方志资料信息的开发利用

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初云峰
方志是总揽地方百科的文献,集文字记载资料、口碑资料和实物资料之大成,蕴含丰
富的史料信息。方志收集的资料多按篇目的需要,巨细兼收,宏微俱备,资料本身具
有明显的地域性、科学性、综合性和连续性,精选部分资料被注入志书,更多的背景
和引据材料按照志书时间断限和事以类从的原则,被排比类次、汇编成档。
近年来,随着人们对方志资料认识程度的加深和档案信息化迅猛发展,方志资料
开发利用正越来越引起人们的重视。笔者对2001年至2005年文登史志办所接待的1174
名方志资料利用者进行分析, 寻根访祖的有786名,约占67%;查证人物、地情资料
有203名,约占17.3%;从事学术研究、文化宣传、史料编研的有169名,约占14.4%;
其他各种原因有16人,占1.4%,其中直接从各种史志资料查证的占47.6%, 通过
史志分析研究后查证占24.3%,现有资料无法查证占28.1%。分析结果显示,新形势
下方志资料的社会化服务,已不局限从出版地方志和年鉴寻求各种答案,而从资料的
背景引据材料、甚至在现实社会中广泛寻求史料信息,进行史学分析研究,成为公众
利用方志资料的新趋势。如何更好开发利用方志资料,服务于公众,已成为新的重要
研究课题。

开发利用方志资料的必要性
方志资料主要包括:地方各种版本的古史、旧志 (包括官修方志和民修的乡志、
村志和里志等) 及其注译本、复制件;历代报刊、类书、别集、谱牒、杂著等图书资
料;资料摘抄卡、调查访问记录、收集的人物资料、回忆录、图片、统计资料等;新
修专业志、部门志、人物志、村镇志、地情书等;志书下限以后档案中具有入志价值
的材料;地方志、年鉴的原始稿、付印稿及成书等。要开发利用好这些方志资料,发
挥方志资料应有的社会作用,就是要展示它的精神客体属性,给人们以历史的知识、
信息和经验,更好地为社会经济和公众服务。它具体表现在:
(1) 资料信息社会化服务的需要。方志资料有着丰富的信息资源,如果不加以开
发利用,只守着几本志书和年鉴,是满足不了社会公众的信息需求,资料信息只有做
到可以被社会随时感知,并便于利用,把死材料变成活材料,才能充分发挥作用;方
志资料信息被纳入社会化服务和信息社会的网络环境之下,满足政治、军事、寻根访
祖、宗教、科技、文化、体育、旅游和医疗等社会需求,从本质上看这并不是一种简
单的利用服务延伸,而是赋予方志资料一种新的职能,更好满足新形势发展的需要。
(2) 挖掘历史文化遗产的需要。许多散落在民间的旧志、谱牒、杂著等,距今已
年深日久,它本来就遭受自然损毁的威胁,而且有些可能至今处在不为人所知的地方;
由于方志资料的扩散性和多样性,流失在社会上的资料保护很差,损坏程度日益严重;
有不少保存和熟知资料情况的人年事已高,如不及早收集,则会使一些珍贵资料受到
难以弥补的损失。
(3)地方史学编研利用的需要。方志资料是历史研究和有关科学研究的珍贵史料,
其中古籍档案是从事史学研究、公众寻根访祖等重要材料:社会各界在总结历史经验、
制定地方规划、回溯历史缘源、编写地方史志等方面,都需要参考第一手的原始资料,
方志资料的开发利用,同样也包括开放这些史志档案资料,为公众提供丰富的史学参
考资料。
(4) 方志工作自身发展的需要。方志工作者通过向社会提供资料与社会各界发生
直接联系,充分发挥方志资料的利用价值,强化方志机构的服务功能,丰富、优化志
