建厂初期,企业规模较小,仅设综合办公室,负责全厂的人事、财会、业务报表及文书收发、印章管理等工作,负责人马立忠。1971年,厂部文书工作与财务、业务工作分开,仍由综合办公室负责文书收发、印章管理,上情下达,下情上报。1963年,设立行政办公室,1975年改称人秘股,继马立忠之后,先后有赵义臣、孟宪和、孙林英、张统淮、程思明、马林、张士芳等兼管档案工作。人事秘书股成立之前,虽没有专职的档案管理人员,但对上级来文、人事档案、生产计划、财务档案等比较重视,尽管管理人员经常变动,还是保存了一部分历史档案和散页材料。人事秘书股成立之后,行政档案、人事档案全部由该股归口管理,一直延续至今。财务档案则由财务部门按规定单独管理、保存。
20世纪70年代,文书档案、人事档案和财务档案的管理已列入企业基础管理的内容。1972年时,厂内一些上报的发言材料已经是打印的,上级来文处理使用统一印制的文件处理笺。登记、编号、批办、传阅、承办、归档都已经形成制度,操作规范。
1979~1981年,厂内支部会记录使用统一印制的记录纸,专人负责记录,材料齐全,顺序不乱。1985年以前的劳动工资报表多数年份都保留下来,其间的财务报表也存留了近半数年份。
1973年5月,区革委组织学习贯彻档案人员守则,厂办公会进行了学习。其时,以阶级斗争的观点看待档案工作,上级要求:机要档案工作人员,应为政治上完全可靠的共产党员或共青团员担任。并经过上级政治部门严格审查合格后方得任用。必须工作认真负责,毫不马虎。对机密文件要严格履行文书处理手续;不登记不下发;手续不完备不出借;无承办结果不归档;不齐全不立卷;
不经领导审查批准不销毁。提高政治警惕性,自觉地遵守保密守则;对党忠诚老实,工作中一旦发生事故,据实上报;并敢于同一切失泄密、窃密现象作坚决的斗争。食品厂的档案工作,基本是按照上述要求来安排的。
1983年10月,按照区商业局的统一部署,成立编写“厂史”办公室。由冯如昌、李荣庭、孔繁儒等组成,孔繁儒执笔。其时,对建厂以来的历史进行调查访问,走访老干部、老工人,并查阅了有关表册记录,财务档案、文书档案,同时对所存档案分类进行了整理。到1984年,写成“厂史”初稿,共分14章约1.5万字,此后便停下,未正式印刷出版。只是为1985年《周村区商业志》的编纂提供材料。
1987年,周村区档案局、商业局对档案工作提出了新的要求:从基础工作入手,抓好档案质量工作的完善和提高,使单位的文件管理走向条理化。要求文件无丢失、无缺损,保存完整、齐全。文件的登记管理进一步规范,基本做到“三快、准、两定”,即登记快,送批快、传阅快;处理准确,分发准确;定时催办,定时清理。并做好档案的收集、整理、鉴定工作,保证档案的完整性、准确性。兼职档案员张士芳根据领导安排,从本单位实际出发,各科室配合,把有关的生产计划、工作总结、各类报表等资料,按时间分类归档保存,确保档案的使用价值。并做好上级机要文件的清退工作。
1987~2008年,区商业局(后改称商业集团总公司)每年都组织各单位的兼职档案员,带着上年度企业的所有材料,到指定地点集中整档,统一分类和装订,然后带回各单位自行保存。
1994年,张士芳调走后,刘玉梅管理档案。1995年后由康丽接任。办公室有两人负责文件收发、下达通知等工作,并按时参加区商业局组织的整档和检查。
在企业实行分厂承包后期,档案管理比较薄弱,资料出现缺失,但重要的来文、协议、合同等按规定保存。由于办公室经常变动,所存档案也频繁搬动。有的捆成捆,有的塞人纸箱,出现日晒、雨淋现象。1987年,办公室由保安街旧厂址迁入米河路新厂址时和2002年拆除原办公楼搬移档案时,处理了一批记账凭证(有些超出规定年限)和未经装订的文字资料。但是没有经过整理、鉴定,登记造册。企业档案材料受到一定损失。
工厂期间,人事档案的管理党员担任。因此有的年代文书档案与人事档案是分别由不同人员管理的。到周村食品厂破产以前,已不再强调人事档案由党员管理的原则。干部档案按照管理权限存放。一般是职务由哪一级公布,档案由哪一级保存。被公布的副厂级以上干部不得接触自己的档案。
至2009年底,副厂级干部的档案也移交到所在企业管理。
公司创立后,由刘玉梅负责档案管理,2002年10月,王志安兼管档案。2008年李秀波兼管5个月,后由王娟兼管此项工作至2009年底。
2002年出台《企业档案规定》。以2003年企业开展ISO9001认证为起点,公司制订了一系列文件起草、审批、传阅、回收、保管等制度。2004年,制订了《部门必备资料目录》。上级来文、重要的公司文件、人事档案等,仍由公司办公室收集归档。而大量业务性、部门性文件,留存在基层各部门,保存条件较差,部分文件资料缺失。财务档案一直沿用单独保管的办法。2006年实行电算管理,建立电子档案后,已先后进行两次升级。
2009年9月,公司董事会决定编修《山东周村烧饼有限公司志》,并于是月30日举行座谈会,淄博市史志办公室副主任、省史志专家组成员郭能勇、周村区史志办主任刘远忠参加了会议。郭能勇、李国经、刘远忠、孙方之被聘请为修志顾问。组成了编纂委员会,下设办公室,具体负责史志编修工作。
编修人员对建厂以来的档案进行了全面查阅和整理、复印,其中包括:1958年建厂初期的基本状况、机构设置、干部任职、生产技术的革新、生产设备的改革、工艺流程的改进和提高;产品生产及调拨、销售情况;
“文化大革命”期间生产组织,生产状况;
糖果、糕点、制冰、烧饼等产品的起始和发展。企业整顿情况,经济承包责任制时期的经营和管理,企业破产和公司的创立等。
为编修《山东周村烧饼有限公司志》提供了可靠依据。并去市区档案局、市烟酒站查阅了大批档案,采访了部分历届已退休的领导干部、老工人、职工80多人次。发动全厂职工,各科室、部门、车间负责人集中提供资料,进一步充实了企业档案内容。
至2009年底,已整理档案:文书档案160卷;人事档案268卷;财务档案40卷;企业破产档案2卷。档案室与杂物仓库合用2间,未编档案目录,有专门档案橱。
附:
山东周村烧饼有限公司文书档案保管期限规定
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