浅析如何提高地方综合年鉴的编纂质量

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     丁海燕  李洪战  于兴玲

提 要  编纂年鉴是一件功在当今、 利在后世的大事。年鉴编纂质量关系到年鉴的生存和发
展,高质量的年鉴要具有资料性、权威性、时效性等特点,要使年鉴能够更加优质的服务社
会,就要充分挖掘年鉴的编纂特色,不断提高年鉴的编纂质量,使年鉴常编常新。本文结合
多年编纂实践,分析了年鉴编纂中框架设计、稿源质量、编辑、图片及校对出版等方面存在
的问题,提出了提高年鉴编纂质量的途径和方法。
关键词  综合年鉴 编纂质量 框架设计 规范性

    年鉴编纂是一个涉及到多方面、 多领域、多环节的系统工程①,不但需要史志工作人员
的精心编辑,还需要社会各行各业的配合参与,任何一个环节出了问题,都会影响到整部年
鉴的质量。而年鉴质量关系到年鉴的生存和发展,所以,如何提高质量问题是年鉴编辑工作
中永恒的主题。
    《日照年鉴》 自1994年创办以来,已连续出版了17卷。编纂过程中,始终围绕打造精品
年鉴的目标,努力挖掘日照市所特有的自然、历史、人文等方面的区域特色,充分彰显日照
深厚的文化底蕴和独特的城市魅力,同时在编辑过程中,随着城市的发展、经济结构的调整,
也对年鉴的框架设计、条目内容等进行过多次微调,取得了明显效果。但也体会到框架、稿
源、图片设计等方面存在着许多问题,亟需解决。下面,本文结合在编纂《日照年鉴》实践
中遇到的各方面问题及如何提高编纂质量谈几点粗浅的看法。
    一、年鉴编纂中可能存在的几个问题
    虽然各地的年鉴事业蓬勃发展,方兴未艾,但就其编纂质量还存在许多不尽人意的地方,
以下几个问题较为突出:
    (一)框架设计雷同化问题 ②。目前,很多年鉴在框架设计上一成不变,一贯照搬已出
版的年鉴,有的甚至几年都毫无改进,这样既不能反映时代风貌,又会降低年鉴服务公众的
价值。
    (二) 稿源方面存在的问题。一是有的部门单位年鉴意识不强,对年鉴缺乏足够的了解
和重视,或者迟迟不能确定撰稿人,或者在确定撰稿人后又不及时交稿,个别单位直接不提
供稿件。这就导致年鉴编纂进度慢,进一步影响年鉴的时效性。二是部分撰稿人把握不好年
鉴的写作要求,要么是选取的材料没有实用价值,要么是格式不符合年鉴体例和规范,这不
仅增加了年鉴编辑人员的工作量,更直接影响了整个年鉴的质量,年鉴的权威性也会随之减
弱。
    (三) 编辑过程出现的问题。一是很多年鉴中的文字都显得官气十足,官方活动描述太
多,缺乏民用价值;二是内容缺乏全面性、客观性,编写内容太过功绩化,报喜不报忧,歌
功颂德多;三是冗余重复信息过多,使整部年鉴显得臃肿,详略不当。
    (四) 图片质量和版式设计方面存在的问题。一是图片质量差,主题不鲜明;二是图片
选材不具有时代特色;三是版式设计布局不合理;四是彩页宣传上过于追求效益。
    (五) 校对及出版时出现的问题。很多人认为校对和出版工作是一种机械而又简单的工
作,对这两个环节的重视不够,致使年鉴在校对和出版环节上出现了一些本应避免的差错,
使之前几个环节的劳动成果付诸东流。
    二、如何切实提高年鉴的编纂质量
    (一)年鉴框架设计要立足整体并突出特色
    年鉴的框架是全书的总体结构或骨架,是年鉴总体编纂思路的体现。其主要作用有三个:
一是框定全书的内容范围和选材方向;二是分门别类地确定资料的归属和层次;三是使编纂
者都能大致了解全书的总体面貌,便于进行工作分工,便于对全书实行目标管理③。如果框
架设计不合理,必然导致年鉴的内容杂乱无章,失去系统性和连续性。因此,年鉴的框架设
