山东的地名工作从1979年开始建立机构并开展工作。 首次全省地名普查,历时6 年多,共调查行政区划名称和居民地、企事业单位、重要名胜古迹和人工建筑、自然 地理实体等各类地名223000余条,调查岛、礁、海湾、海峡等海域地名1022条,整顿 和纠正了“文化大革命” 中乱改的和历史遗留下来的不合今用的地名3万余条。在这 次地名普查中,形成了大量的地名档案。此后,在地名补查工作中又陆续形成了一部 分地名档案。为了使这部分专业档案妥善归档保存,山东省地名委员会、山东省档案 局于1983年10月联合转发了中国地名委员会和国家档案局颁发的《全国地名档案管理 暂行办法》,要求市地、县地名委员会认真贯彻执行,《暂行办法》要求:各级地名 办公室要把文件材料的收集、整理、归档工作纳入地名工作程序,并列入业务干部的 职责范围。业务干部应将在工作过程中形成的文件材料,按照归档要求进行分类、整 理, 及时移交档案管理人员集中保存。地名档案的归档范围包括五个方面:(1)地 名工作文书材料。主要包括各级党委和人民政府及有关部门颁发的有关地名工作的指 示、规定、决定、条例和领导人的重要讲话等;国务院和地方各级人民政府关于设置 地名机构、人员编制、干部任免等组织建设方面的文件;会议报告、重要讲话、记录、 纪要、简报以及有关录音、照片、录像等;政府和地名领导机关针对本单位地名工作 的指示、批示、批复与批转的文件材料;工作规划、计划、方案、总结、请示报告、 工作记录、大事记等;法规性文件,如地名命名、更名的规定、补充规定、请示、批 复,国内少数民族语言和国外地名译写规则等;专业指导性文件,如地名普查的规定、 补充规定、 决定,国内外地名译写方案,提纲等。(2)地名调查和成果材料。主要 包括地名调查(普查、专题调查、经常调查)的原始记录、补调记录、沿革材料、考 证材料、地名照片等;地名表、地名卡片、地名文字概况、地名图等各项成果的原始 稿及其审定稿;各项成果的正本和成图。(3)编译出版材料。主要包括《地名录》、 《地名志》、《地名同典》及各种资料汇编的审定稿和出版本;本单位编印的简报、 通讯及各种刊物的审定稿与出版本;国内外地名译写书刊的定稿和出版本;各种地名 图的审定图和成图。 (4)科学研究材料。主要包括地名学基础理论探讨、学术活动 及专题研究过程中形成的文件材料。 (5)国际会议及交往材料。主要包括国际地名 会议、学术交流及地名情报等文件材料。地名档案的归档要求为:当年的文件材料应 于次年初由承办人员整理归档;会议文件材料于会议结束后及时整理归档;每项专业 工作告一段落或结束时,承办人员应将积累和保管的文件材料整理归档。按照上述归 档制度,截至1990年底,全省各级地名工作机构共归档保存地名文书档案5800余卷, 个体地名档案22万余卷, 地名调查和成果综合材料1万余个保管单位。其中,省地名 委员会办公室归档保存地名文书档案400余卷, 地名图1100余张,个体地名档案3000 余卷,地名卡片24万余张,地名表、索引表近500册,地名图书及有关资料近万册。