地方志续修工作标准化之管见

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范本龙
志书具有全国范围内重复、批量生产的特性,且已积累了丰富的修志经验。第一届社
会主义新方志编修实践造就了一大批修志专家,故地方志续修工作在借鉴有关标准化
的做法,在全面总结、充分研讨的基础上,由权威机构制定全国性方志工作标准,并
在全国范围内推行是完全可行的。为完善志书质量评价和保障体系,控制地方史志工
作领域的无序状态和防止多样性泛滥,减少许多令人遗憾的“志后硬伤”,达到多出
精品佳志、更好的服务经济社会发展的目的,应尽快制定相关标准并实施地方志续修
工作标准化。
一、有关标准的制定。地方志续修工作的系列标准应包括志书质量评价标准、作
业(编纂过程)标准、服务(读用)标准几大方面。这些标准应由权威机构按恰当程序适
时形成,并在续修实践中逐步细化、完善,以加大指导、规范续修新志工作的力度。
要注意为统一标准留有张扬个性的必要空间和途径。 1、志书质量评价标准。志书质
量评价标准主要包括政治标准、框架(篇目) 设计标准、资料标准(文字资料、数据资
料、图片资料、图表资料、附文资料) 、行文标准、版式标准,应具有统一性、权威
性、科学性、可操作性及规范的体式。概括地讲,应能过政治关、保密关、事实关。
篇目设计科学完备,以使志目概念清楚、辖属得当、排列有序、重点突出;应以资料
性为中心,并进而体现思想性、科学性、著述性、可读性、权威性、人民性;应突出
地方特色、时代特色、行业特色;应合乎志体,体例规范、统一、科学、简明、完备;
行文应统一规范,用字、标点、数字、计量、地名等符合国家标准并尽力与国际标准
接轨; 版式应规范,符合国家有关出版物的一般要求。2、作业标准。作业质量是地
方志续修工作的生命线,作业标准是落实志书标准的各种内部控制制度的总和。该标
准应包括地方志续修工作人员配备标准、岗位职责标准、分配制度及奖惩标准、编纂
程序标准、评议程序标准及各种管理标准。该标准应具备基础性、明晰性、相关性、
时效性、可操作性、有序性。3、服务标准。服务标准是地方史志事业永葆青春活力、
得到社会认同的可靠保障。服务标准应从地方志续修工作实际出发,有利于发挥资料
优势,做好与现实结合的文章,应根据读者需求层次具有相应的实用性、时效性。
二、机构与人员标准化。地方史志工作机构应由地方史志工作领导机构 (地方史
志编纂委员会)、地方史志工作的常设执行机构(应与地方政府部门平级的地方史志办
公室) 两部分组成。各级地方史志办公室应具有地方志及年鉴编纂、地方史及相关资
料工作等的行政管理两种职能;且根据历史原因,相应实行行政工资、职称工资双轨
制。行政管理工作实行行政领导负责制、编纂工作实行主编负责制。根据机构层次及
工作量,科学设定各级地方志常设机构的机构编制、人员,同时明确主编、编辑的任
职资格。实践证明,主编在志书编修中具有不可或缺的作用,处于核心地位,是志书
的总设计师,要认真选择确定,并要保持稳定性。主编应具有本科以上学历,有厚实
的地方志知识及理论功底,有一定的历史、经济、法律、科技等知识,熟悉党和国家
的方针、政策,对区情有较全面的把握,有德而能秉笔直书,有才而能驾驭编修全局,
有识而能决断取舍,是一位一专多能的“杂家”。其他编修人员,即分工编辑,应具
备专科以上学历,熟练掌握地方志知识,具备与承编篇章相关的专业知识,熟悉与承
编篇章相关的党和国家的方针、政策,对涉及承编篇章的区情有较全面的把握,有较
强的社会沟通能力。分工编辑贵在“专”,应持证上岗。编修人员应有梯次的年龄结
构、互补的知识结构。
三、修志体制标准化。要坚持和完善“党委领导、政府主持、地方史志机构组织
实施”的修志体制。“党委领导、政府主持”,要保证修志的政治方向,但关键要做
到“一纳入”“五到位”并将之法定化、制度化。地方史志机构组织实施,是指通过
地方史志机构的科学运作,使“修志专家”与“行业专家”实现有机结合,实现“专
家修志”。隔行如隔山,续志非专家不可。但关键是要知道谁是专家,专家在哪里,
专家在续志中该发挥什么作用,如何发挥专家的作用。此处所讲的专家并非专指有一
