │1991│39465 │179672│6655 │9182│31269 │48647 │314890 │ ├──┼───┼───┼───┼──┼───┼────┼──────┤ │1992│34651 │174627│7497 │5701│13263 │40352 │276091 │ ├──┼───┼───┼───┼──┼───┼────┼──────┤ │1993│33223 │98564 │51687 │8997│37216 │42220 │271907 │ └──┴───┴───┴───┴──┴───┴────┴──────┘ 续表 ┌──┬────────────────────┬───────────┐ │年份│省直机关档案室 │合计 │ │ ├───┬────────┬───┬───┼────┬──────┤ │ │接待 │提供 │利用 │提供 │接待查档│提供档案 │ │ │查档 │档案 │资料 │资料 │利用资料│及资料 │ │ ├───┼────┬───┼───┼───┼────┼──────┤ │ │人次 │卷次 │件次 │人次 │册次 │人次 │卷、件、册次│ ├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤ │1994│26969 │83328 │14429 │12777 │41945 │39746 │219194 │ ├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤ │1995│24357 │99963 │8904 │17318 │52548 │41675 │244765 │ ├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤ │1996│59065 │206990 │6763 │14901 │46531 │73966 │408216 │ ├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤ │1997│17909 │45023 │7882 │4480 │10574 │22389 │108257 │ ├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤ │1998│21397 │64338 │20867 │6570 │12445 │27967 │153584 │ ├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤ │1999│26803 │62047 │2320 │2668 │2434 │29471 │125743 │ ├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤ │2000│16046 │35916 │6050 │19253 │26848 │35299 │139412 │ ├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤ │2001│13420 │26739 │7802 │20580 │1120 │34000 │103661 │ ├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤ │2002│27399 │64014 │22576 │5510 │10961 │32909 │163369 │ ├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤ │2003│30523 │61976 │27774 │3898 │10120 │34421 │168712 │ ├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤ │2004│21284 │42221 │19784 │3122 │11547 │24406 │122364 │ ├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤ │2005│16675 │26283 │32474 │4326 │9889 │21001 │110648 │ ├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤ │合计│409186│1271701 │243464│139283│318710│548469 │2930813 │ └──┴───┴────┴───┴───┴───┴────┴──────┘