1991-2005年，全省各级档案行政管理部门不断加强对机关档案室档案管理工作
的规范与指导，制定机关档案工作规范，开展机关档案升级定级、档案工作规范化目
标考核、档案管理考核等活动，推动了机关档案工作的科学化、规范化。
一、文书立卷
文书立卷是机关档案管理的重要环节。 自20世纪50年代起，文书立卷一直沿用
灵活运用六项特征的立卷方法。六项特征为问题特征、作者特征、名称特征、时间特
征、通讯者特征和地区特征，根据文件的特点运用其中的两项或三项来组合文件，完
成组卷。组卷完成后，拟写案卷标题，对卷内文件进行排列和编号，填写卷内目录，
装订成卷，装订大多采用硬卷皮和棉线或麻绳装订的方法。
20世纪80年代， 部分档案馆、室开始采用一事一卷的立卷方法，即在组合文件
时强调突出问题特征，不论文件数量多少，每一件事单独组成一卷，俗称“立小卷”。
1989年国家技术监督局颁布国家标准《文书档案案卷格式》后，一事一卷的立卷方法
逐步在省直机关和全省推开。
20世纪90年代， 潍坊市坊子区档案局试行按作者分类、按时序排列的文书立卷
方法，即作者时序立卷法。基本方法是把同一年度内同一作者的文件材料集中到一起，
按不同保管期限分开，以文件制发时间顺序排列，根据文件材料数量分别组成一卷或
数卷。作者时序立卷法仅仅在潍坊市坊子区实行过，未在全省推广。
为保证案卷质量，各市、县档案行政管理部门普遍加大对文书立卷的监督指导。
一是全省绝大部分市、县采取集中立卷的方法。潍坊市1979年开始推广集中立卷的方
法，并加以制度化。每年第一季度末，机关档案工作人员分期分批集中到市档案局进
行集中立卷。枣庄市采取“集中立卷与分散立卷，或分散立卷与跟踪指导相结合”的
方式进行业务指导工作，每年举办文书立卷培训班，对各单位立卷进行指导。2002年，
滕州市档案局成立兰台档案服务站，帮助一些人员配备不足的机关事业单位整理档案
和编制检索工具，为全市各机关、企事业单位档案工作人员学习档案业务提供培训平
台，档案工作人员在服务站边学习、边整理。二是对案卷质量进行检查验收。20世纪
90年代前期，省档案局每年组织力量对省直部门的档案案卷质量进行检查验收。济南、
青岛等市档案局每年对市直机关的文书档案立卷质量进行检查验收。三是指导机关档
案工作与档案馆工作的衔接。制定统一的案卷质量标准和档号编制标准，实现馆、室
档号互相衔接。潍坊市从1993年起，利用两年时间在全市范围开展了整顿档号工作，
统一检索工具编制标准，馆、室协同编制,实现档案馆、室档号齐全，互相衔接。
二、实施《归档文件整理规则》
2000年12月， 国家档案行业标准《归档文件整理规则》颁布。《规则》规定：
归档文件的整理就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装
盒，使之有序化的过程。归档文件的整理原则是遵循文件的形成规律，保持文件之间
的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档文件应按件装订，可采用年度--
机构(问题)--保管期限或保管期限--年度--机构(问题)等方法进行分类，同一全
宗内应保持分类方案的一致。归档文件的排列应在分类方案的最低一级类目内按事由
结合时间、重要程度进行，会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。归档文件应
依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关
内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等
选择项。归档文件的编目，应依据分类方案和视编件号顺序编制归档文件目录，归档
文件应逐件编目，归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注
等项目。
2001年起，省档案局在全省开展《归档文件整理规则》实施工作。首先在6个省
直机关单位试点。采取以件为保管单位直接装盒保管，取消案卷这一实体保管单位；
