建立地情资料征集机制 夯实地方志工作基础

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毕吉玲 任天庆

提 要: 地情资料征集工作是地方志工作的重要基础。当前资料征集工作存在着许多不
足之处。地方志工作部门必须切实提高对地情资料征集工作重要性的认识,建立多元化的地
情资料征集的长效机制,全面、系统、及时地完善地情资料征集工作,搞好地情资料的开发
利用和管理,这是当前地方志工作亟待解决的问题。
关键词:地方志工作 地情资料 征集机制

地情资料文献的收集和整理工作在整个地方志编纂成书过程中居于基础性的核心地位,
它关系到地方志工作的方方面面,关乎地方志事业能否又好又快发展。如何重视和采用有效
措施搞好地情资料征集工作,建立地情资料征集机制,改进和创新资料征集的对象和手段,
提高修志工作的质量和效率,更好地服务于经济社会的发展,是摆在每一个地方志工作者面
前的一个亟待解决的课题。本文试结合自己在地方志工作中的感受和经验谈谈资料征集工作
的几点看法。
一、深化对地情资料征集工作重要性和必要性的认识
首先, 资料性是地方志的主要特征, 是地方志工作的重要基础。清代文史大家章学诚曾
写道:“且有天下之史,有一国之史,有一家之史,有一人之史。传状志述,一人之史也;
家乘谱牒,一家之史也;部府县志,一国之史也;综纪一朝,天下之史也。……谱牒散而难
稽,传志私而多舆、朝廷修史必将于方志取其裁。”83说明了国撰史、郡修志、家写谱,是
传承中华民族古今文明的优秀传统。并且,方志因其具备丰富的地情资料能起到“国史之羽
翼”,“朝史之要删”的重要作用。《地方志工作条例》中就已明确指出,地方志书、地方
综合年鉴是资料性文献。地方志工作机构所承担的编修志书、编纂年鉴、建设地情库和方志
馆,以及地情资料开发利用等工作,无不需要充足的地情资料。正像建造房屋必定要有砖瓦
石块一样,若没有地情资料的充分收集,何谈编织锦绣篇章。马克思写作《资本论》,仅收
集资料就花了20多年时间。在修志工作中,各地出版的志书资料量与成书文字之比大多在10:
1以上。 每位地方志工作者在工作中都有着深刻的体会,地情资料于地方志工作犹如水之源
头,没有充足的资料,不可能编出一部高质量的志书,无法建成名副其实的地情库和方志馆,
更谈不上地情资料的开发利用和多重功能的发挥。没有充足的地情资料,地方志工作质量就
会大打折扣,地方志“存史、资治、教化”的功能就会大大弱化。因此,地方志工作者必须
加强对地情资料征集工作重要性的认识,认真行使《地方志工作条例》中所赋予的征集地情
资料的法定权力,履行自身职责,切实做好地情资料征集工作。特别是对于已经完成第二轮
修志任务的地方志工作部门,做好地情资料征集工作,对于进一步壮大地方志工作机构和队
伍,创新工作方法,拓展工作内容,促进地方志事业持续、稳定、健康发展十分必要。
其次, 做好地情资料征集工作是提高地方志工作质量和效率的前提。我国方志学者陈桥
驿一再强调“方志的可贵在于资料,方志的生命力也在于资料。”84“由于我自己长期以来
阅读方志就是为了资料,所以并不回避我把资料作为方志核心的看法。”85因此,经常性地
做好资料征集工作是修志工作的关键环节,没有充足的资料,要高质量和高效率地完成修志
任务是不可能的。 在修志工作中,从启动到成书,大多需8~10年甚至更长时间。修志过程
缓慢,一方面加大了志书的成本,另一方面,志书的出版时间与书中所记内容的下限相差较
