档案统计是进行档案科学管理的重要手段。50年代以前,全省尚无统一的档案统 计制度。60年代前半期,全省档案统计制度开始建立,但统计项目有限,而且执行上 也存在许多问题。1983年以后,全省的档案统计工作逐步健全。 1960年,中共山东省委办公厅提出了建立档案材料统计制度的要求,要求各级档 案馆要建立本馆档案材料收进、移出登记簿,全宗名册,目录登记簿等,并要求各档 案馆年终要向省档案局,县(市)档案馆要向市、地档案科报送全宗卡片和年度全宗 档案变化情况。 1962年,山东省档案管理局经省统计局批准,制定下发了《档案馆情况统计表》, 统计项目包括保管档案的数量、库房、设备、利用及案卷损坏情况等。由于部分档案 馆对该报表的填报工作做得不好,因此严重影响了统计工作的质量,使省档案局很难 全面、准确地掌握全省档案馆的情况。 1965年1月,山东省档案管理局经省统计局批准,又重新制定下发了《档案馆情 况统计表》,要求各市、专区档案局馆1964年一律按新的统计表填报。新统计表包括 对馆藏建国以来档案资料、革命历史档案资料、旧政权档案资料和技术档案资料等各 种档案资料的数量、鉴定、查找工具、编写参考资料、档案利用情况等方面的统计。 该表下发后,由于各馆对统计指标理解不一,口径不一,因而造成了汇总的困难,使 统计报表的作用受到很大影响。 1966年5月“文化大革命”开始后,使全省本来就不健全的档案统计工作又被迫 中断。 1981年10月,山东省档案局又发出了《关于恢复健全档案工作统计制度的意见》, 要求各档案部门都应迅即着手研究建立健全必要的统计工作制度,如档案的收集、整 理、保管、鉴定、编目、编研、利用等登记统计;对于上级业务部门统一制发的报表, 各档案部门要固定专人分管,填写要严肃认真、实事求是,确保报表质量。《意见》 还附发了《档案馆基本情况统计表》等五种报表。从此,全省档案馆的统计工作逐步 恢复和健全。 1982年,国家档案局经国家统计局批准,制定下发了全国统一实施的《档案工作 基本情况统计年报》,经试行后于1984年正式执行。该统计年报的档案馆部分为《档 案馆基本情况表》,统计项目包括:省(区、市)、地(市、州、盟)、县(区、旗、 市)各级各类档案馆的数量,编制,现有专职人员的年龄、文化程度、档案专业程度、 专业技术职称;各级各类档案馆馆藏档案的全宗数、案卷数、已整理编目档案数、声 像档案数、档案缩微数;各级各类档案馆利用档案、资料的卷册数和人数,以及建国 前后和编史修志、工作查考、学术研究、经济建设等各方面分别利用档案的卷数;各 级各类档案馆本年接收档案情况、馆藏资料情况、本年编研档案资料情况、档案馆面 积、馆内设备等。该统计报表还对每一项统计指标做了详细的规定和说明。此后,全 省各级各类档案馆的统计工作主要是围绕这一统计报表进行的。其具体做法是:每年 第一季度,各档案馆完成本馆上年度统计报表的填报工作,各市地档案局并对本市地、 县档案馆的报表进行汇总,上报省档案局;第二季度,由省档案局对山东省档案馆和 各市地档案局汇总上报的报表进行汇总,上报国家档案局。从1984至1990年对该统 计报表的执行情况来看,基本上是好的,但也存在个别填报数字不实和汇总中计算差 错的问题。 此外,山东省档案局还根据工作的需要,临时制发了一些不定期的统计报表。各 档案馆也建立健全了本馆内部的各项统计登记制度,如全宗名册,案卷目录登记簿, 档案收进、移出登记簿,档案编研成果登记簿,档案资料利用登记簿,档案缩微复制 登记簿等。