计必须立足整体,在保证全面性的基础上突出其特色部分,为提高年鉴质量打好基础。年鉴
是逐年连续出版的工具书,有很强的承前性和连续性,其框架应保持一定的稳定性,否则将
严重损害资料工具书的功能,不方便读者查阅。但这并不意味着框架要一成不变,随着经济
社会的不断发展变化,年鉴的框架应进行适当的完善,使之更好地贴近现实,准确的反映时
代特色。年鉴框架设计的创新,要处理好共性与个性的关系,在做好共性的基础上,充分彰
显其个性。
    1、年鉴的框架要做到统筹兼顾。地方综合年鉴是一种工具书,这决定了它必须顾及社会
的各行各业,但不是不分主次的全部纳入,要抓好各行业的主流和本质,以充分反映时代特
征和行业发展趋势,才能使年鉴富有实用价值。年鉴的框架既要符合年鉴的体例规范,又必
须保证合理的篇目设置。年鉴要全面反映经济和社会发展的整体面貌,大体由特载、大事记、
概貌、百科类、附录和索引构成,概貌与百科类是年鉴的主体,百科类包括政治、经济、文
化、社会等全部内容。要兼顾到物质文明与精神文明、自然与社会、宏观与微观、共时性与
历时性、动态与静态等方面的内容,不能搭出一个大而无当的空架子,也不能使内容超出框
架所限定的范围④。
    2、年鉴的框架要突出个性。框架设计在年鉴编纂中最具备创新条件。在紧扣时代脉搏的
基础上,彰显地方特色和年度特色,使年鉴更富生命力。地方特色上,要根据各自的经济社
会发展现状、地理资源条件等的差异,在年鉴框架设计上做出适当的取舍,通过单独设立分
目、扩大篇幅等方法,从而突出自己的特色。年度特色指年鉴要有鲜明的时代特征。每个事
物的发展随着时间的推移可能呈现不同的特征,设计地方综合年鉴框架时,要在保持篇目相
对稳定的前提下,寻求适当的创新,突出具有时代特色的新成就、新事物,赋予年鉴鲜活的
生命力。在全面反映地情的基础上,紧贴经济社会发展实际,对年鉴的框架结构进行必要的
调整,适时削减过时的栏目,及时体现新出现的内容,使地方综合年鉴更好的适应社会的发
展变化,将新时期的社会建设和社会管理情况在年鉴中得以充分的反映。
    具体说来,可以从以下几方面突出年鉴的个性:特载、大事记、特色条目、图表、彩页。
⑴特载主要选取本地区的重大活动和重要讲话的相关报道,本地党政负责同志的有重要指导
意义的报告、讲话等。例如,《日照年鉴》2010卷中将2010年中国水上运动会放在“特载”
栏目进行专门记述,以充分展现日照水上运动之都的独特魅力。⑵大事记按时间顺序简要记
载本地政治、经济、文化、社会等各个领域的重要事件及自然界发生的某些特异现象。⑶特
色条目将本地有重大影响的事物作为突出栏目加以特别记述,对于一些新事物、新行业和新
产业,在某些方面产生重要影响或当它们成为本地的支柱产业时,要在地方综合年鉴中适时
反映。例如,日照港是日照“港口立市”的主要载体,在建设蓝色经济区特别是鲁南临港产
业带中发挥着龙头带动作用,为提升日照的城市竞争力和知名度打下了坚实基础,《日照年
鉴》每年都将港口作为单独部类重点记述,以突出日照的海洋特色新兴城市的特色。⑷图表
包括地图和统计图表,它的运用能够直接反映出本地各行各业发展变化的情况,图表简单明
了的特点,不仅可以提高有效信息的收入量,而且能够很好的弥补文字资料的缺陷。⑸宣传
彩页的编排可以很好的强化读者的视觉感受,更形象的突出地方特色,使之图文并茂。
    总之, 框架设计在提高地方综合年鉴的质量上起着至关重要的作用,有创新的框架可以
使地方综合年鉴更富生机,有效的提高年鉴的可读性,更好的发挥年鉴的价值。
    (二)组稿方式方法要灵活多样并强调年鉴的时效性
    年鉴是为公众服务的资料性工具书, 其稿件具有很强的年度性,要求它贴近现实、贴近
社会、贴近百姓,必须讲求时效性,时效性不强的年鉴,其服务社会的价值随之变小。因此,