归档文件分类采取年度--保管期限或年度--保管期限--机构两种方法；归档文件
排列本着既简化整理又便于利用的原则，按时间排列；归档文件的编号遵循馆、室业
务建设一体化原则，取消馆编、室编件号，直接编流水件号；归档文件的装订采用不
锈钢装订针和线绳相结合的办法。在试点的基础上，省档案局编写全省统一教材，多
次举办培训班，为各市(地)培养业务骨干，对省直机关的档案工作人员进行全员培训。
部分市(地)、县(市、区)直机关单位也举办立卷改革培训班，为文书立卷改革作了宣
传和充分准备。2002年全省档案工作会议明确提出，文书立卷改革是当年的一项重要
工作任务，要求各地档案部门从实际出发，加大工作力度，有计划、有组织、有步骤
地积极推进。会后，省直机关和全省17市加快立卷改革步伐。省直机关多数单位从整
理2001年档案起执行《规则》，多数市2001年起执行《规则》。2004年，《规则》在
全省各级机关档案工作中全面推广。
三、规范化管理
1990年， 省档案局印发《山东省机关档案工作等级标准》，在全省开展机关档
案工作定级升级活动。 1994年5月，省档案局印发《山东省机关档案工作先进系统标
准》 ，在全省开展机关档案工作先进系统评选活动。1998年6月，省档案局印发《山
东省机关档案工作规范化目标管理认定办法》，在全省开展机关档案工作规范化目标
管理。2003年，省档案局印发《山东省档案管理考核办法》及标准，在全省分级开展
综合档案馆和各级机关、团体、企事业单位、中央驻鲁单位档案管理年度考核工作。
机关档案工作定级升级、规范化目标管理以及档案管理考核等活动的实施，促进了全
省机关档案工作的规范化。
1998年2月，省技术监督局批准发布山东省地方标准《山东省机关档案工作规范》。
《规范》对机关档案工作管理体制、工作制度、基础设施建设提出具体要求，对档案
的接收、管理、鉴定、开发利用等环节作出详细规定，进一步强调了各种档案的案卷
质量要求，明确了机关档案机构或档案工作人员的监督指导权利和义务。
省直部门加强对本系统内档案工作的管理指导， 促进了档案管理水平的提高。
省公安厅从1995年开始开展县级以上公安机关档案规范化建设活动，1997年在全省启
动公安派出所档案管理规范化活动。检察、法院、工商、水利、交通等部门也加强了
对档案工作的管理，开展档案工作创先进活动。
在档案管理制度方面， 各级机关档案室普遍建立了完善的档案归档制度、档案
保管制度、档案利用制度、档案销毁鉴定制度等。各单位档案保管条件有了较大改善，
大多数机关档案室建立了专门的档案库房，并配备了防火、防潮、防虫、防尘设施，
一些较大的档案室采用了密集架。档案整理系统条理、分类科学、编目科学、便于利
用，档案室均编制了全引目录、案卷目录，多数实现了计算机管理和档案目录的计算
机检索，档案现代化管理水平有较大提高。
四、专门档案管理
随着社会经济的发展，专门档案的种类与数量不断增加，1991-2005年，已产生
各类专门档案60余种，许多专门档案的内容与群众生活关系密切，如人事档案、工商
登记档案、社保档案等，这些专门档案的管理方式有其各自特点。
(一)人事档案
1991年， 中组部、国家档案局印发《干部档案工作条例》，中组部印发《干部
人事档案材料收集归档规定》《干部档案整理工作细则》，使干部人事档案管理更加
制度化、规范化。
1997年起， 省委组织部先后启动干部人事档案目标管理工作、干部学历学位检
查清理工作、干部档案审核工作，在全国率先推行干部任前档案审核等制度。
1997年2月，省委组织部根据中组部《干部人事档案工作目标管理暂行办法》和
《干部人事档案工作目标管理考评标准》，在全省实行干部人事档案工作目标管理。
考评内容包括干部人事档案工作的组织领导、队伍建设、管理体制与范围、材料收集
与鉴别、材料归档与整理、保管与保护、提供利用与转递、制度建设和宏观业务指导，
考评标准分为一级、二级、三级。截至2005年底，全省通过验收达到目标管理一级标
准的单位276个，达到二、三级标准的单位1153个，占管档单位总数的35%。
2002年9月，省委组织部联合省人事厅、省教育厅印发《干部学历学位检查清理