大,对志书的时效性产生了严重影响。究其原因,有对资料消化理解、归纳提炼、力求出精
品等原因,但主要是资料征集这一环节上存在不足,很大一部分时间是花费在对资料的反复
核实及查漏补缺上。由于前期没有把地情资料征集作为日常工作,只是为修志而限时征集,
致使征集的地情资料不够全面或不够准确,有些资料查不到,严重影响了志书的科学性和整
体质量,影响了后期志书编修工作的效率。总结两轮修志经验教训,亟需建立经常性的地情
资料征集机制,完善地情资料征集体系,将修志所需的资料,特别是文献资料、口碑资料、
实物资料等进行筛选、组织,做好资料长编。只有这样,修志工作才可能达到事半功倍的效
果,提高修志质量和效率。
三是地情资料对于开展地情研究, 服务社会有着特殊重要的意义。我国方志学者梁滨久
在其学术文章《地方志工作的性质》和《地方志机构工作的基本思路》等中阐述了以下观点:
地方志工作的性质和主要任务是对地情资料的广泛搜集、系统整理、科学编著,以提供社会
应用。一切工作都要围绕着对地情资料的搜集、整理、研究、编纂和提供社会应用来进行。
在实际工作中,政府和有关部门也时常要求地方志工作部门做好资料的收集管理工作,并向
其提供一些地情资料,从中了解相关信息,为科学决策提供权威性的参考。社会各界人士很
多需要从地情资料中查询有关矿产资源、寻根问祖、招商引资、市场调查、资料求证等方面
的信息,为招商引资、社会发展提供服务。大、中、小学校需要以地情资料为依据,对学生
进行爱国爱家乡教育和编写乡土教材。在进行地方课题的研究时,对地情资料的需求更为迫
切。所以,做好地情资料的征集,进行逐年汇编保存,并根据地情资料编纂出版地方志、年
鉴、地情图书等地方专业文献,做好资料的运用,这对于服务社会的经济、政治、文化建设
将发挥不可替代的作用。
二、建立完善地情资料征集工作的长效机制
一是实行政府职能部门资料征集年报制度。 政府职能部门几乎涵盖了各行各业,是地情
资料征集的主要渠道。根据《地方志工作条例》的规定,各地各级机关、社会团体、企业事
业单位、以及其他组织和个人,对地方志工作机构和相关部门在征集有关地方志资料时,都
要给予积极支持,全力配合,并且不得提供虚假材料。地方志工作部门要加强与当地政府的
协调与联系,争取以政府文件的形式向各职能部门下发资料年报的通知;以行政干预的手段,
督导各部门明确地情资料报送的专(兼)职人员,在每年规定时间内负责报送各类地情资料;
对各部门征集的资料要明确内容及范围,既要包括年度内开展的各项重点工作、专项工作以
及主体业务工作中所形成的文件、图表资料、会议资料、调查报告以及年终总结报告等,还
要有重大活动、重大事项、重大灾害等重大专题性资料。应争取地方政府支持,提高对各单
位报送地情资料的执行力。比如在《威海市志》编修过程中,曾把市直各部门资料报送工作
连续三年列入市委市政府年度目标考核之列,就取得了较好成效。对日常的地情资料报送工
作,也应采取相应的措施,确保各单位地情资料报送制度化。
二是建立具有社会化主体的地情资料征集联系点。清朝方志学家章学诚认为一方之文献,
若不及时搜罗,资料的利用将捉襟见肘,而未能及时收集的资料将淹没而不再为人所知。杨
德周《镌南岳酬唱集序》云“夫今日之不泯文献者,即后日之文献之不可泯者也。”86综观
国内已出版的二轮地方志书,有的篇目内容明显缺失,有些事物的记叙只是一笔带过。这些
缺少的内容,主要是因为资料征集不及时,时过境迁,无政府职能部门提供资料,或资料因
管理不善而丢失。比如原来有行政职能的一些部门,有的变成了自主经营的市场主体,有的
