新中国建立后,全省各级机关的文书档案管理,经过40多年的努力,逐步从分散、 落后的状态走上了集中、科学的管理轨道。 在1956年以前,全省各机关的档案工作很不健全,文书档案多数未经整理、立卷, 而且由机关各部门分散保管。少数机关虽然已建立了档案室,但档案室人员基本上做 的是文书处理部门的工作,即日常接收和调阅文件工作,以致新收的文件不能立卷, 旧存的文件不得整理,形成许多文件材料长期堆积的现象。少数机关虽然也对文书材 料做了一些立卷整理工作,但由于没有经验,没有统一的标准,因而整理的案卷不符 合要求。在分类方法上,有的采用图书十进位分类法,有的采用门、类、纲、目分类 法。在文件组卷上,有的一事一案为一卷,有的按六个特征立卷,有的一份文件为一 卷,有的15份文件为一卷,有的60份文件为一卷。在案卷装订上,有的用浆糊粘,有 的用订书机订,有的用纸绳订。整理方法的混乱,给查找利用造成了很大不便。此外, 在这一时期,档案的销毁缺乏严格的规章制度,有的未经机关领导人审批即把失掉时 效的文件和事务性文件销毁了;档案的库房设备也不合乎要求,多数机关的档案文件 和办公室在一起,门窗不严,档橱破旧,防火、防盗、防霉条件差,一些单位的文书 档案已发生纸张变脆、字迹褪色甚至霉烂现象。 在这一时期,山东省人民政府办公厅和中共中央山东分局办公厅在文书档案的管 理方面制定了一些规章制度,并开展了一些实际具体的工作。1950年11月,省人民政 府办公厅制定《山东省人民政府公文处理暂行办法》规定:档案室收到稿件后,应按 送档顺序分别编号归档;有的案卷,存放到一定时期,可经首长核准后销毁;档案室 要建立归档总登记簿、案卷目录簿、归档分类登记簿、销毁案卷登记簿和调卷登记簿。 1952年7月,山东分局办公厅制定了《中共中央山东分局办公厅秘书处档案室暂行工 作细则》。《细则》对文书档案的管理作出了具体规定:一是档案室对归档案卷中有 不合规格、形式不一、不便久存和调阅者,要加以粘贴修整;二是档案室对归档案卷 要按照组织机构分类,资料按性质分类,并分别编制索引卡片;三是要对归档案卷进 行甄别,需销毁的档案登入销毁登记簿,经处长或办公厅主任核准后销毁;四是整理 好的案卷要按照分类顺序放置档橱内;五是对档案、资料要经常检查有无潮湿和虫蚀 现象,并小心烟火,确保文卷资料的完整与安全。《细则》还附发了中共中央山东分 局1951年档案分类系统表。该系统表将山东分局的档案分为三级:第一级为中共中央 档、中共中央华东局档、中共中央山东分局档。第二级,在中共中央山东分局档下分 为山东分局委员会分档、山东分局组织部分档、山东分局宣传部分档、山东分局统战 部分档、山东分局工业部分档、山东分局财委会分档、山东分局工委会分档、山东分 局农委会分档、青年团山东省工委分档、山东省妇委会分档、山东分局保密委员会分 档、山东分局纪律检查委员会分档、山东分局直属机关党委会分档、山东军区党委会 分档、山东各市、地委分档。第三级,在山东分局委员会分档下,设总类卷、分局复 示卷、会议记录卷、群众来函卷、组织工作卷、宣教工作卷、统战工作卷、财经工作 卷、工矿工作卷、农村工作卷、政治工作卷、军事工作卷、秘书工作卷、各种照片卷; 在各市地委分档下,设青岛市委卷、济南市委卷、徐州市委卷、烟台市委卷、临沂地 委卷、沂水地委卷、泰安地委卷、德州地委卷、惠民地委卷、淄博地委卷、昌潍地委 卷、胶州地委卷、文登地委卷。此外,在山东分局委员会分档下的总类卷、分局复示 卷、会议记录卷和组织工作卷之下,还设立了分卷。1952年9月,省人民政府办公厅 在《山东省人民政府办公厅统一简化处理公文的现行办法》中,把省政府的文书档案 划分为总务、秘书、政法、民政、民族、公安、司法、检察、监察、外事、人事、财 经、财政、农林、金融、水利、工矿、贸易、交通、邮电、合作、劳动、水产、文教、 文化、教育、卫生等27个大类,人民来信单独设档保存。并将省政府的全部文书档案 分为政务性档案和事务性档案两部分,政务性档案为正式档案,长期保存,事务性档 案设临时档保存,定时销毁。 1956年4月,国务院下发《关于加强国家档案工作的决定》以后,全省文书档案 的管理工作逐渐得到加强。 1956年8月,中共山东省委办公厅印发了《中共山东省委档案工作施行细则》。 