一、采编结合是年鉴编纂的客观要求
所谓采编结合,就是采集资料与编辑工作的有机结合,也就是承担编纂任务的单位
撰稿人与年鉴编辑人员的有机结合。如果编辑与撰稿人脱节，缺乏对部门的系统了解，
就难以提出指导性意见，进行有效地指导，处于被动状态。而撰稿人由于不能很好地
把握编纂方案，对年鉴体裁功能缺乏了解, 往往造成不能对行业和事业信息资料进行
筛选和归纳,甚至把部门工作总结当作年鉴供稿;有的在稿件语言上存有总结报告式、
新闻报道式、专业术语过多等问题。年鉴的大部分资料及条目是由承担编纂任务的单
位撰稿人提供的,因此,单位撰稿人队伍是编纂年鉴的基础。而年鉴编辑人员则是年鉴
编纂的核心,只有通过年鉴编辑与部门撰稿人的密切结合,才可使部门撰稿人更明确编
写任务、要求和做法,牢牢掌握年鉴的体例及规范,使采集的资料更加符合年鉴编辑的
需要。
年鉴作为上一年度文献信息的系统汇集,不仅所载资料翔实,而且众多门类与条目
及其实效性,决定了年鉴必须“众手成鉴”。因此,只有充分发挥各部门供稿人与年鉴
编辑人员两方面的积极性、主动性, 保持双方经常性定期联系,通力协作,才能高质快
速地完成编纂任务。如果单靠年鉴编辑人员孤军奋战, 或者仅仅对收到的稿件进行被
动地删改取舍,不与部门供给资料的人员进行深入细致地结合,就很难做到资料扎实、
全面,也就很难保证年鉴的出版进度和质量要求。
二、如何搞好采编结合
首先, 年鉴编辑要搞好选题下达,为供稿单位提供详尽完整的编写提纲,共同搞好
条目筛选。条目是年鉴的基本单元,选准条目对编写年鉴至关重要。因此,采编结合首
先要在条目筛选上下功夫,这是年鉴自身情况的需要,也是年鉴编写具体情况的需要。
一般来说,年鉴条目选题的内容要求有重要意义,并且应具有很强的资料性和较大的信
息含量。对有些选题, 因其涉及面较广,对全局有较大影响,属于重要资料或阶段性成
果, 把握起来有相当的难度。如果仅靠部门撰稿人员去斟酌,去筛选,因其工作范围和
占有资料及政治思想理论水平的限制,可能筛选的条目不是那么准确,不能很好地说明
问题、把握本质。因此, 也不可能全面、系统、保质保量地供稿。这就要求年鉴编辑
人员去主动联系采集资料人员, 直接参与调查研究,共同对选题研究分析,精心筛选。
或者让供稿人员撰写条目前, 先报条目,待审定后再去编写。以剔除一般性的选题,确
定有价值的条目,增强计划性,减少盲目性。
其次,搞好部门撰稿人的培训指导。由于年鉴条目撰稿人多为兼职,随着时间的推
移及各方面原因所致, 撰稿人员队伍递增更换较为频繁。据有关人员统计, 每年约有
20%的新手加入。因此, 年鉴这项经常性工作若要做好,编辑人员就务必与供稿单位的
撰稿人保持经常性定期联系和业务培训指导。一方面分期分批地对部门供稿人的业务
进行培训,使他们深入地了解年鉴的性质、功能和体例,按照年鉴撰稿人的标准、要求
和方法提供行业、事业情况, 广积资料,精选条目。另一方面也可以采取请进来,走出
去,用考察、取经的方式,多学习外省市同行办年鉴的先进经验。通过学习、培训、观
摩, 提高供稿人员政策理论水平和观察问题、分析问题、解决问题的综合能力。使他
们对问题能明辨是非, 抓住要害,抓住重心,用敏锐的目光,全局的胸怀,高屋建瓴地把
握材料, 言简意赅地用文字表述下来。通过这些形式,可减少采集资料的疑问和偏差,
缩短工作时限,同时也可避免因后续撰稿人员缺乏年鉴意识而形成不成熟的条目,造成
临时退稿返工, 拖延截稿时间, 或由编辑反复加工而贻误编辑进度的现象。为早出年
鉴,快出年鉴创造有利条件。
第三, 对部门稿件不实之处,年鉴编辑要亲自登门核查。年鉴资料是否真实准确,
这是决定年鉴质量的关键。由于部门撰稿人采集的稿件质量参差不齐, 有的能对本部
门本行业情况了解得比较全面, 综合能力较强,对本行业、本项事业情况抓得准确,资
料翔实;有的则对本行业情况缺乏深入地了解,不能准确地典型地反映本部门、本行业
的情况,稿件质量较差。对有些部门稿件在采写过程中,由于受单位领导浮夸思想的影
响, 夸大工作成绩,导致稿件不实的,年鉴编辑人员一方面做好单位撰稿人的说服教育
工作,另一方面深入到有关部门,亲自核查,反复考证,求得准确和统一,做到去粗取精,
去伪存真。对那些不合实际的数字,应力求与统计部门资料一致,达到全面、正确地反
映事物。
第四, 搞好部门间的协调,查缺补漏。内容全面是年鉴的客观要求,如果内容遗漏
不全,则会减少年鉴信息量,从而降低年鉴的使用价值和可读性。由于一项事业栏目需
多家单位采写,因业务相近,往往以为别的单位可能记述了,结果谁也没有记,造成遗漏。
对于需要汲取教训的条目,采稿单位存有“记喜不记忧”的思想,往往不去记述或记述
不充分。这就要求年鉴编辑人员到有关单位, 做好协调工作,查缺补漏,使跨部门的资
料得到合理汇总。同时说服部门采稿人员提高思想认识, 做到“不溢美、不隐恶、据
事直书”。不论经验还是教训,对今人和后人都是必不可少的。对一些部门无法提供,
涉及全局性、综合性的条目, 一方面加大约稿力度,建立一支特约撰稿人队伍,另一方
面年鉴编辑人员亲自调查研究, 组织采写,形成第一手资料,载入年鉴。为搞好采编结
合, 平时注意收集、积累有价值的资料信息, 届时筛选整理, 编纂成稿。至于年鉴中
“提要”、“简介”、“文摘”等二次文献,易漏且无单位承编的,也多需要年鉴编辑
自己动手采集编写。
第五, 加强与单位撰稿人的情感交流,提高他们的工作积极性。采编结合,除了业
务上的结合之外, 还要加强情感上的交流。如有些单位采取的赠送样书、评选先进、
各种形式的奖励、联谊联欢等措施,对促进双方的感情交流,提高单位撰稿人的工作积
极性,都是大有裨益的。
(作者单位：菏泽市史志办公室)