书编纂内容,提高志书编纂质量,改善方志资料管理工作,吸引社会各界对资料工作
的关注,扩大方志工作的社会影响。事实证明,只有充分开发利用史志资料资源,方
志工作才有生气、有活力,才能得到领导和社会的重视,获得自身发展的良好条件。
(5) 服务于地方经济发展的需要。方志作为一种重要地方文化的文献载体,不仅
包含大量当地社会、人文历史信息,如文物胜迹、书画著述、体育交流、烹好饮食、
姓氏谱牒、民间文艺等,更重要的是它还蕴藏十分丰富的地方经济资源,如户口、赋
税、水利、物产、风俗等,不同程度地反映当地工业、农业、商业、城市建设、传统
手工业、副业等发展状况,为研究地方经济提供大量原始史料,这些方志史料既是决
策者重要的参考依据,也是为民兴利的源泉。

现行方志资料管理存在的问题
(1) 方志资料信息量不够。方志的广度、深度不够,志书材料是丰富,但仍不能
适应现实工作对地情信息的要求,地方志一般是150万字至200万字,简单看来字数是
不少,但分解起来,每一部分都比较单薄,信息量不够,如一部县志村镇部分的记述,
都只有几百字,以几百字记几十年甚至几百年的事,信息量是有限的;许多方志机构
存在着“重修志、轻档案”的思想倾向,一般将志书入志纸质资料归档整理,忽视将
未入志的背景引据材料、草稿类材料和电子文档、图片和影视资料归档,这些资料同
样具有可供开发利用的大量资料信息。
(2) 方志资料连续性差。上届修志,大部分志书的下限定为1990年,续志至今仍
未出;尽管年鉴编纂弥补部分上届志书断档的缺憾,收集整理部分下限以后的资料,
但史志资料仍不够充实完整。方志资料断档造成许多资料空白和脉络不清,对方志资
料完整利用造成不小困难。方志资料如果不能进一步丰富和完善,资料就不能伸延、
补充,就无法变成一种活的地情信息资料。
(3) 方志资料档案分类检索有局限性。方志资料档案分类标引多按传统志书体例
规则,一个完整的问题,往往被肢解,不集中,而且它的检索手段只有一个目录,这
就造成检索的困难,检索效率很低;要查阅几本或几十本志书的同一问题的汇编资料,
检索起来费时费事, 往往令公众知难而退。如方志档案的人物信息检索, 多按人名
标引,无法满足公众按职业、时期(朝代)、地区、性别等特征的检索需求;又如有关
“甲午海战纪念馆”的记述,在“文物志”“旅游志”“人物志”“建筑志”等十余
部志书和年鉴都有记载,如果没有完备的检索系统,要查全、查准是很困难的。
(4) 方志资料归档管理缺乏系统性。方志档案大都按照编写的体例、篇目结构及
部门分类标准进行归档管理,档案一般只能输入、检索案卷标题和文件标题,档案中
同一问题的材料不集中,按全宗保管的,全宗下又分年代和组织结构,如民政、水利、
气象、农业、林业等类别都有风灾、防灾减灾资料,每一年档案都有类似情况,零零
散散,未经及时综合整理,这种归档管理情况,资料难以扩散和共享,利用率极低,
不利于公众利用好方志档案。
(5) 方志资料信息化发展缓慢。一些地方领导对方志资料工作认识不足,造成地
方方志资料管理经费紧张、人才匮乏,使方志资料信息化发展迟缓。目前,方志机构
仅限于在全系统推广开发出电子光盘版年鉴和网上市情信息资料库,对已出版志鉴丛
书光盘版归档整理和省内联网共享,但在收集整理电子文件、数字图片和影视资料,
利用社会提供的信息技术(主要是数字技术)对方志资料信息资源进行数字化转换,进
而对方志资料信息资源进行问题或逻辑整合,或多或少存在着问题。

方志资料开发利用的对策
(1)广泛收集方志资料信息。方志工作者依靠各级党委、政府行政力的强力推进,
