新中国建立后，全省各级机关的文书档案管理，经过40多年的努力，逐步从分散、
落后的状态走上了集中、科学的管理轨道。
在1956年以前，全省各机关的档案工作很不健全，文书档案多数未经整理、立卷，
而且由机关各部门分散保管。少数机关虽然已建立了档案室，但档案室人员基本上做
的是文书处理部门的工作，即日常接收和调阅文件工作，以致新收的文件不能立卷，
旧存的文件不得整理，形成许多文件材料长期堆积的现象。少数机关虽然也对文书材
料做了一些立卷整理工作，但由于没有经验，没有统一的标准，因而整理的案卷不符
合要求。在分类方法上，有的采用图书十进位分类法，有的采用门、类、纲、目分类
法。在文件组卷上，有的一事一案为一卷，有的按六个特征立卷，有的一份文件为一
卷，有的15份文件为一卷，有的60份文件为一卷。在案卷装订上，有的用浆糊粘，有
的用订书机订，有的用纸绳订。整理方法的混乱，给查找利用造成了很大不便。此外，
在这一时期，档案的销毁缺乏严格的规章制度，有的未经机关领导人审批即把失掉时
效的文件和事务性文件销毁了；档案的库房设备也不合乎要求，多数机关的档案文件
和办公室在一起，门窗不严，档橱破旧，防火、防盗、防霉条件差，一些单位的文书
档案已发生纸张变脆、字迹褪色甚至霉烂现象。
在这一时期，山东省人民政府办公厅和中共中央山东分局办公厅在文书档案的管
理方面制定了一些规章制度，并开展了一些实际具体的工作。1950年11月，省人民政
府办公厅制定《山东省人民政府公文处理暂行办法》规定：档案室收到稿件后，应按
送档顺序分别编号归档；有的案卷，存放到一定时期，可经首长核准后销毁；档案室
要建立归档总登记簿、案卷目录簿、归档分类登记簿、销毁案卷登记簿和调卷登记簿。
1952年7月，山东分局办公厅制定了《中共中央山东分局办公厅秘书处档案室暂行工
作细则》。《细则》对文书档案的管理作出了具体规定：一是档案室对归档案卷中有
不合规格、形式不一、不便久存和调阅者，要加以粘贴修整；二是档案室对归档案卷
要按照组织机构分类，资料按性质分类，并分别编制索引卡片；三是要对归档案卷进
行甄别，需销毁的档案登入销毁登记簿，经处长或办公厅主任核准后销毁；四是整理
好的案卷要按照分类顺序放置档橱内；五是对档案、资料要经常检查有无潮湿和虫蚀
现象，并小心烟火，确保文卷资料的完整与安全。《细则》还附发了中共中央山东分
局1951年档案分类系统表。该系统表将山东分局的档案分为三级：第一级为中共中央
档、中共中央华东局档、中共中央山东分局档。第二级，在中共中央山东分局档下分
为山东分局委员会分档、山东分局组织部分档、山东分局宣传部分档、山东分局统战
部分档、山东分局工业部分档、山东分局财委会分档、山东分局工委会分档、山东分
局农委会分档、青年团山东省工委分档、山东省妇委会分档、山东分局保密委员会分
档、山东分局纪律检查委员会分档、山东分局直属机关党委会分档、山东军区党委会
分档、山东各市、地委分档。第三级，在山东分局委员会分档下，设总类卷、分局复
示卷、会议记录卷、群众来函卷、组织工作卷、宣教工作卷、统战工作卷、财经工作
卷、工矿工作卷、农村工作卷、政治工作卷、军事工作卷、秘书工作卷、各种照片卷；
在各市地委分档下，设青岛市委卷、济南市委卷、徐州市委卷、烟台市委卷、临沂地
委卷、沂水地委卷、泰安地委卷、德州地委卷、惠民地委卷、淄博地委卷、昌潍地委
卷、胶州地委卷、文登地委卷。此外，在山东分局委员会分档下的总类卷、分局复示
卷、会议记录卷和组织工作卷之下，还设立了分卷。1952年9月，省人民政府办公厅
在《山东省人民政府办公厅统一简化处理公文的现行办法》中，把省政府的文书档案
划分为总务、秘书、政法、民政、民族、公安、司法、检察、监察、外事、人事、财
经、财政、农林、金融、水利、工矿、贸易、交通、邮电、合作、劳动、水产、文教、
文化、教育、卫生等27个大类，人民来信单独设档保存。并将省政府的全部文书档案
分为政务性档案和事务性档案两部分，政务性档案为正式档案，长期保存，事务性档
案设临时档保存，定时销毁。
1956年4月，国务院下发《关于加强国家档案工作的决定》以后，全省文书档案
的管理工作逐渐得到加强。
1956年8月，中共山东省委办公厅印发了《中共山东省委档案工作施行细则》。