必须充分利用和创造各种有利条件和资源,强化组稿工作力度,提高组稿效率。
    1、合理安排组稿时间。为了更好更快的完成组稿工作,可以将年鉴的组稿时间提前到春
节前。因为这段时间各部门单位在写工作总结,这是一个搜集、整理资料的过程,能够给撰
写年鉴稿件创造有利条件,可以起到事半功倍的效果。如果在春节后组稿,工作头绪多,时
间安排紧张,不利于组稿的顺利进行。
    2、提高供稿单位对年鉴的重视程度。各供稿单位不能把年鉴的编纂工作简单地看成是编
辑出版一本书,而应该是一项综合性的工作,要把它当作一项重要的政治任务来完成⑤。为
了调动各单位撰稿的积极性,必须出台适当的奖励政策。一是将年鉴工作纳入年度考核,供
稿积极程度和质量优劣直接与考核结果挂钩;二是在史志工作会议上表彰先进,隆重表彰优
秀撰稿人和优秀撰稿单位,以点带面,促进年鉴工作的开展;三是落实好稿费政策,根据各
单位年鉴工作的实际情况和国家版权局的相关规定,对撰稿人发放一定的稿费。各单位供稿
积极性提高了,年鉴编纂出版工作才能顺利开展。
    3、多种手段结合拓宽组稿渠道。⑴自撰稿部分。对于全市概况和大事记等栏目的大部分
内容,需要史志部门编辑人员撰写,这部分主要通过史志资料、报刊杂志、网络等渠道挖掘
信息。⑵非自撰稿部分。首先是通知的发送,组稿方案通知的发送主要通过以下三种途径:
一是通过政府内网发组稿通知,政府内网是最主要、最高效的发送方式,大部分供稿单位都
可以通过这一途径及时接收;二是通过电子邮箱发送通知,有些部门单位由于各种原因无法
接收政府内网的通知,可以通过电子邮箱发送,这些邮箱性能稳定,使用方便,这样就解决
了这些部门单位的通知接收问题;三是对于个别既没有连接政府内网又不能通过电子邮箱发
送的单位,通过发送纸质通知来解决。对于年鉴稿件的接收采取两种方式:一是通过组稿方
案中公布的专用邮箱来接收稿件,另一个主要手段是通过磁盘、移动硬盘等存储介质进行拷
贝。利用这些现代高科技手段收集资料,是加快年鉴编辑出版周期的有效途径,不仅能减少
文字差错率,还可以提高年鉴编纂人员的工作效率。
    4、各相关部门单位固定撰稿人员。年鉴资料来源于各行各业不同的单位和机构,如果这
些机构和单位的资料管理人员相对固定,那么,我们可以在很大程度上缓解收集资料难的问
题,不仅可以提高稿源质量,还可以减少重复培训撰稿人所耗费的人力和物力,提高年鉴编
纂的时效性。
    5、责任编辑要发挥主观能动性进行组稿。从目前情况看,年鉴稿件一般不组不来,不约
不供,只有深入组稿,才能确保稿件质量⑥。在这种情形下,如果责任编辑坐等稿件上来,
就根本谈不上时效性。组稿不是简单意义上的催稿,而应该充分发挥主观能动性。只有采取
主动出击的方法,多种方式联系未供稿或稿件不合格单位,使年鉴能在规定时间内完成组稿
工作。责任编辑首先要熟悉供稿部门(单位)的基本情况和工作重点,组稿工作才能取得主
动权,在此基础上才能对撰稿能力比较差的人员和撰稿新手进行指导,进一步确保时效性。
    高效合理的组稿方式是保证年鉴综合质量的基础。只有在实践中不断创新年鉴组稿方式,
保证年鉴的时效性、权威性和信息性,发挥年鉴为现实服务的作用,才能使年鉴在市场竞争
中立于不败之地,获得良性发展⑦。
    (三)稿源质量要优化提高并兼顾内容的规范性
    权威性是年鉴的一大特点, 必须把年鉴打造成服务经济社会发展的文化精品。为此,既
要对稿源进行充分优化,还要将载入年鉴的内容进行严格把关,层层筛选,撰稿人员具备较
高的业务素质和质量意识尤为重要。
    1、切实提高部门单位撰稿人员和史志编纂人员的素质。
    ⑴提高年鉴撰稿人的质量意识和业务素质。 年鉴的基础工作是撰稿工作。而撰稿人的质