《细则》规定:省委机关的档案统一交省委机关档案室保存;省委机关档案室接收各 部门移交的案卷后,必须详细检点,依次填入流水登记簿;销毁或移出案卷时,亦须 在流水登记簿上登记;省委机关档案室的案卷,一般按年代结合组织机构或组织机构 结合年代的原则分类整理;案卷经过分类整理后,在案卷封面加盖档案室图章,并按 照分类方案和案卷数量,把案卷目录汇集成册,根据案卷目录编定案号;档案室的档 案、资料要分别保管,固定专人负责;省委机关档案室和档案库房的门窗必须坚固, 室内必须干燥,并有防火、防虫、防鼠设备,外部不能设警卫时应加强值班制度,确 保档案安全;档案室的全部案卷,要每3年全面检查一次。 1956年8月,中共山东省委办公厅在制定的《山东省1956-1958年党的档案工作规 划(草案)》中要求:各市、地、县委机关要普遍制定机关档案工作细则,把机关档 案的各项管理制度建立起来。《规划》还要求省委各部委,各市、地、县委机关,有 计划地对建国以来的积存文件进行清理和整理,省委各部委应于1957年前完成,市、 地委机关应于1957年上半年完成,县(市)委机关应于1958年前完成。《规划》还要 求省委机关和各市、地、县委机关档案室试行档案材料的鉴定和编制参考工具工作。 此后,全省县以上党的机关普遍开展了清理、整理建国后积存档案的工作。 1956年9月,山东省人民委员会下发了《关于贯彻执行〈国务院关于加强国家档 案工作的决定〉的指示》,要求各级政府机关要组织力量迅速对建国以来的积存档案 进行一次认真地清理和整理,省直各部门应于1957年内完成,各专署,市、县人民委 员会机关应于1958年内完成。并要求在整理中,要在保持文件之间的联系的原则下, 按照文件的保管期限对档案进行鉴定工作。 1957年5月,省人委下达了《山东省1957-1959年各级国家机关档案工作规划(草 案)》和《山东省各级国家机关整理积存档案试行办法》。《规划》对整理积存档案 工作、开展档案材料的统计、鉴定工作提出了具体要求。《试行办法》进一步规定了 整理积存档案的范围、原则和方法。关于整理的范围,《试行办法》规定:各级机关 建国以来在工作活动中所形成的全部文书材料,包括收文、收报、发文、发报、电话 记录、会议记录、出版物原稿、各种报告、总结、技术图纸、册簿、统计表报、照片、 影片、录音等,都应作为档案进行整理。关于整理的原则,《试行办法》规定:积存 档案材料的整理,应保持文件之间的历史联系,便于利用和保管;必须按“全宗”进 行整理;文件和电报按机密程度分为普通文书和绝密文书分别立卷;文件与资料分别 整理,不得混淆。关于整理方法,《试行办法》规定:首先要做好整理前的各项准备 工作,包括学习有关的业务文件,把全部文件收集齐全,撰写“全宗”和立档单位的 历史考证,印制卷皮、卷内目录备考表,购置装订用具等。其次要对文件材料进行分 类和区分年代,分类方法可采用年代——机构分类法,也可采用年代——问题分类法。 第三步是对档案进行整理加工和立卷。对按旧分类表或分类大纲立成的案卷,如果能 基本保持文件之间的联系,一般还便于查找利用和保管,可在不打乱原来的立卷基础 的原则下分别情况加工整理;如果原整理基础很差,则必须拆散重新立卷。立卷时, 永久和定期保管的文件必须分开,如永久案卷中杂有价值不同和不需归档的文件时, 必须剔出。案卷内文件不全的要尽力搜集或补充。对积存的零散文件,要区分价值, 区分年代,区分类别,在保持文件的历史联系的原则下立成案卷。第四步是对案卷进 行审查和编目。一个全宗的全部立卷工作完成后,要审查案卷立的是否合乎原则,保 管期限是否适当,卷内文件的排列、标题的拟制、备考表的填写是否恰当。如有不当 之处要进行调整、修改。案卷经审查无误后,对保存10年以上的案卷,应编写张页号, 填写卷内文件目录,去掉文件上的金属物,进行折叠裱糊等修整工作,填写案卷封面, 装订。最后,将一个全宗的全部案卷,按照分类方案和案卷之间的联系及案卷的重要 程度,进行排列和编号,并编制出案卷目录。上述《规划》和《试行办法》下发后, 全省各级国家机关整理积存档案的工作普遍展开。 到1958年3月,中共山东省委机关从建国到1956年的积存档案已全部整理结束; 青岛市委机关、临沂地委机关、莱阳地委机关以及莱阳专区的8个县、昌潍专区的安 丘县、聊城专区的临清市的积存文件整理工作也已基本结束。 