维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命，是档案馆工作的重要任务。
全省各级综合档案馆围绕档案保管制度建设、档案保管基础建设和完善档案保护技术
措施，不断改善保管条件，提高保管水平。
一、保管制度
1991-2005年，省档案馆印发了《档案库房管理规定》《关于内部利用档案、资
料的规定》《档案调阅和交接规定》《监控室岗位职责和管理规定》等。
《档案库房管理规定》 明确，保管利用开发处为档案库房管理的责任处室，分
管局长对档案库房的管理负总责；档案库房配备两套钥匙，一套由保管利用开发处负
责，工作时间正常进出库房时使用，一套由监控室封存，非工作时间遇到突发事件使
用，钥匙管理人员非工作需要不准随身携带库房钥匙；保管利用开发处保管组负责进
出库房的管理，对所有进出库房人员进行登记，其他处室工作人员进入档案库房，须
经保管利用开发处负责人批准，外来人员进入库房，须经分管副局长批准，并由保管
利用开发处人员陪同。
《档案调阅和交接规定》明确，保管利用开发处为档案调阅和交接的责任处室，
查档接待人员对利用者需调阅的档案进行核对，确认无误后，填写调档单给库房管理
人员调卷，档案调出后，接待人员和调档人员须当面清点份数，共同在登记簿上签字；
归还档案时，由接待人员和利用者共同核对，再交调档人员复查；库房管理人员对归
还的档案应详细检查，确定无误后，在登记簿上签字注销并及时入库。
《监控室岗位职责和管理规定》 要求监控室工作人员牢固树立安全防范意识，
具备安全消防基本知识，掌握监控室各种设备的功能、使用方法及操作程序，能够正
确使用和操作各种设备，严格遵守值班纪律，严格交接班手续，认真履行夜间和双休
日、节假日的进出人员登记制度等。
二、设施设备
1991-2005年，全省各级综合档案馆陆续配备档案保管保护的各种设施设备，改
善档案保管条件。不少档案馆安装了视频防盗监控系统、防火报警系统、温湿度自动
调控系统、自动排风系统等设施，大部分新馆采用了容量更大的密集架存放档案。
1991年， 省档案馆安装了红外防盗、电视监控系统和自动灭火系统。1997年投
入使用的青岛市档案馆新馆安装了中央空调系统、火灾报警系统和气体自动灭火系统、
水消防系统、防盗有线监控自动报警系统和温湿度监控系统。1991年开始，济南、枣
庄、东营、泰安、威海等市档案馆先后安装了自动防火灭火报警系统和防盗监控系统。
2005年，临沂市档案馆安装了七氟丙烷气体自动灭火系统，建成了集电力、通信、库
房温湿度和电视监控四位一体的中央控制装置，在全省市级综合档案馆属首家。
至2005年底， 全省各级各类档案馆在档案保管保护方面的设备情况为：去湿机
485台， 集中空调机24台，空调机707台，复印机149台，物理方法消毒设备84台，化
学方法消毒设备56台，缩微摄影机19台。
三、特藏室
2004年4月，省档案馆开始建设特藏室，10月，初步建成。共特藏档案资料8700
余卷， 占馆藏总量的2‰，包括毛泽东在山东的讲话录音，周恩来指导山东工作的亲
笔信，刘少奇、朱德、江泽民等的题词；清代山东自开商埠档案，丁肇中父亲丁观海
在山东大学的学籍档案， 蒋经国书信， 蔡元培、胡适、老舍的书信，1939年创办的
《大众日报》创刊号，北海银行档案等珍品。
此后，青岛、潍坊、德州、济宁等市级和部分县级综合档案馆相继建起特藏室。
四、档案保护
各级档案馆采取各种方法对档案进行保护， 完善消防、防盗等系统，确保档案
安全；每日记录库房温湿度，定期进行分析，控制库房温湿度；经常性地放置防虫药
物，对进馆档案消毒和馆藏档案定期消毒；对档案破损情况进行检查，及时修复破损
档案，处理褪变字迹。1990年起，多数档案馆购置了裱糊设备，配备了裱糊人员，对
破损档案进行修复。
五、档案缩微
1989年， 省档案馆， 济南、 淄博、东营等档案馆开始开展档案缩微工作。至
2005年，省档案馆共拍摄缩微胶片675万画幅，同时开展对外缩微服务，对济南军区、
省公安厅、省中医院、省高级人民法院的档案进行了缩微拍摄。
1991年，青岛市档案馆开始开展档案缩微工作，至2005年，共拍摄档案2万余卷，
资料4300余本，报纸近200本，制成缩微胶片470余万画幅。
六、重点档案抢救
1984年开始， 国家档案局、财政部对国家重点档案抢救实行补助费政策，每年
由各省档案局申报抢救经费计划，国家档案局、财政部根据各省申请情况下拨重点档
案补助费， 省、市、县档案行政管理部门向地方财政申请配套资金。1984-1999年，
共拨付山东省全国重点档案抢救费215万元，山东地方财政落实配套经费600万元，总
计投入经费815万元。 这些资金均用于购置抢救档案所需的设备及材料，共抢救全国
重点档案185000余卷。 2001-2005年，财政部、国家档案局划拨山东重点档案抢救补
助费累计255万元，省财政配套资金350万元，市财政配套资金678万元，县 (市、区)
财政自筹档案抢救配套资金约590.7万元， 总计投入经费1873.7万元。全省共抢救档
案225031卷、51544件、40936页。
重点档案抢救工作一是采用人工抄写、复印、打印、修裱等方法进行抢救复制。
二是开展档案征集工作，各级档案馆通过发通告、信函，召开座谈会，登门访求等方
式广泛征集重要档案资料。1987-2005年，共征集到重要档案资料7万余件，其中有明
清诰命、敕命，古籍善本和周恩来等老一辈无产阶级革命家亲笔信原件等。三是购置
现代化的档案抢救、 保护设备。2001-2005年，全省各级档案行政管理部门购置直接
用于抢救重点档案所需的专用设备共计718台(套)，其中服务器53台，计算机290台，
复印机24台，分散式空调251台，集中空调9套，去湿机55台，消毒设备36套。
七、中国档案文献遗产名录评选
2000年，国家档案局启动中国档案文献遗产工程，2002年3月8日,国家档案局组
织召开中国档案文献遗产工程国家咨询委员会评审会，评定通过48件(组)档案文献入
选第一批《中国档案文献遗产名录》。汶上县档案馆保存的《八省运河泉源水利情形
总图》入选，是山东省唯一一件入选《中国档案文献遗产名录》的档案。
图3-1 汶上县档案馆保存的《八省运河泉源水利情形总图》