随着科学技术的进步,现代化记录手段的采用,档案的载体也在不断发生变化。 在山东,从20世纪初起出现了照片档案,30年代起出现了影片档案。新中国建立后, 除纸张档案外,以胶片和磁带为载体的照片、影片、录音、录像等声像档案大量产生。 由于声像档案具有与纸张档案不同的特点,因而在管理方法上也与纸张档案有别。 新中国建立以前,山东虽已有声像档案保存,但由于数量很少,因此并没有作为 专门的档案类别实行专门的管理。 新中国建立后,随着声像档案的日益增多,加强对声像档案的管理,逐渐成为各 级档案部门档案管理的重要内容。 1957年,中共山东省委办公厅、山东省人民委员会分别制定的档案工作规章,已 把照片列入机关文件材料的归档范围。 1961年2月, 中共山东省委办公厅发出通知,要求将分散保存在大众日报社、新 华社山东分社、山东画报社、省公安厅等单位的有关省委(包括前山东分局)在各项 重要活动中和中央领导人视察山东时所形成的照片、录音等声像档案,进行清理整理 后,交省委机关档案室集中保管。并要求今后在每项重要活动结束后,均应将活动中 形成的照片向省委档案室移交一套。 1987年3月, 山东省档案局制发《山东省省级机关档案工作规范》,要求声像档 案应由本机关档案部门集中统一管理。 声像档案的管理与其他档案的管理相比,还是一个薄弱环节。直到1990年,全国 和全省尚未制定出统一的声像档案管理办法,只有照片档案于1989年10月由国家档案 局制定并经国家技术监督局批准发布了一个《照片档案管理规范》。 该《规范》规定,一个单位形成的照片,由本单位档案室负责收集归档,集中统 一管理。归档时间,可以在照片冲洗以后进行,也可以随其他载体档案一起归档。归 档的照片要做到底片、照片和文字说明齐全。照片档案的整理,根据保持照片档案的 有机联系,有利于保管,便于提供利用的原则进行。照片档案的底片单独整理和存放, 照片和说明一同整理和存放。 凡确定作为档案保存的底片,应首先区分全宗,然后在一个全宗内区分负片、反 转片。底片在全宗内编流水号,格式为“全宗号——底片号”。底片号用铁笔横排刻 写在底片乳剂面的片边处,装入底片袋内,底片袋右上方也标明底片号,然后按底片 顺序号插入底片册。负片、反转片分别编号存放。不能用底片册保存的大底片,在乳 剂面衬以半透明的中性纸, 缠在直径7.64厘米的卷筒纸芯上,外面用稍厚的书写纸 包装,包装纸上注明底片号,然后放入9.5×9.5×32厘米的纸盒中保管。盒的一头 标注全宗号、目录号、案卷号、照片号/底片号、盒号,有次序地放在橱子中保管。 照片的整理,一般应在全宗内按年代——问题进行分类,分类应保持前后一致, 不能随意变动。 照片较少的单位,也可先按某一时期或某一时间段(5年或10年)分 类,然后再按问题分类。根据分类情况,将照片组成案卷。一个类的照片可以组合成 一卷或几卷。卷内照片应先分组,单张照片也可视为一组,组和组之间按重要程度或 时间先后顺序排列。一组内的照片也应按重要程度和时间先后排列。照片的排列顺序 确定后, 将照片固定在芯页上。芯页的规格为29.7×21厘米。每张芯页视照片大小 和文字说明字数的多少确定固定照片的张数,30张左右的芯页便可组成一卷。以照片 的自然张或有总说明的若干张(一组)为单元填写卷内目录,卷内备考表放在案卷的 最后一页。案卷系统排列后,编制案卷目录、全引目录等检索工具。 一般应以照片的自然张为单元编写说明,一组(若干张)联系密切的照片应加总 说明。凡已加总说明的照片应分别编写简要的分说明。文字说明的成分包括事由、时 间、地点、人物、背景、摄影者六要素。文字说明应综合运用六要素,概括地揭示照 片影像反映的全部信息。单张照片的说明在照片正下方书写,也可在照片右侧或左侧 书写。总说明在第一张照片的上方书写。 保存照片档案的条件要求较高。保存底片的适宜温湿度为:温度13~15℃,相对 湿度35~45%;保存照片的适宜温湿度为:温度14~24℃,相对湿度40~60%。各级 档案馆、档案室都采取积极措施,努力创造保管照片档案的适宜条件。照片档案的装 具,不仅关系到照片档案的标准化、规范化,也关系到照片档案的保存寿命。在《照 片档案管理规范》发布前,多数单位都习惯用塑料插袋式芯页保存照片档案。塑料插 袋式芯页透气性差,易老化、生霉、粘连。《规范》发布后,省档案局统一制做了照 片档案的专用装具,采用无酸纸制做芯页,大大改善了照片档案的保管条件。