接待查阅是档案馆、 档案室为档案利用者提供服务的基本方式。全省各级档案
部门不断改善查档利用环境，提高档案工作人员素质，积极为利用者提供所需档案资
料。
一、档案馆
1991-2005年， 全省各级综合档案馆共接待查档者1177923人次， 提供档案
4123643卷次、 1508261件次， 提供资料734523册次。 其中， 省档案馆接待查档者
23712人次， 提供档案401338卷次、 资料8277册次； 市级综合档案馆接待查档者
196512人次， 提供档案691691卷次、88708件次。县级综合档案馆接待查档者957699
人次，提供档案3030614卷次、1419152件次。
20世纪90年代末， 全省各级综合档案馆开始陆续采用计算机管理档案，特别是
2002年以后，各地普遍建立档案目录数据库，实现了计算机检索，利用者到档案馆查
阅档案，只要输入所查事项关键词，就能准确调出所查档案的案卷号。2005年，威海
市档案馆的馆藏档案数字化工程全部完成，成为全省第一个馆藏档案全部数字化的档
案馆，基本实现了查档无须进库房，在计算机上即可查阅档案。
各级综合档案馆实施便民服务， 改善阅览环境和阅览条件，开展电话查档、信
函查档等服务，一些档案馆还开展双休日查档服务，配备电子触摸屏、老花镜等便民
设备和物品。1998年，济南市档案馆开展档案工作“优质服务年”活动，开通电话服
务热线；2001年12月，青岛市文档服务中心挂牌并对外开放，开展文件查阅服务。配
备电子触摸屏、饮水机、水杯、挂衣架、老花镜等便民设备和物品，实行首问负责制、
限时服务，建立监督机制和公示制度。
图4-1市民到青岛市档案馆查阅档案
各级综合档案馆查档接待部门通过提高服务质量， 成为档案馆服务社会的窗口
单位。 省档案馆保管利用开发处2004年被评为“山东省职业道德建设十佳单位” ，
2005年被评为“山东省三八红旗先进集体”。青岛市档案馆文档服务中心获得青岛市
2003年“机关服务名牌” 称号，2004年5月，“文档服务连心桥”获“青岛市服务名
牌”称号。
二、档案室
全省各级各类档案室配备案卷目录、文件全引目录、专题文件目录等检索工具，
编写本单位大事记，为利用者提供方便。
1995年， 省直各机关档案室编制案卷目录2000余本，文件全引目录2000余本，
专题目录400余本，文件卡片12万余张，形成比较完善的档案检索工具体系。2000年，
省直各机关档案室开始使用档案管理软件平台，在电脑上著录案卷目录和文件全引目
录，形成机读目录。还加强档案利用效果的信息反馈，主动为机关各项工作和其他组
织服务，至2005年，平均每年接待查档者2.73万人次，提供利用档案近20万卷次。
1991-2005年，省直机关档案室接待查档者409186人次，提供档案1271701卷次、
243464件次。 全省大型工业企业档案室接待查档6319369人次，提供档案13477486卷
次、3139835件次。
市、 县各类档案室也编制了案卷目录、全引目录、专题目录、文件字号索引、
案卷位置索引等检索工具供查阅档案时使用。据统计，至2005年，济南市市直机关档
案室接待查档者5000人次，提供档案2万卷次，县(市、区) 直机关档案室接待查档者
9500人次， 提供档案资料35000卷次。威海市市直机关档案室接待查档者6135人次，
提供档案40605卷次，县(市、区)直机关档案室接待查档者12460人次，提供档案资料
66580卷次。德州市及其县(市、区)直机关档案室接待查档者17400人次，提供档案资
料26100卷次。
1991-2005年山东省省直机关档案室接待查档情况统计表
表4-3
┌──┬──────────────────┬───────────┐
│年份│省直机关档案室 │合计 │
│ ├───┬───────┬──┬───┼────┬──────┤
│ │接待 │提供 │利用│提供 │接待查档│提供档案 │
│ │查档 │档案 │资料│资料 │利用资料│及资料 │
│ ├───┼───┬───┼──┼───┼────┼──────┤
│ │人次 │卷次 │件次 │人次│册次 │人次 │卷、件、册次│
├──┼───┼───┼───┼──┼───┼────┼──────┤
│1991│39465 │179672│6655 │9182│31269 │48647 │314890 │
├──┼───┼───┼───┼──┼───┼────┼──────┤
│1992│34651 │174627│7497 │5701│13263 │40352 │276091 │
├──┼───┼───┼───┼──┼───┼────┼──────┤
│1993│33223 │98564 │51687 │8997│37216 │42220 │271907 │
└──┴───┴───┴───┴──┴───┴────┴──────┘
续表
┌──┬────────────────────┬───────────┐
│年份│省直机关档案室 │合计 │
│ ├───┬────────┬───┬───┼────┬──────┤
│ │接待 │提供 │利用 │提供 │接待查档│提供档案 │
│ │查档 │档案 │资料 │资料 │利用资料│及资料 │
│ ├───┼────┬───┼───┼───┼────┼──────┤
│ │人次 │卷次 │件次 │人次 │册次 │人次 │卷、件、册次│
├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤
│1994│26969 │83328 │14429 │12777 │41945 │39746 │219194 │
├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤
│1995│24357 │99963 │8904 │17318 │52548 │41675 │244765 │
├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤
│1996│59065 │206990 │6763 │14901 │46531 │73966 │408216 │
├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤
│1997│17909 │45023 │7882 │4480 │10574 │22389 │108257 │
├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤
│1998│21397 │64338 │20867 │6570 │12445 │27967 │153584 │
├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤
│1999│26803 │62047 │2320 │2668 │2434 │29471 │125743 │
├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤
│2000│16046 │35916 │6050 │19253 │26848 │35299 │139412 │
├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤
│2001│13420 │26739 │7802 │20580 │1120 │34000 │103661 │
├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤
│2002│27399 │64014 │22576 │5510 │10961 │32909 │163369 │
├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤
│2003│30523 │61976 │27774 │3898 │10120 │34421 │168712 │
├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤
│2004│21284 │42221 │19784 │3122 │11547 │24406 │122364 │
├──┼───┼────┼───┼───┼───┼────┼──────┤
│2005│16675 │26283 │32474 │4326 │9889 │21001 │110648 │
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│合计│409186│1271701 │243464│139283│318710│548469 │2930813 │
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