职能范围缩小,有的合并或被撤销,造成资料的来源渠道趋于多元化、社会化,加大了资料
征集难度,造成了资料缺失。还有些新生事物,比如新兴的古玩市场、民间组织的大型活动
等,这些事物兴起往往是应势而生,并随着形势的变化,在各个阶段体现出鲜明的特点。由
于没有单位去整理这些事物资料,丢掉了这些事物发展的历史。征集这些地情资料,地方志
工作部门要创新工作思路,一方面,可以与牵头单位建立协作关系,通过一定形式,使牵头
单位成为地方志部门的经常性联系点;另一方面可以聘请业内人士为地方志部门的特约撰稿
人,使其及时地为地方志部门提供资料,努力确保这些资料征集的连续性和完整性。
三是采取灵活动态的地情资料征集手段。 地情资料包括自然、政治、经济、文化、社会
等各方面的资料。“资料除资料拥有人主动捐赠和报送以外,一般由地方志工作机构以一定
的方式取得,不能无劳而获。《地方志工作条例》提出对方志资料的取得方式有‘搜集’、
‘征集’、‘收集’三种提法……。”87因此,要加强《地方志工作条例》的宣传,让大家
明确提供地情资料是有关单位和个人应承担的义务,依法向社会各界征集各类资料。要扩大
地情资料收集途径,主要是地方志部门加强资料收集的主动性和能动性,改坐等式方式为多
渠道收集,可以办地情刊物的形式向社会收集,可充分利用各种媒体征集典型资料,可以问
卷、座谈等形式做好调查,还可派员参与有关活动事项,摄取影像资料,获取活人口碑资料
等。要扩大地情资料搜集范围,坚持广征博采、有闻必录,上至天文地理,下至民风民俗,
只要是关于这一特定地区的所有文献,不论年代远近,何种载体形式,如磁带、照片、文物、
地图、书画、家谱等,都应该是地情资料的搜集范围。鉴于地方志部门人员较少,精力有限,
可与新闻单位、高校等有关单位建立协作关系,实现资源利用,搞好地情资料搜集。去年,
威海市地方史志办公室与山东大学威海分校新闻传播学院进行合作,威海市地方史志办公室
成为该院的教学实验基地,合作的主要方式就是由史志办出题目,让学生利用休假日经常性
进行有关地情资料的搜集。现如今已经有越来越多的地方志工作机构,与当地高校相联合,
充分利用人才资源,组织和开展一系列热点问题社会调查,重大历史事件人物采访等活动,
对当事人、知情人进行咨询和采访,整理成音频、视频和文字资料,挖掘活的资料,抢救处
于死亡边缘的历史。
综上所述, 要通过划定资料征集的对象和范围,采取行政手段、联动方式、动态形式相
结合的方法,将地情资料征集工作延伸到社会各个层面,形成横到边、纵到底的资料征集机
制,最终实现资料征集工作的经常化、系统化和规范化。
三、加强管理,发挥地情资料的最大作用
(一) 加强地情资料信息化、网络化的科学管理。对征集来的浩如烟海的地情资料,不
进行科学管理,就无法进行有效利用。因此,要及时加强对地情资料的整理、研究和加工,
把分散的地情资料集中起来管理。重点要做好地情资料的分类,编写好目录及索引,方便检
索和查阅,以提高资料的利用效率。
在当今这个信息化高速发展的时代, 加强地情资料的数字化和网络化建设,充分利用各
种先进的信息技术,利用好各种各样的管理软件,为资料的征集、整理和保存提供技术保障,
是与时俱进、实现自身又快又好发展的良好手段和必由之路。在《地方志工作条例》的第十
六条中,就已明确指出了这是地方志工作者为地方经济社会全面发展服务的途径——“可以
通过建设资料库、网站等方式,加强地方志工作的信息化建设”,要求方志部门承担起建设
资料库、地情信息网站的职责。因此,各地地方志部门应当充分认识志鉴资料工作和地情信