《细则》规定：省委机关的档案统一交省委机关档案室保存；省委机关档案室接收各
部门移交的案卷后，必须详细检点，依次填入流水登记簿；销毁或移出案卷时，亦须
在流水登记簿上登记；省委机关档案室的案卷，一般按年代结合组织机构或组织机构
结合年代的原则分类整理；案卷经过分类整理后，在案卷封面加盖档案室图章，并按
照分类方案和案卷数量，把案卷目录汇集成册，根据案卷目录编定案号；档案室的档
案、资料要分别保管，固定专人负责；省委机关档案室和档案库房的门窗必须坚固，
室内必须干燥，并有防火、防虫、防鼠设备，外部不能设警卫时应加强值班制度，确
保档案安全；档案室的全部案卷，要每3年全面检查一次。
1956年8月，中共山东省委办公厅在制定的《山东省1956-1958年党的档案工作规
划（草案）》中要求：各市、地、县委机关要普遍制定机关档案工作细则，把机关档
案的各项管理制度建立起来。《规划》还要求省委各部委，各市、地、县委机关，有
计划地对建国以来的积存文件进行清理和整理，省委各部委应于1957年前完成，市、
地委机关应于1957年上半年完成，县（市）委机关应于1958年前完成。《规划》还要
求省委机关和各市、地、县委机关档案室试行档案材料的鉴定和编制参考工具工作。
此后，全省县以上党的机关普遍开展了清理、整理建国后积存档案的工作。
1956年9月，山东省人民委员会下发了《关于贯彻执行〈国务院关于加强国家档
案工作的决定〉的指示》，要求各级政府机关要组织力量迅速对建国以来的积存档案
进行一次认真地清理和整理，省直各部门应于1957年内完成，各专署，市、县人民委
员会机关应于1958年内完成。并要求在整理中，要在保持文件之间的联系的原则下，
按照文件的保管期限对档案进行鉴定工作。
1957年5月，省人委下达了《山东省1957-1959年各级国家机关档案工作规划（草
案）》和《山东省各级国家机关整理积存档案试行办法》。《规划》对整理积存档案
工作、开展档案材料的统计、鉴定工作提出了具体要求。《试行办法》进一步规定了
整理积存档案的范围、原则和方法。关于整理的范围，《试行办法》规定：各级机关
建国以来在工作活动中所形成的全部文书材料，包括收文、收报、发文、发报、电话
记录、会议记录、出版物原稿、各种报告、总结、技术图纸、册簿、统计表报、照片、
影片、录音等，都应作为档案进行整理。关于整理的原则，《试行办法》规定：积存
档案材料的整理，应保持文件之间的历史联系，便于利用和保管；必须按“全宗”进
行整理；文件和电报按机密程度分为普通文书和绝密文书分别立卷；文件与资料分别
整理，不得混淆。关于整理方法，《试行办法》规定：首先要做好整理前的各项准备
工作，包括学习有关的业务文件，把全部文件收集齐全，撰写“全宗”和立档单位的
历史考证，印制卷皮、卷内目录备考表，购置装订用具等。其次要对文件材料进行分
类和区分年代，分类方法可采用年代——机构分类法，也可采用年代——问题分类法。
第三步是对档案进行整理加工和立卷。对按旧分类表或分类大纲立成的案卷，如果能
基本保持文件之间的联系，一般还便于查找利用和保管，可在不打乱原来的立卷基础
的原则下分别情况加工整理；如果原整理基础很差，则必须拆散重新立卷。立卷时，
永久和定期保管的文件必须分开，如永久案卷中杂有价值不同和不需归档的文件时，
必须剔出。案卷内文件不全的要尽力搜集或补充。对积存的零散文件，要区分价值，
区分年代，区分类别，在保持文件的历史联系的原则下立成案卷。第四步是对案卷进
行审查和编目。一个全宗的全部立卷工作完成后，要审查案卷立的是否合乎原则，保
管期限是否适当，卷内文件的排列、标题的拟制、备考表的填写是否恰当。如有不当
之处要进行调整、修改。案卷经审查无误后，对保存10年以上的案卷，应编写张页号，
填写卷内文件目录，去掉文件上的金属物，进行折叠裱糊等修整工作，填写案卷封面，
装订。最后，将一个全宗的全部案卷，按照分类方案和案卷之间的联系及案卷的重要
程度，进行排列和编号，并编制出案卷目录。上述《规划》和《试行办法》下发后，
全省各级国家机关整理积存档案的工作普遍展开。
到1958年3月，中共山东省委机关从建国到1956年的积存档案已全部整理结束；
青岛市委机关、临沂地委机关、莱阳地委机关以及莱阳专区的8个县、昌潍专区的安
丘县、聊城专区的临清市的积存文件整理工作也已基本结束。
