一、档案馆
1991-2005年，国家档案局和省档案局对档案利用工作制定了一系列政策和规定。
根据这些政策和规定，省档案馆及全省市、县(市、区)各类档案馆结合各自的实际情
况，制定了比较完备的档案利用规章制度。
1993年8月，省档案馆印发《关于利用开放档案的规定》，对开放档案的范围与
条件、利用手续与注意事项、公布与出版、外国组织和个人利用档案等问题作出具体
规定。关于开放档案的范围，规定省档案馆保管的档案一般自形成之日起满30年即分
期分批向社会开放，其中经济、科学、技术、文化等类档案可提前开放；涉及国防、
外事、公安、国家安全等国家重大利益的档案，自形成之日起满50年开放。上述所有
档案，如按国家有关规定需要继续保密或应限制利用的，省档案馆将延期对社会开放。
关于利用开放档案的手续，规定中国内地公民和组织持身份证、工作证、介绍信等合
法证明可利用省档案馆已开放档案；港、澳、台同胞和华侨如查取本人及其亲属的历
史证明，可持本人回乡证明或身份证等有效证件，直接来省档案馆利用；港、澳、台
同胞和华侨及外国人或外国组织利用其他开放档案，须经邀请单位、合作单位或接待
单位介绍，提前向省档案馆提出申请，说明身份、利用档案的目的与范围等情况，经
同意方可利用。关于利用不开放档案的手续，规定中国内地公民和组织须持单位介绍
信，注明利用者的身份和利用目的、范围，经省档案馆负责同志同意或报上级领导批
准，方可利用；港、澳、台同胞，华侨、外国人和外国组织，需经省、部级党政领导
机关或国家档案局的特许批准，方可利用。关于开放档案的公布与出版，规定省档案
馆保存的档案，公布权属于省档案馆及国家授权的有关单位；利用者摘抄、复制的档
案，如不违反国家有关规定，可以在研究著述中引用，但不得以任何形式公布与出版。
1996年12月， 省第八届人大常委会第二十五次会议通过《山东省档案条例》。
《条例》规定：档案馆必须按照国家有关规定，分期分批向社会开放档案，定期公布
开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。单位和个人利用
已开放的档案，须凭介绍信、居民身份证、工作证等合法证明，利用未开放的档案和
其他单位保存的档案，必须遵守国家有关规定，不得擅自抄录、复制档案或者泄露档
案内容；外国人或者外国组织利用已开放的档案，按照国家有关规定执行；利用档案
时，任何单位和个人不得涂改、损毁、丢失档案。档案馆提供利用寄存的档案，应当
经寄存者同意；向档案馆移交、捐赠、寄存档案的，对该档案享有优先利用权，并可
对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护其合法权益。
国家所有的档案，由档案馆公布，必要时应当征得档案形成单位或者其上级主管部门
的同意；集体和个人公布其所有的档案，必须遵守有关规定，不得损害国家、集体和
他人的合法权益；利用档案的单位和个人，未经档案馆同意或者有关主管部门批准，
不得公布档案。档案馆提供利用重要、珍贵的档案，应当用缩微品或者其他形式的复
制件代替原件；档案复制件载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具
有与档案原件同等的效力。 2004年4月， 省十届人大常委会第七次会议通过修订的
《山东省档案条例》。修订后的《条例》规定：省综合档案馆应当建立全省档案资料
目录信息中心，各级各类档案馆和其他档案机构应当利用现代化信息手段，逐步实现
信息共享，为社会提供便捷服务。这一规定开拓了档案利用工作的新渠道。
1997年8月，省档案局印发《山东省开发利用档案信息资源成果奖管理办法》，
对各类企业、事业单位，各级各类档案馆和机关档案部门积极主动开发利用档案信息
资源，取得显著经济效益和社会效益的项目进行奖励，规定以下开发利用档案信息资
源项目均可申报评奖：对档案信息资源进行加工整理，编写成系统实用的汇编、手册、
图集等，在实际应用中取得经济效益和社会效益的；利用档案进行技术转让、技术咨
询、技术改造、科研设计、生产经营等取得经济效益的；利用档案解决政治、历史问
题以及各种纠纷取得经济效益或社会效益的。评定等级分为一、二、三、四等奖。自
1997年开始申报和评审， 至2005年， 共评出一等奖380项， 二等奖1553项，三等奖
3301项，四等奖1137项。
1998年5月，省物价局、省财政厅作出《关于省档案馆利用档案收费标准的批复》，
对全省利用档案的收费标准进行了统一调整。 规定：档案保护费，明清档案每卷次5
元， 民国档案每卷次4元，革命历史档案每卷次2元，建国后档案每卷次2元，资料每
册次2元，缩微胶片每卷次1元，所用档案限在馆内使用5天，超过5天后重新按以上标
准计费。复印档案仅限于建国后档案，标准为B型纸每页0.3元，A型纸每页0.4元；复
制照片档案费，根据照片内容，每张次5元NFDA120元(不含冲、洗、扩费用)。证
明费，出具学历、职级、劳模、机构编制等证明材料，每份10元；出具房、地、财产
及债权、 债务等证明材料，每份50元NFDA1500元。咨询费，每单位次5元。各级