工作实施意见》，对全省200余万名在职人员的学历学位进行全面检查清理。
2003年4月，中组部办公厅下发《关于开展省管干部档案审核工作的通知》。审
核内容包括：档案材料是否齐全、完整，档案内容是否客观、真实；档案材料手续是
否完备；档案中有无错装、混装的材料；档案整理是否符合要求等。省委组织部在认
真组织开展省管干部档案审核工作的基础上，制定《干部档案审核主要检查验收项目
标准及处理办法》，并对市县、省直单位、省属企业和高等院校的档案集中审核工作
进行全面部署、 推动和督查。截至2005年底，共完成33000余卷现职处级干部档案审
核工作。
2003年10月， 省委组织部开始试行拟新任或拟重用省管干部的档案审核工作，
在全国率先推行干部任前档案审核制度。2005年10月，省委组织部印发《关于推行干
部任前档案审核制度的意见》，要求全省各级组织人事部门对新任用的科级以上干部
必须进行任前档案审核。 审核内容包括： 档案材料是否齐全，材料内容是否真实，
“三龄一历”(年龄、工龄、党龄、学历)是否准确，以及其他重要情况。审核后形成
《拟任用或提拔重用干部“三龄一历”审核确认表》，存入本人档案。
(二)工商企业登记档案
1980年， 为加强对工商企业登记档案的管理，国家工商局印发《工商企业档案
管理办法》。1989年，省工商局、省档案局联合印发《山东省个体工商户和私营企业
登记档案管理暂行办法》。1990年，国家工商局、国家档案局联合印发《企业法人登
记档案管理办法》。1993年，国家工商局印发《私营企业档案管理暂行规定》。执行
上述文件规定，省工商局及各级工商行政管理部门均建立档案工作机构，配备专、兼
职档案工作人员，按照企业法人登记档案的特点和立卷要求，建立起工商企业登记档
案。
工商企业登记档案按“谁办理、 谁收集、谁整理”的立卷原则，登记档案由登
记人员负责收集、整理、立卷，一次核准登记为一卷。监督管理档案由监督人员负责
收集、整理、立卷，一次监督管理事项或一份年检材料为一卷。案件档案由案件承办
人员负责收集、整理、立卷，除适用简易程序处理的违法案件为合案立卷，其他违法
案件一案一卷。案卷的分类可按行业分类，也可按经济性质或隶属部门分类。
1990年开始， 全省工商系统推广应用计算机技术管理档案。按照同一主体的登
记档案一户一档，一档一盒或数盒和一盒数档的原则归档，实现书式档案库房保管规
范化、标准化；加强档案信息化建设，实现档案资源数字化、档案信息管理标准化、
档案利用服务网络化。结合全省工商系统“金管工程”建设，将档案管理现代化纳入
机关办公自动化系统；普遍实行企业登记档案的扫描录入，建立企业登记档案数据库，
实现档案数据录入、 整理、查询利用的动态管理。1994年，85%以上的登记机关将企
业登记原始资料和年检资料扫描录入计算机，建立了机读档案，至2003年，私营企业
档案录入扫描工作全部完成。同时，省工商局加强企业登记影像档案数据库建设，出
台《企业登记档案数据平台操作管理暂行办法》，完成数据编目、设备安装调试和机
房建设，收集整理图片、资料7100张，视频资料1862个，进一步优化了企业档案信息
资源结构。
1994年，省工商局印发《企业法人登记档案管理工作目标》，并组织力量对市、
县工商局企业登记档案工作进行考评，至2005年，省工商局连续12年对内资企业登记
档案质量和管理工作进行检查评比。
(三)广播电视宣传档案
1994年， 广播电影电视部、国家档案局印发《广播电视宣传档案、资料管理办
法》，对广播电视宣传档案资料的管理提出要求。根据《办法》，宣传档案资料工作
由各电台、电视主管宣传业务的台长分管，总编室具体负责。各电台、电视台成立资
料室，配备档案人员对宣传档案进行管理。
《办法》 对广播电视宣传档案、资料的保管保护提出具体要求：应提供专门库
房并配置必要的防火、防光、防高温、防尘、防虫、防潮、防磁、防盗“八防”设施。
保存文字稿的库房， 温度要保持在14℃NFDA124℃，相对湿度保持在45%NFDA1
60%之间， 避开30奥斯特以上的磁场。广播电视宣传档案、资料的整理要求是，文
字稿采用时间--节目或节目--时间的分类方法组卷，录音带、录像带按节目--时