量意识和业务素质直接影响到年鉴的稿件质量⑧。年鉴撰稿人大部分是在所在单位负责文字
材料的工作人员,容易把年鉴稿件和日常工作中的文字材料混淆。加强对各部门单位撰稿人
的培训指导,是提高稿源质量的一条重要途径。一是举办培训班、研讨会,交流撰写经验,
探索提高稿件质量的方法;二是在网站等媒体中设立栏目,方便他们学习相关的年鉴编纂知
识,例如,在日照市情网中专门设立“修志知识”、“志鉴论坛”两个栏目以供参阅,起到
了很好的互动效果,经常收到读者来信来电咨询;三是史志部门应主动加强对个别撰稿人的
业务指导,应把那些写作水平较低,难于完成供稿任务的撰稿人列为个别业务指导对象,逐
个进行业务指导,帮助他们尽快提高写作水平,如期完成组稿计划。
    ⑵加强史志部门编纂人员素质的培养。 年鉴事业的成败,往往取决于编纂人员的综合素
质如何。所以要求年鉴编辑人员必须紧密关注时势和准确把握市情,在纷繁复杂的事物中选
取重大的主导的具有鲜明时代特点的事物入鉴⑨。年鉴编纂人员除了要具备年鉴基本知识外,
还应不断加强对现行国家政策的学习,重视对相关资料的衔接,了解社会改革现实,使入鉴
信息更加客观公正,更好的服务现实,从而增强年鉴的资政力度。年鉴编辑还要充分发挥其
捕捉信息和审定信息价值的能力,从全局的高度,对入选资料进行严格筛选,不断增强年鉴
服务社会的价值。
    2、提高稿件内容的规范性。
    ⑴稿件要符合政治标准和科学性原则。 提高年鉴质量,首先要把好政治质量关,必须保
证政治观点准确无误⑩。在对稿件内容进行筛选时,要看稿件是否符合党的路线、方针和政
策法规,是否坚持正确的思想导向,是否有利于推动社会主义建设的发展等。资料的收集要
讲究科学性。科学性是年鉴的内在要求,要对收集的资料进行研究,客观的分析稿件的准确
性,弄清资料是否真实可靠,是否都是当年度发生的新事、大事、可供借鉴的事,还要看选
录的资料是否具有典型性,是否记述深透且详略得当。对所接收的稿件要进行去粗取精,去
伪存真,对各部门报送的不合格稿件一律退回。各单位所提供稿件要经主要领导审定单位盖
章后方可使用。
    ⑵提高条目的撰写质量。 条目是年鉴框架中的最小单元,也是存储信息的基本手段和主
要表现形式。与特载、专文、附录等综合性资料相比,年鉴的条目比重一般要占到全书的80
%至90%。因此,条目质量的好坏直接影响到年鉴的整体质量[11]。
    一是剔除冗余, 避免重复。冗余重复信息弊处很多,不但占用了有限的版面,还会减弱
有用信息的价值,这在一定程度上降低了年鉴的权威性和有效性。文字要简明扼要,要删除
可有可无的虚话套话,避免重复的句子和词汇。标题用词要简洁明了,少用官气十足的口号
式标题,尽量避免分句式标题,主题词前置,使主题更加鲜明。
    二是找准读者定位, 选择有价值的条目。从服务广大读者的角度出发,选择有价值的条
目入鉴。主要看年鉴条目是否具备存史、资政、育人的作用,要把计划入鉴的内容放在整个
年度甚至更长的历史时期来衡量其存史价值。要学会换位思考,站在读者的立场上看哪些信
息的关注度和共鸣度高,从而决定年鉴的记述重点。
    三是条目的规范性。 年鉴作为一种资料性工具书,不同于日常工作中的文字材料。年鉴
的文体是记叙文或说明文,要求使用简单明了的现代汉语,由于稿件的作者来自各行各业不
同部门单位,其写作水平高低不同,写作风格不尽一致,因此在编辑过程中要力争使其语言
文字与年鉴文体语言相符。年鉴条目的撰写和编辑,还应遵照各级关于年鉴编纂的规定和国
家关于出版物的一系列法规,如《关于出版物上数字用法的规定》、《关于标点符号用法的
规定》等,如果违反这些规范,就会直接影响到整部年鉴的编纂质量。