党政机关因工作需要查阅利用档案和企事业单位利用本单位形成的档案，不收取档案
保护费、证明费、咨询费；需复制档案的，只收取复制工本费。
2003年11月， 省档案馆制定《山东省档案馆利用档案暂行办法》，对档案利用
各个环节作详细规定，如开放档案的时限、查阅利用手续、档案的公布与出版及利用
者来馆查阅档案的开馆时间。利用者一般直接到馆阅览，特殊情况可以间接以函、电
等方式查询所需要的档案。利用者要维护档案的原貌与安全，不准在档案上圈划、涂
抹，不准折叠、拆卷、抽页、撕毁档案；未经接待人员许可，不得擅自拍照或互相转
借档案，不得将档案私自带出档案馆。利用者如需抄录档案，需经接待人员同意，并
填写档案摘抄目录单，不得抄录与所查问题无关的内容，抄件须经接待人员检查同意
后，方可带走。利用如需复制档案，需填写复制档案申请表，经接待人员审查同意后，
由馆代为复制；所有档案复制件出馆时，都必须加盖省档案馆复制档案专用章。对不
遵守利用档案规定、收费规定，影响工作秩序、干扰其他利用者以及借阅档案超过规
定期限、屡催不还的，省档案馆有权停止其利用档案。对档案造成损毁的，将根据档
案的价值和损毁程度，责成利用者经济赔偿，并通知其单位。利用者擅自摘录、公布
档案造成泄露国家重要机密，或涂改、伪造档案造成不良社会影响，以及盗窃、倒卖、
丢失档案等违法行为的，省档案馆有权提请司法机关依法追究其法律责任。
2005年6月，省档案馆制定《关于内部利用档案、资料的规定》，规定凡内部利
用档案、资料，均需填写内部利用档案资料申请登记表，经领导批准后，方可利用。
利用尚未公开的中央领导同志的讲话、批示，省委、省政府上报中央的内部情况以及
省委、省政府的绝密文件，省委常委及省长办公会议记录，省委、省政府领导同志的
工作笔记、个人书信及内部讲话、批示，涉及厅(局)以上领导干部个人政治历史方面
的文件等档案，须报局(馆)长批准后才能利用。利用外单位形成的未开放档案，利用
外单位党委 (组) 、人事和保卫部门的档案，利用属于控制使用的档案，须报分管局
(馆)长批准。
二、档案室
档案室的主要职责是负责本部门档案的管理工作， 其档案仅限于本单位内部工
作人员及外单位因工作需要的利用查询，不对社会开放。全省各级各类档案室根据国
家有关规定，结合本单位实际情况，先后建立健全了档案利用规章。
1991年3月，省政府办公厅印发《档案管理工作制度》。规定：本机关工作人员
因工作需要查阅档案，要说明情况，办理登记手续，方可借阅；外单位人员查阅档案，
必须持单位介绍信，并写明查阅者身份、利用目的、要求和范围，办理查阅手续；机
(绝)密文件、会议纪要或机密性较强的电报，需经秘书长、办公厅主任审批并办理查
阅手续方可查阅。档案只限在档案室阅览，不得借出；如有特殊情况需复印原件，须
经处长批准，办理复印手续；复印和抄录的档案内容要妥善保存，不得遗失。
1998年6月，省委办公厅《档案工作细则》规定，借阅档案要严格履行审批、登
记手续，复制档案应经主管领导批准。利用档案必须确保档案的安全与完整，不得遗
失、涂改、批注、剪裁、转让、伪造、损毁和擅自摘录、复制档案。同月，省委办公
厅印发《档案借阅制度》，规定：借(查)阅档案须履行审批手续。外单位借阅有关档
案，须持单位介绍信，并注明经办人的身份和借阅目的；本厅人员借阅其工作范围内
的文件资料，须经单位负责人批准；借(查)阅内容涉及省委书记办公会议、省委常委
会会议纪要等重要档案的，须经厅领导批准。借阅档案应及时归还，一般不超过一周，
如需延长借阅时间，应办理续借手续。
2005年2月，省政府办公厅印发《档案与图书资料管理工作规范》，在已制定的
档案利用规章的基础上，又规定由利用者填写档案利用效果登记表。2006年10月，省
政府办公厅印发《省政府办公厅档案工作管理办法》，进一步规范档案利用工作，规
定严格执行借阅制度，履行借阅手续，借阅档案的介绍信要妥善保管，不得遗失。档
案工作人员要熟悉库存档案的内容和存放位置，熟练运用检索工具，以最短时间向利
用者提供需要的档案文件。
各省直单位也根据《档案法》 《山东省档案条例》《机关档案条例》等，普遍
建立健全了档案查阅、 借阅、 咨询服务、利用效果收集反馈等规章制度。省交通厅
2001年11月印发《山东省交通厅档案管理办法》，规定，借用党务工作档案，应由党
员干部借用，并履行党组织有关部门负责人签字批准手续；借用党组、党委文件和会
议记录、纪要等档案应经厅党组(党委)书记批准。厅属各单位相互借用或外单位借用
本单位一般档案时，应持有单位介绍信，经档案部门同意后借阅；借用重要档案时，
须经档案部门负责人或单位负责人批准后借阅。凡根据档案材料缩微、抄录、复制、
复印的材料，经档案部门核对无误后，加盖档案部门印章。本单位工作人员借用本单
位档案的期限，文书档案7天，科技档案30天，声像档案7天；若因特殊情况需延长借
期，应到档案部门办理续借手续；借用档案的人员，因公出差、休假、探亲、调动工
作和离、退休时，应及时将所借档案归还。
市、 县级机关、企业等各级各类档案室也对档案利用工作作了相关规定，普遍
建立健全了档案查阅、借阅、咨询服务、利用效果收集反馈等规章制度。