尽量收集第一手资料,积聚原始记录,保证存档资料的互证;应广泛采录史书、搜访
旧志、谱牒,收集民间重要文献档案、乡邦文献、名贤诗文、野史佚闻、本地掌故,
务使一地之文献、信息毕集其下;将各单位供稿文件、人物资料征稿、调查访问电子
记录、编辑初稿、评审稿等电子文件收集归档,多渠道征集各种历史图片、影视资料,
只有这样,方志机构才能最大限度地占有资源,利用才有选择的空间。
(2) 整合现有资料信息资源。方志资料信息源的数量和质量决定社会化服务水平
和社会满意度,按照丰富、优化、突出特色的基本要求,整合地情资料、地方文献和
区域文化资源三种信息资源,使之相互补充,形成资源优势,并按照各种资源不同特
点,以利用需求为导向,重新整合利用方志信息资源,比如村镇资料可以根据村镇名
变化沿革、 姓氏构成、人口迁徙分布、村镇址位置等情况,按年度-问题分类法进行
重新整合,使人们清晰村镇发展变化情况;再如年鉴资料信息静态构成,而年鉴结构、
内容和图片等呈动态构成,这就要按信息管理的一般规律现对利用数据库及时调整,
做到动中有静、静中有动,方便公众查找利用。
(3) 核实鉴定史实资料。方志资料是系统的累积物,有些方志资料受当时“彰乡
里之胜”思想影响很深,多有渲染和附会不经之弊,从芜杂浩繁的资料中询事考言,
应注意辨诬求真,恰当开发利用方志资料信息资源;对所利用的本源性史料要立体审
视,深层探索,反复验证,做到不苟且、不慕利、不曲笔,才有可能使方志资料发挥
应有的作用。
(4) 开展文件级整理和著录标引。方志资料的成书部分,每卷厚达数百页,给全
面概括准确拟写案卷标题增加难度,而案卷机读目录数据库又是在案卷目录的基础上
建成的,如标引高度概括的主题,易造成误检;要对多主题案卷的整理、著录标引单
元加以细化,即进行方志资料文件级(含文件组合级)整理、著录标引:编制地情基础
资料分类表,分类表的编制方法和图书分类表相同,基本采用逻辑分类原则,对方志
资料作进一步深入开发,以解决方志资料内容信息不够准确、全面的问题。
(5) 全文数据库可分为文献、篇、段、句、字等结构层次,为方便建立全文数据
库。检索和资料的组合,最好以条目作为一个文件单元入库,志书用的是章节体,可
以节或节以下的目为单位入库;也可按主题内容分为若干条,方志纸质资料、照片、
图纸进行复制、缩微拍摄、数字化扫描、存储和传输使用,其管理形式实现目录管理
和原文(图形、图像、文本)管理,由于不同类别的档案需要著录的文件项目不相同,
放数据库管理系统应具有一定的灵活性、扩展性;数据库应该信息量丰富,著录标引
信息特征明显,数据可靠,易于扩充,高度共享(兼容性和通用性)和便于检索,数据
库的设置应有建立、删除修改等功能,数据能存入更能提取,只有灵活的数据库管理
系统,才能充分挖掘出方志资料信息资源的潜力,实现最大化的资料信息数据聚集。
(6) 与档案部门联合建立方志档案馆。近年来,方志机构编史修志,档案部门进
行档案管理,存在将方志与档案人为地割裂联系的倾向,许多地方档案部门和方志机
构各唱各戏,你建你的文件利用中心或联合档案室,我建我的方志馆,浪费大量的经
济和文化资源,造成档案信息资源重叠交叉存在的状况。方志机构编史修志的大量资
料采自档案资料中,档案部门本身掌握着归档的原则、方法,了解区域档案的总体情
况,可以发挥把关和统筹作用,因此,方志机构与档案部门联合建立方志档案馆,合
理搭配使用档案管理资源,对档案资料进行集中的整理、编目、鉴定和保管,可以为
地方节省档案开发利用的人力、物力和财力,方便公众的查阅和利用。
(作者单位:文登市地方史志办公室)