随着科学技术的进步，现代化记录手段的采用，档案的载体也在不断发生变化。
在山东，从20世纪初起出现了照片档案，30年代起出现了影片档案。新中国建立后，
除纸张档案外，以胶片和磁带为载体的照片、影片、录音、录像等声像档案大量产生。
由于声像档案具有与纸张档案不同的特点，因而在管理方法上也与纸张档案有别。
新中国建立以前，山东虽已有声像档案保存，但由于数量很少，因此并没有作为
专门的档案类别实行专门的管理。
新中国建立后，随着声像档案的日益增多，加强对声像档案的管理，逐渐成为各
级档案部门档案管理的重要内容。
1957年，中共山东省委办公厅、山东省人民委员会分别制定的档案工作规章，已
把照片列入机关文件材料的归档范围。
1961年2月， 中共山东省委办公厅发出通知，要求将分散保存在大众日报社、新
华社山东分社、山东画报社、省公安厅等单位的有关省委（包括前山东分局）在各项
重要活动中和中央领导人视察山东时所形成的照片、录音等声像档案，进行清理整理
后，交省委机关档案室集中保管。并要求今后在每项重要活动结束后，均应将活动中
形成的照片向省委档案室移交一套。
1987年3月， 山东省档案局制发《山东省省级机关档案工作规范》，要求声像档
案应由本机关档案部门集中统一管理。
声像档案的管理与其他档案的管理相比，还是一个薄弱环节。直到1990年，全国
和全省尚未制定出统一的声像档案管理办法，只有照片档案于1989年10月由国家档案
局制定并经国家技术监督局批准发布了一个《照片档案管理规范》。
该《规范》规定，一个单位形成的照片，由本单位档案室负责收集归档，集中统
一管理。归档时间，可以在照片冲洗以后进行，也可以随其他载体档案一起归档。归
档的照片要做到底片、照片和文字说明齐全。照片档案的整理，根据保持照片档案的
有机联系，有利于保管，便于提供利用的原则进行。照片档案的底片单独整理和存放，
照片和说明一同整理和存放。
凡确定作为档案保存的底片，应首先区分全宗，然后在一个全宗内区分负片、反
转片。底片在全宗内编流水号，格式为“全宗号——底片号”。底片号用铁笔横排刻
写在底片乳剂面的片边处，装入底片袋内，底片袋右上方也标明底片号，然后按底片
顺序号插入底片册。负片、反转片分别编号存放。不能用底片册保存的大底片，在乳
剂面衬以半透明的中性纸， 缠在直径7．64厘米的卷筒纸芯上，外面用稍厚的书写纸
包装，包装纸上注明底片号，然后放入9．5×9．5×32厘米的纸盒中保管。盒的一头
标注全宗号、目录号、案卷号、照片号／底片号、盒号，有次序地放在橱子中保管。
照片的整理，一般应在全宗内按年代——问题进行分类，分类应保持前后一致，
不能随意变动。 照片较少的单位，也可先按某一时期或某一时间段（5年或10年）分
类，然后再按问题分类。根据分类情况，将照片组成案卷。一个类的照片可以组合成
一卷或几卷。卷内照片应先分组，单张照片也可视为一组，组和组之间按重要程度或
时间先后顺序排列。一组内的照片也应按重要程度和时间先后排列。照片的排列顺序
确定后， 将照片固定在芯页上。芯页的规格为29．7×21厘米。每张芯页视照片大小
和文字说明字数的多少确定固定照片的张数，30张左右的芯页便可组成一卷。以照片
的自然张或有总说明的若干张（一组）为单元填写卷内目录，卷内备考表放在案卷的
最后一页。案卷系统排列后，编制案卷目录、全引目录等检索工具。
一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）联系密切的照片应加总
说明。凡已加总说明的照片应分别编写简要的分说明。文字说明的成分包括事由、时
间、地点、人物、背景、摄影者六要素。文字说明应综合运用六要素，概括地揭示照
片影像反映的全部信息。单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧
书写。总说明在第一张照片的上方书写。
保存照片档案的条件要求较高。保存底片的适宜温湿度为：温度13～15℃，相对
湿度35～45％；保存照片的适宜温湿度为：温度14～24℃，相对湿度40～60％。各级
档案馆、档案室都采取积极措施，努力创造保管照片档案的适宜条件。照片档案的装
具，不仅关系到照片档案的标准化、规范化，也关系到照片档案的保存寿命。在《照
片档案管理规范》发布前，多数单位都习惯用塑料插袋式芯页保存照片档案。塑料插
袋式芯页透气性差，易老化、生霉、粘连。《规范》发布后，省档案局统一制做了照
片档案的专用装具，采用无酸纸制做芯页，大大改善了照片档案的保管条件。