定职称的人,而是泛指在某方面有所专长而能在续志中发挥特有作用的人或协作体。
四、 续修准备标准化。1、总结修志经验。第一届地方志编修完成后,应广泛征
求用志者的意见,开展专项调研,召开专题经验教训总结会,开展地方志纵横向比较
研究,从正反两方面进行全面总结。2、提交申请。地方志机构应据国家及上级政府、
上级地方史志机构的有关指示精神和相关文件要求,向地方政府汇报地方志续修有关
情况并提交续修地方志申请, 以赢得地方政府的支持。3、政府启动。地方政府制发
续修地方志通知,批转续修规划、续修实施方案,召开续修动员大会,正式启动地方
志续修工作。 4、制发配套文件。地方史志机构应制订续修地方志标准实施细则、资
料征集办法、 编纂实施细则、行文规范实施细则等质量技术要求。5、建章立制。制
度往往具有根本性、长久性,建立健全各项制度是实现地方志续修工作全面质量化的
基础之一。应在实践的基础上,结合自身工作实际,借鉴其他行业先进经验,建立健
全各项工作制度、 管理制度、服务制度。6、培训队伍。对修志人员可采取走出去请
进来的办法,对其进行地方志理论知识和其他专门知识的培训,提高其综合素质,这
主要包括任职资格培训、 业务水平升级培训和知识更新培训。7、拟定框架。拟定框
架应吸收前届志书篇目的合理成份,在借鉴其他地区志书篇目的成功做法,结合区情
发展历史和现状的基础上,运用科学分类方法、结合社会分工与管理体制实际,经修
志专家、行业(部门)及科研机构的领导、专家、学者,以及处在生产管理一线工作人
员的自上而下、自下而上的反复修改后形成。可以省、自治区、直辖市为单位,组织
力量制订出一个辖区内通用的框架,然后由各地根据各自实际进行加减调整优化处理。
8、优化环境。应通过媒体宣传、印发宣传材料、张贴标语、悬挂横幅、制作宣传栏、
召开发布会、制发《地方史志工作》简报等形式,宣传地方志续修的意义,营造良好
的舆论环境和氛围。同时,要积极采用电子信息技术,特别是网络技术,加强硬件建
设,实现工作手段的现代化。准备工作可控制在一年左右。
五、 资料及供稿工作标准化。1、资料工作。资料工作应在建立健全供稿网络的
前提下,通过坚持资料的全面搜集、长期积累更新、科学索引、分类保管、考证鉴别、
管理使用等制度,形成有效机制。这里的关键是要知道续志所需的资料在哪里及如何
取得,资料的存在形式及性质如何,资料的真伪程度怎样及如何鉴别,资料的有效性
及如何使用。 2、供稿机制。各供稿单位应成立对政府负责的地方志续修领导小组,
下设专门办公室,实行责任制,并做到保障时间、保障办公场所、保障必要的经费。
保障人员、保障协调有效。供稿人员应为专职,也可聘请离退休老同志,应不少于两
人,且有供稿所需要的文字功底、责任心,熟知本行业(部门)情况。对供稿人员可采
取以会代训、按行业轮训、个别指导、编发续修辅导材料等形式进行地方志知识培训
与指导。 3、撰稿工作。供稿单位实行供稿人文责自负制、分工领导负责制、主要领
导负责制的“三责制”,所供地方志材料实行草稿、初稿、报送稿“三稿制”,并应
把住框架关、志体关、资料关“三关”。最终形成的报送稿应由供稿单位主要领导签
字并加盖单位公章。并报软盘。资料及供稿工作时间可控制在一年半左右。
六、编纂标准化。编纂标准化主要是分工编辑编修与主编总纂标准化。编纂阶段
经规划、编辑、总纂合成、校对几个阶段。该阶段是落实志书标准、实施包括相关制
度在内的诸多质量控制手段的重要环节,应使志书标准、志书标准实施细则以及相关
控制制度不折不扣地落到实处。同时,应据资料及供稿工作标准化程度,采用分类施
策、 交叉进行、流水作业、立体作战、优势互补的原则进行。1、科学规划,实行目
标责任制。应在科学规划编纂业务量的基础上,根据编纂人员的职责范围、专业特长、
素质与能力,借鉴课题化管理模式,将编纂任务分解落实到个人,并签订责任书。实
践中,可将自然地理、气象、地震、方言等专业技术性较强的部分交由本级或上级专
业部门承包编修。责任书应载明完成任务的数量、质量及时限要求。任务量应与能力
相适应,质量要求要具体,时限应遵从质量为主、兼顾效率的原则。实践证明,急于
出书和延迟出书均会导致志书质量下降。续修地方志较之第一届修志有许多有利条件,