息网络建设的重要性和必要性,遵循系统化、配套化、数字化和网络化的“四化”原则,通
过建立网上电子资料库,方便对各部门、各单位送上来的地情资料进行系统化、永久化地保
存和整理,为公众了解当地地情资料,提供了一个全面、良好的数字化平台和便捷的服务窗
口,最大程度地发挥地情资料的作用。
(二) 编好资料长编。资料长编是保存资料的重要形式,是由原始资料向志书转化的中
介体。资料长编的编纂主要采取纂辑体的编纂方法,即在将资料进行初步筛选完成后,根据
资料收集篇目的大体框架进行系统化的编排,“从原资料中剔除芜杂的成分,取用其中最精
当、有价值的部分;从众多同类或相似的资料中,好里挑好,择优而用。”88以增强资料的
价值性。实践证明,资料长编篇幅的长短、资料的详略,质量的优劣都会对志书的编纂产生
重要影响。通过编写资料长编,可以使分散的资料系统化,杂乱的资料条理化,构筑篇目框
架。而且也把背景资料、参考资料按要求记录下来。在编写资料长编中,通过对资料的考订、
分析、注释,能够为新一轮修志中查实资料提供依据,从而确保志书的质量,提高修志效率,
缩短志书的编写时间,为推进地方志书和综合年鉴的编纂工作打下坚实的基础。
(三) 搞好咨询服务。领导的科学决策,需要大量的信息,要将整理的有关某一领域的
地情资料整理成册,积极主动向领导提供资料。要根据领导决策需要,设置专题,编制有关
地情期刊等,及时提供给有关领导或部门参考。要充分发挥地情网站作用,将收编的地情文
献资料在网上提供给公众,方便社会各界查询。要建立并完善方志馆,不仅要向社会展示各
级各类志书,而且尽可能地征集和展示各党政机关及相关部门的内部刊物、文件汇编和区域
内著名人物的著作、文集、手稿以及族谱、家谱等资料,征集展示国内外、省内外各类志书
和史类书籍。不仅可以把它做为一个地方史研究基地,加强对青少年的国情、地情教育,也
可以作为重要的旅游资源来发挥作用,使外地人士迅速宏观地熟悉当地地情。
(四) 做好地情资料的开发利用。地方志部门将征集的资料用于编修志书、编纂年鉴等
主体工作的同时,还要积极组织人员,选准有关资料的重点和角度,进行定题资料编辑,多
出成果。可围绕每个五年计划形成一个市情概览,让人们清晰看到一个地域在五年中的发展
历程。可围绕某方面地情资料编成系列地情资料书,比如威海市史志系统根据征集的地情资
料,先后出版的《威海历史文化村镇》、《当代威海概览》、《文登进士》、《走进乳山》
等20多册地情文献,已成为威海市情教育材料和普及读物。还可根据本地特色经济、社会的
发展情况,选好课题,开展地情调研,写出调研报告等,为当地经济社会发展提出建议和意
见。地情资料具有丰富的地方信息,从纵向看,它贯穿了一个地方从古至今上千年的政治经
济文化发展史,从横向看,它包含着自然、政治、经济、文化和社会等百科状况,地情资料
不仅是地方经济发展不可或缺的历史依据,而且是地方经济发展的重要现实基础。因此,地
方志工作部门要充分发挥所掌握地情资料的优势,有目的、有计划、有组织地做好地情资料
的开发利用,以此促进地方经济又好又快发展。
(作者单位:威海市史志办公室)

83章学诚:《文史通义》外篇一
84陈桥驿:《陈桥驿方志论集 序》,杭州大学出版社1997年版。
85陈桥驿:《序》,载于《中国地方志》2003年第2期。
86杨德周:《玉田史略》卷七。
87梁滨久:《资料的搜集、征集、收集词语辨析》,载于《江苏地方志》2011年第1期。
88林衍经:《方志编纂系论》,第28页,安徽大学出版社2001年版。