1958年8月，中共山东省委办公厅、山东省人民委员会办公厅联合召开了全省档
案工作会议。会后，全省各级党政机关迅速掀起了整理积存档案的高潮。到1958年年
底，全省整理积存档案的工作基本结束。据不完全统计，全省共整理积存档案
2310358卷，其中建国以来的档案2021465卷，革命历史档案3472卷，旧政权档案
285421卷；编制各种目录、卡片、索引等检索工具13023种。至此，全省文书档案管
理的混乱状况基本得到了克服。
1959年1月，中共中央《关于统一管理党政档案工作的通知》下发后，全省各级
党政机关逐步实现了档案的集中统一管理。
1961年12月，国家档案局颁发了《机关档案室工作通则》。全省各级党政机关依
据该通则，进一步制定或修订了本机关档案管理的规章制度。
1963至1966年，全省各级党政机关、企事业单位在“档案战备”的统一部署下，
对全部档案进行了一次全面的清理鉴定工作。
1963年4月，山东省档案局下发了《各级机关档案材料鉴定销毁暂行办法（草案）》。
依据这个《办法》，全省各机关的档案清理鉴定工作陆续开始。
1964年11月，山东省档案局发出《关于加强省级机关档案保管工作的意见》，要
求省直各机关要加快档案的清理鉴定工作步伐，对重要档案实行两套制。此后，山东
省档案局又多次召开省直机关和各市、地档案局长会议，对加强档案战备、迅速清理
鉴定档案材料的工作进行了部署。到1965年底，县以上机关的清理鉴定工作基本结束。
据统计，全省9个专区、4个省辖市、112个县，除肥城、平阴、莱芜46个单位和济南、
青岛14个单位没有结束外，其他地区的机关已全部结束；省级机关除极少数单位尚在
进行扫尾工作外，其他均在第一季度结束；区、公社级机关除少数尚在进行外，多数
机关也已结束。通过这次清理鉴定，各机关进一步收集、整理了一些散存文件；对已
有的档案区分了主次，分清了玉石，划分了永久、长期、定期三种保管期限，方便了
保管和利用。此外，这次清理鉴定工作还促进了各机关的档案管理制度建设和档案保
管设施的改善，不少机关新购置了档案战备箱。
1966年5月“文化大革命”开始后，各级机关陷于瘫痪状态，档案再度大量的积
存。
1968年12月，山东省革命委员会办公室决定将省级机关各撤销单位的档案移交省
革委办公室档案组（即山东省档案馆），并要求各撤销单位在移交前要组织力量对本
单位的档案进行一次整理。按照省革委办公室的这一要求，部分单位对本单位的档案
进行了整理。与此同时，部分市、地、县机关也对“文化大革命”以来形成的积存档
案进行了整理，并移交给了各地档案组。
1972年9月，山东省革命委员会办公室召开了全省档案工作会议。同年10月，省
革委又批转了省革委办公室制定的有关文书、档案工作的几项制度。从此，全省的档
案工作开始恢复。根据省革委办公室制定的《关于现存档案鉴定的意见》，全省各级
机关对保存的全部档案又进行了一次清理鉴定工作，并在清理鉴定的基础上，逐步恢
复了档案管理的各项制度。
1978年中共十一届三中全会以后，全省各级机关的档案工作得到全面恢复，并有
了很大发展。
1983年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《机关档案工作条例》。全
省各级机关认真贯彻这个《条例》，进一步健全了档案的归档、整理、统计、保管、
销毁等各项管理制度，机关档案的管理水平不断提高。
1987年3月，山东省档案局制定了《山东省省级机关档案工作规范》。1990年山
东省档案局又制定了《山东省机关档案工作等级标准》。全省各级机关通过贯彻档案
工作的《规范》、《标准》，使机关档案的管理水平又上了一个新的台阶。在档案整
理方面，基本做到了系统条理，分类清楚，编目科学，便于利用。在档案保管条件方
面，大部分机关都有了专门的档案库房，配备有防火、防潮、防虫、防尘等设施。在
档案管理制度方面，一般都建立了档案归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档
案销毁制度等。在档案检索工具方面，一般都编制了案卷目录、全引目录、文件卡片
目录、文件字号索引、专题目录、案卷存放索引等。在档案综合管理方面，全省县以
上机关实现综合管理的达到70％，省直机关达到80％。