一、电子文件管理
1999年3月，省档案局召开省直机关档案工作会议，要求加强电子文件的收集管
理，作为档案保存的电子文件形成纸质文件，与电子文件共同保存。
2001年，省档案局选定7家省直机关单位作为电子文件管理试点单位，提出电子
文件收集、 整理、归档的基本要求。8月10日，省档案局下发《关于做好电子文件收
集管理工作的通知》，要求将电子文件收集管理工作纳入单位信息化规划和机关办公
自动化范畴；进一步完善各项规章制度，健全机关档案工作网络，将电子文件形成处
理、收集积累、整理归档、保管利用工作确定为相关人员的岗位职责，确保电子文件
完整、系统、安全、有效；采取科学的管理方法和技术手段，确保电子文件的安全保
管，光盘或磁盘应直立存放在防光、防磁、防尘、防有害气体的装具中，远离强磁场，
环境温度保持在17℃NFDA120℃，相对湿度保持在35%NFDA145%之间；定期对
归档电子文件进行检测和转录，确保电子文件的安全有效。坚持电子文件与纸质文件
长期并存原则，在做好电子文件归档管理的同时，继续做好纸质文件的收集归档工作；
实现网上传递签批文件的单位，应按公文处理程序，输出一份纸质文件底稿，由领导
签发，与正本一同归档，确保公文的法律效力。
2002年，国家档案局发布《电子文件归档与管理规范》。2003年7月，国家档案
局发布《电子公文归档管理暂行办法》，对电子公文的收集、整理、归档作出详细规
定。2005年12月，省档案局印发《山东省电子文件归档管理暂行办法》，规范了全省
电子文件归档与管理工作标准。
至2005年， 全省各级机关档案室严格执行国家档案局、省档案局有关电子文件
管理的规定、规范，制定电子文件接收归档制度，对原有档案管理软件进行升级，或
采用新的符合规范要求的档案管理软件，加强电子文件的收集和管理。在实际工作中，
由于各单位实际情况不同，电子文件归档管理的方法也有所区别。在已实现办公自动
化的单位，电子文件的归档采取在线归档方式，由档案人员通过本单位办公自动化系
统在网络上归档。在没有实现办公自动化的单位，由文书处理部门将已办结的电子文
件连同纸质文件一并向档案部门归档。
二、数字档案室建设
建设数字档案室是档案室档案信息化的核心内容， 数字档案室建设主要包括数
据库建设和软件平台建设。
档案管理软件开发与应用。 20世纪90年代初期，省纪律检查等系统采用了统一
的档案管理软件，对档案实施计算机管理。此后计算机管理逐渐在全省档案部门开展
起来。
1994年，省档案局开发的LWD档案管理系统通过鉴定，并在省直机关及济南市市
直机关推广。2002年国家档案馆《归档文件整理规则》与《电子文件归档与管理规范》
发布后，省档案局档案科研所根据文件要求，开发了泽信档案管理系统，在省直机关
推广。
1993年， 济南市财政局开发了济南市市直机关第一个专门用于档案管理的计算
机软件， 并在市直机关小范围推广。 2003年，济南市档案局与有关单位联合开发的
JDS档案信息管理系统，成为全市使用最广泛的档案管理软件。
1994年3月，青岛市档案局开发的实用档案管理软件通过青岛市科委组织的专家
鉴定，在全市范围推广应用。1997年，又先后协助有关部门开发了公证档案、土地管
理档案、交通肇事档案、干部档案、公安派出所综合业务档案、国有资产产权登记档
案等多种专业档案管理系统，初步形成了专业档案管理软件包。2002年，为配合机关
文书立卷改革和电子文件归档管理，开发了易初档案管理系统，并在市直机关普及推
广应用。
泰安市利用市委、市政府集中办公的优势，在泰安市档案馆内统一配备服务器、
磁盘阵列、防火墙等，建设市域文档在线集中管理核心平台，依托电子政务网实现与
市、县、乡的三级互联，构建全市档案馆室数字化管理网络体系，并将档案管理系统
与电子政务系统对接，使电子文件从形成、流转到归档入库成为一个完整有序的过程。
威海市2002年开始在全市推广使用统一规定的档案管理软件， 至2005年，全市
市直单位以及所属区(市)多数单位使用了市档案局统一规定的档案管理软件。
数据库建设。随着档案管理软件的使用和计算机、扫描仪等现代化设备的普及，
全省各级机关、企事业单位档案室信息化建设发展迅速。省直单位档案室普遍配备了
专用计算机， 建立了文件级目录数据库。济南市80%的市直机关档案室建立了文件级
目录数据库。2005年底，全省各市、县的机关、企事业单位档案机构普遍建立了档案
目录数据库。同时，一些机关、企事业单位档案室通过扫描的形式将纸质文件信息转
化为电子文件，建立全文数据库。网通公司山东分公司在全省率先实现室藏档案的全
文数字化，建成了全文数据库。