间的分类方法整理，填写标签卡片，按一定顺序排列并编制目录。各台的宣传档案、
资料应实行集中统一管理，档案机构和人员要对归档入库的宣传档案、资料进行分类、
编号和排列，定期对宣传档案、资料保管情况进行检查。对保存的录音带、录像带应
每隔一年重新缠绕一次，录音带、录像带严禁叠放、防止挤压，保管期限为永久且利
用频繁的录音带、录像带，应保存两套，原版作为档案库藏贮存，复制版为借阅者制
作节目和播出使用。
全省各电台、 电视台严格按照《办法》要求，加强对广播宣传档案、资料的管
理。山东电视台在总编室设资料库，保存各类节目资料近10万盘。山东电视台资料库
面积450平方米，配备7台空调，4台除湿机，库房温度常年保持在18℃NFDA124℃，
湿度保持在40%NFDA160%， 库房管理达到“八防”要求。节目资料带采用分类存
放的格式，分别为节目素材、新闻、电视剧、综合节目。节目入库须填写入库节目标
引单， 分类、编号录入计算机。2001年4月，山东电视台对新闻资料和重要专题资料
进行大批量、集中转录和整理。对其制作的优秀专题节目，实行双套制保存。对早期
的专题节目重新编目、标引、明晰登记，录入计算机管理；对新闻资料按照国家广播
电视总局相关音像资料的编目著录规定审看、分类标引、加注标题、提取主题词，对
部分重要新闻资料进行图片采集。
(四)社会保险业务档案
社会保险业务档案， 是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中直接形
成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历
史记录。人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。社
会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务
指导。社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。社会保险业务档案
包括养老、医疗、失业、工伤、生育保险档案。
2004年6月，省档案局、省社会保险事业局印发《山东省医疗保险档案管理暂行
办法》，要求各级医疗保险经办机构做好对下一级经办机构档案工作的业务指导，在
一个统筹地区内实行门(急)诊病历统一，督促定点医疗机构逐步为每一个参保患者建
立完整的文字、声像档案。各市、县(市、区)医疗保险经办机构要建立档案室，配备
专、兼职档案工作人员，并规定了档案工作人员的职责。医疗保险档案的整理原则是
遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。医疗保险档
案分综合、参保单位、参保人员、定点医疗机构、门诊特殊病种和住院、离休人员、
二等乙级以上革命伤残军人以及电子等类，区分保管期限，遵照文件形成规律进行整
理。遵循办结归档“谁办理、谁整理、谁归档”的原则，由具体业务承办人员负责，
随时办理，随时收集，办结整理，按时归档，交档案人员管理。综合类档案和电子档
案应于第二年年初归档，其他档案一般按月整理归档。工伤、生育保险档案管理参照
该《办法》执行。
至2005年， 全省成立了以单位主要负责人为组长的档案管理领导小组，配备了
档案工作人员。烟台市、县两级劳动保障局和社会保险经办机构均成立了档案工作领
导小组、综合档案室；济南市建立起档案工作网络，形成一名主任分管、综合处长主
管、综合处室具体负责、各职能处室协助管理的四级档案管理网络。各市均有专门机
构负责档案管理工作。 全省社会保险机构共配备专职档案管理人员200余名，兼职工
作人员1500余名。结合本单位工作实际，建立健全了档案工作办法和规程。多数单位
建立起独立的档案室和档案保管库房。全省社会保险经办机构档案管理场所总面积超
过20000平方米。 各级社会保险经办机构开展社会保险档案管理的信息化建议。烟台
市劳动保险处建立完整的档案管理信息系统，济南市社保办建立档案管理信息系统，
把1986-2004年的文书档案扫描整理后存入计算机，实现数字化管理。