探索方志资料管理的新思路(郭焱)

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一、认真学习《条例》,把握发展机遇
地方志是政府主持编修的具有独特历史文化学术价值的地情书、国情书,作为一
种以记载区域性地情信息资料为核心的重要载体,世代撰修,成为中华民族特有的优
良文化传统。地方志工作是继承和借鉴人类文化成果的重要途径,是推动和建设先进
文化的一项重要工作。自上世纪80年代修志工作开展以来,各级政府都先后制定了若
干规定,均非法律、法规,并且多为志书具体编纂业务规范。《山东省地方史志工作
条例》是一部关于地方志工作的地方性法规,是今后我省地方志工作的纲领性文件。
作为方志工作者,要认真学习《条例》,弄懂内涵,吃透精神,把握实质,结合本职
工作, 求真务实, 抓好贯彻落实。首先,要明确《条例》对方志工作的重要意义。
《条例》以法规的形式明确规定了各级政府和相关部门、企事业单位规定关于地方志
工作的职责、任务等,使我省的地方志工作有法可依,使我省的地方志事业进入一个
崭新的发展阶段。保证地方志工作持续、健康、稳定地发展,这也是我们地方志工作
者数年来努力追求的目标。其次,要明确《条例》对方志资料管理工作的意义。《条
例》第一条开宗明义,规定地方志工作“客观记载区域地情,系统积累、保存地方史
志文献”,加强地方史志文献的管理,是一项重要的工作内容。这说明《条例》把方
志资料管理和为经济社会服务放在根本目的的位置,进一步突出了方志资料管理的重
要性,这为今后加强方志资料管理工作,改进与完善资料管理指明了方向,提供了法
制依据。另外,《条例》还提出了利用地情文献库为公众读志用志提供服务等内容,
对方志资料管理工作提出了更新、更高的要求,也为资料管理工作展现了崭新的发展
契机。

二、贯彻落实《条例》,加强方志资料管理
贯彻落实《条例》是我们方志工作者的中心任务。《山东省地方史志工作条例》
共20条,1911个字,可以说是言简意赅,内涵丰富。作为方志馆的一名资料管理工作
人员,贯彻落实《条例》应从以下几点做起:一是明确《条例》中相关的职责规定。
《条例》对省、市、县三级志书的续修、出版、验收与地方志专职人员应具备的条件
和资料的报送等内容做出了明确规定,如:“编纂单位应按照隶属关系或者注册登记
关系报人民政府史志工作机构备案”,“编纂单位应当在地方史志出版后30日内向当
地和上级人民政府史志工作机构保送样书和电子文本”等等,这些要求是编纂单位的
职责,必须依法给予充分的关注、重视和落实。二是加强图书资料搜集工作。多年来,
尽管我办几次发文规定志书的上缴制度,但由于有的市县的同志对这项工作认识不足,
重视不够,再加上没有法律法规的约束,各地随意性较大,致使修志成果资料难收集,
从而影响了方志馆资料搜集工作的正常开展。我们要借《山东省地方史志工作条例》
颁布实行的契机,认真抓好《条例》落实,在全面掌握省内所有志书、年鉴和地情文
献的编纂出版情况的基础上,逐级督促编纂单位及时报送样书,将图书资料搜集工作
纳入法制化、规范化轨道。三是明确服务方向和服务对象。《条例》指出,“地方史
志文献应当向社会公开,地情文献库应当向公众开放,单位和个人可以免费利用地情
文献库”,修志的目的是服务经济建设和社会发展。方志馆工作是以图书资料管理为
中心的服务性工作,要不断加强管理措施,更新服务理念,改进服务方式,以优良的
服务使每一个单位和个人都能享有利用地方史志文献的权利。

三、不断更新观念,探索地情文献库建设新思路
方志馆的建设,《条例》虽然没有明确要求,但提到了地情文献库工作,这实际
上是方志馆的工作。《条例》明确提出了建设“地情文献库”的目标,这是方志管理
工作的一项改革和创新,也为志书资料管理工作提出了更新、更高的要求,与我省加
强以地情资料中心、地方文献中心、区域研究和课题咨询中心为主要内容的“三个中
心”建设是一致的。方志馆作为该项工作的具体实施者,在有些方面还存有薄弱环节,
为适应形势和任务的需要,还需要改进和加强。一要逐步增加投入,完善管理设施。
随着方志馆志书资料的不断增多,管理的设施应进一步改进,应逐步引进计算机管理
软件,以适应现代化管理的需要,地情文献库的重要性在《条例》中的作用已经不言
而喻,为了能充分发挥其服务经济社会发展的社会功能,仍需改善设施条件,达到其
作为“地情文献库”的客观要求。二要引进专业管理人才,提高队伍素质。管理人员
既是管理中的“硬件”,也是管理中的“软件”。要把方志馆建设成为“地情文献库”,
必须引进具有专业知识的管理人员,提高专业管理水平,以专业管理带动其服务功能
的发挥。三要更新管理理念,拓展服务领域。树立“服务经济社会发展”的大理念,
采取多种形式,在更广、更宽、更大的范围内服务于社会各行业、各部门。充分发挥
史志效能,扩大史志影响力。
(作者单位:山东省地方史志办公室)