总体编修时间控制在5~8年,除准备工作、资料及供稿工作所用两年半左右时间外。
形成初稿可用一年左右,形成评议稿可用一年左右,形成送审稿可用一年半左右。2、
实行采编修校研一体化编纂模式,规范编修初稿。分工编辑应是集采编修校研于一体
的“专家”型,应据部门的报送稿并辑取一切可用资料,依志书标准,进行科学性、
著述性、学术性加工,然后形成初稿。忌将初稿写成年鉴式、总结报告式、具有评论
性的史体及资料汇编式。该阶段应在主编的领导下,严格落实编校制度、编中调研制
度、编中交流制度、编中调度制度、质量反馈控制制度、激励约束制度等一系列质量、
技术、管理制度。主编应定期了解进度,及时发现编修中存在的问题并提出建设性改
进意见,有计划地召集一些相关会议。为保证质量,初稿可采用两稿制或三稿制。3、
总纂合成,形成到位的评议稿。主编把关守要,统筹全志,对志书质量负总责,其在
分工编辑形成的初稿的基础上,进行全面把关、总量控制、构成平衡、统一意志、规
范完善、质量升华,以使整部志书整体划一、一气呵成。在此阶段,分工编辑应据主
编在总纂中提出的问题、质疑及要求,相应做好资料补充、核实、考证等工作,全力
协助主编做好总纂工作。总纂完成后,至少要经三个校次。这样形成的评议稿应无错
别字、标点错误、语法及逻辑错误、基本史实错误、数据错误等“硬伤”,几无不规
范、不统一等形式方面的问题,为下步评审打下好的基础。
七、评审标准化。总纂合成形成的评议稿经系列评议、审查后方可送交专业出版
社。 评审可分为五步进行。1、自我评议。每位编辑分别将通读中认为不规范、不统
一、不完善、不合理的地方及发现的错误、疏漏一一记录并整理出来,地方史志办公
室适时召集全体编辑进行交流研讨,最后达成共识。自我评议是发扬民主、集中编辑
智慧、改善志书质量的自我负责的做法。自我评议也可结合总纂进行。自我评议可用
3个月左右的时间。2、社会评议。自我评议后的志搞,交由当地专业部门的有关领导、
专家、学者及离退休的老同志审读,主要解决事实及资料性方面的问题。采用分别就
相关部分进行审读的办法,征得修改意见,然后汇总处理,并将有关问题的态度向编
纂部门反馈,直至把问题搞清,社会评议可用2个月左右的时间。3、同业评议。经社
会评议后的志稿附函分别寄至有关平级地方史志办公室的主编及下级地方史志办公室
的主编通读通审,适时召开评议会议。会后,汇总梳理审读意见并做出相应处理。同
业评议主要解决志书技术方面、 贯彻标准方面、学术方面的问题,可用5个月左右的
时间。 4、地方政府评审。以政府的名义,组成专门评审委员会并吸收本级地方史志
编委会成员参加,对志稿进行评定与审批。地方政府评审主要解决政治关、保密关、
重大事实关等方面的问题,应在3个月内完成审批。5、上级地方史志办公室评审。上
级地方史志办公室组成评审组,对报送的志稿进行全面审查,并决定出版与否,一般
应在5个月内完成审批。这里讲的评审标准化是广义上的概念。
八、出版发行及服务标准化。续修志书版式设计、开本应达到全国性规范、统一,
封面与装帧应由各省、市、自治区进行科学设计,优化确定,辖区内统一,应允许在
小范围内的个性化处理。这样做可以更有效地维护志书的权威。志书应统一到专业出
版社出版,定点到规范的印刷厂并实行“合同印刷”。志书发行采用新华书店发行、
地方志办公室发行、展销会发行、网上发行、地方史志办公室互易发行相结合的方式
进行,以扩大发行数量。地方史志事业之所以经久不衰,就在其能发挥应有的作用,
有存在的价值。随着市场经济、知识经济、网络经济以及经济一体化的发展,地方志
工作应居安思危,转变观念,跳出“一本书主义”、“比现实慢半拍”的圈子,寻求
新的发展。这也要求地方志续修工作必须贴近现实、着眼未来,发掘自身优势,更好
地服务经济社会发展。必须加快地情资料库、方志馆等基础建设,改进服务手段、建
立服务网络、拓展服务领域、改善服务方式、健全服务制度,全方位推进读志用志活
动。
地方志续修工作标准化是一个循环往复、不断深化的过程,现在实施的条件已经
具备,时机已经成熟,应抓住时机,适时制定相关标准,并加大采标、贯标实施与监
督力度,将其推向法制化、规范化良性发展的轨道,以为地方志续修工作奠定坚实的
基础。
(原载于《中国地方志》2003年第2期)