    编辑质量是一切文化产品的生命, 年鉴作为为公众服务的资料性工具书,编辑的规范化
是提高年鉴整体质量的必要途径。编辑人员一定要把质量放在第一位,下大力气提高内容的
规范性。
    (四)图片设计要精益求精并注重提升整体效果。
    图片是年鉴的重要组成部分, 是年鉴体裁之一。年鉴的整体设计是对年鉴封面装帧和内
文版式的全面设计,包括对彩页、内文插图和封面的设计。要通过各种艺术手法和现代科技
手段进行精心制作,以更好的提升年鉴的实用价值和审美价值。
    1、彩页是年鉴必不可少的组成部分,不但可以弥补文字材料的缺陷,而且在提升年鉴的
整体效果上能发挥很重要的作用,彩页可以充分反映社会主义建设事业的发展,反映时代的
精神风貌,对于某些城市建设项目,只有通过彩页才能形象反映。因此,必须充分利用彩页
并搞好其版式设计。彩页设计时要进行精心布局,既要内容美,又要形式美。图片的选择要
有年度特色,要主题鲜明、画面清晰。文字说明要真实准确,简洁明了,与图片相得益彰、
互为补充。小到每幅图片的剪辑、大到整个版面的布局都要经过精心设计。这样才能保证年
鉴框架的全面性、内文资料的完整性,达到美化书籍的效果,从而增强年鉴的可读性、实用
性。
    2、内文插图是年鉴的体裁之一,与年鉴的文字材料有着密切的联系。图片已成为年鉴中
不可或缺的一个组成部分,具有很高的新闻价值和审美价值。年鉴中有些内容,即使用文字
加以精描细刻,也可能难表其意,而一张好的图片,往往包含有很多信息,能对文字内容加
以补充,具有“画龙点睛”的作用。大部分插图作为内文的配图存在,在插入文稿时,其位
置、内容上要紧随相关文字,做到大小适中、清晰可见,让读者一目了然。
    3、封面是直观地展现年鉴内容的窗口,其作用不仅是保护、装饰、美化书籍,更重要的
还是承载书籍形象、反映年鉴的内容和形式[12]。年鉴的封面设计,既要有文化性,又要追
求时尚性,要形成独特的风格,要利用有限的尺寸来获得最佳的社会效果。设计时应把握好
以下几个方面:一要信息全面。在封面的指定位置上要注明国际标准连续出版物号(ISSN)、
国内统一连续出版物号(CN)、刊名及其汉语拼音、卷号、期号等信息。同时,各种字符的
字体、字号、位置布局等要素,也要符合规范。二要突出特色。年鉴封面的特色要紧紧围绕
区域特征,选取最有代表性的事物加以集中点缀,使之形象地展现区域内本年度特有的时代
风貌。三要布局合理。封面上的字符、标志、照片、纹理等设计要素应实现有机的结合,表
现共同的主题,构成和谐的画面,所用图案或照片力求整洁、简单,色彩上应选用庄重、大
气的色彩,提高整体审美价值。
    年鉴图片的设计是一门艺术, 只有通过不断探索实践,才能进一步推进图片设计的创新
与发展,从而使年鉴更具有吸引力和感染力。
    (五)校对和出版要严格把关以确保年鉴质量。
    年鉴是工具书, 若有差错会影响相当长的时间,甚至会造成历史遗憾。校对质量的高低
关系到年鉴最后质量的高低,校对不严,年鉴的错误率就高,甚至会前功尽弃,因此必须高
度重视校对工作。年鉴的校对,不只是单纯的校对过程,更是修改、完善的过程,是对年鉴
的又一次审核,校对时力求去掉可有可无的字,错误的标点符号,对有疑问的事情再次审核。
在校对时要有较强的责任心,掌握校对技巧,熟悉相关条例、规定,力求提高年鉴的准确性。
    年鉴的出版质量,是关系到年鉴质量的最后一道关,必须做到版式设计规范协调,文字、
表格、图片配置适当,封面、彩页图像清晰、制作精美,把好印刷装帧关,在此基础上还要
尽量缩短出版周期。

    (作者单位:日照市史志办公室)

    参考文献
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