1958年8月,中共山东省委办公厅、山东省人民委员会办公厅联合召开了全省档 案工作会议。会后,全省各级党政机关迅速掀起了整理积存档案的高潮。到1958年年 底,全省整理积存档案的工作基本结束。据不完全统计,全省共整理积存档案 2310358卷,其中建国以来的档案2021465卷,革命历史档案3472卷,旧政权档案 285421卷;编制各种目录、卡片、索引等检索工具13023种。至此,全省文书档案管 理的混乱状况基本得到了克服。 1959年1月,中共中央《关于统一管理党政档案工作的通知》下发后,全省各级 党政机关逐步实现了档案的集中统一管理。 1961年12月,国家档案局颁发了《机关档案室工作通则》。全省各级党政机关依 据该通则,进一步制定或修订了本机关档案管理的规章制度。 1963至1966年,全省各级党政机关、企事业单位在“档案战备”的统一部署下, 对全部档案进行了一次全面的清理鉴定工作。 1963年4月,山东省档案局下发了《各级机关档案材料鉴定销毁暂行办法(草案)》。 依据这个《办法》,全省各机关的档案清理鉴定工作陆续开始。 1964年11月,山东省档案局发出《关于加强省级机关档案保管工作的意见》,要 求省直各机关要加快档案的清理鉴定工作步伐,对重要档案实行两套制。此后,山东 省档案局又多次召开省直机关和各市、地档案局长会议,对加强档案战备、迅速清理 鉴定档案材料的工作进行了部署。到1965年底,县以上机关的清理鉴定工作基本结束。 据统计,全省9个专区、4个省辖市、112个县,除肥城、平阴、莱芜46个单位和济南、 青岛14个单位没有结束外,其他地区的机关已全部结束;省级机关除极少数单位尚在 进行扫尾工作外,其他均在第一季度结束;区、公社级机关除少数尚在进行外,多数 机关也已结束。通过这次清理鉴定,各机关进一步收集、整理了一些散存文件;对已 有的档案区分了主次,分清了玉石,划分了永久、长期、定期三种保管期限,方便了 保管和利用。此外,这次清理鉴定工作还促进了各机关的档案管理制度建设和档案保 管设施的改善,不少机关新购置了档案战备箱。 1966年5月“文化大革命”开始后,各级机关陷于瘫痪状态,档案再度大量的积 存。 1968年12月,山东省革命委员会办公室决定将省级机关各撤销单位的档案移交省 革委办公室档案组(即山东省档案馆),并要求各撤销单位在移交前要组织力量对本 单位的档案进行一次整理。按照省革委办公室的这一要求,部分单位对本单位的档案 进行了整理。与此同时,部分市、地、县机关也对“文化大革命”以来形成的积存档 案进行了整理,并移交给了各地档案组。 1972年9月,山东省革命委员会办公室召开了全省档案工作会议。同年10月,省 革委又批转了省革委办公室制定的有关文书、档案工作的几项制度。从此,全省的档 案工作开始恢复。根据省革委办公室制定的《关于现存档案鉴定的意见》,全省各级 机关对保存的全部档案又进行了一次清理鉴定工作,并在清理鉴定的基础上,逐步恢 复了档案管理的各项制度。 1978年中共十一届三中全会以后,全省各级机关的档案工作得到全面恢复,并有 了很大发展。 1983年4月,中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《机关档案工作条例》。全 省各级机关认真贯彻这个《条例》,进一步健全了档案的归档、整理、统计、保管、 销毁等各项管理制度,机关档案的管理水平不断提高。 1987年3月,山东省档案局制定了《山东省省级机关档案工作规范》。1990年山 东省档案局又制定了《山东省机关档案工作等级标准》。全省各级机关通过贯彻档案 工作的《规范》、《标准》,使机关档案的管理水平又上了一个新的台阶。在档案整 理方面,基本做到了系统条理,分类清楚,编目科学,便于利用。在档案保管条件方 面,大部分机关都有了专门的档案库房,配备有防火、防潮、防虫、防尘等设施。在 档案管理制度方面,一般都建立了档案归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档 案销毁制度等。在档案检索工具方面,一般都编制了案卷目录、全引目录、文件卡片 目录、文件字号索引、专题目录、案卷存放索引等。在档案综合管理方面,全省县以 上机关实现综合管理的达到70%,省直机关达到80%。