郭焱
我国第一届社会主义新方志的编修工作历经20年已接近尾声，本届修志取得了令人瞩
目的成就， 全国已修成的志书19000余种，其中，省、市、县三级志书5000余种；专
业志、 部门志和厂矿企业志等12000余种；地名志1500余种。然而，有些志书编修单
位在修志主体工程告竣之后，对修志过程中所搜集的原始资料没有引起足够的重视。
有的原始资料分散在编修人员手中，有的散存在不同的地方，既没有将志稿资料整理
归档，也没有将未编用的志余资料分门别类，整理立卷，从而影响了地方志资料的保
存和利用。 1992年9月，全国地方志工作会议纪要就指出：“在修志过程中搜集的丰
富地情资料是宝贵的财富，是修志部门优势和实力的体现，它来之不易。各单位要配
备相应的力量，认真保管、科学整理、合理使用，决不能任其散失或转移。”目前，
第二届修志工作刚刚开始，在这关键时期，强调志书出版后对资料进行整理与归档的
工作至关重要。
一、资料整理与归档的意义
历代地方志书汗牛充栋，而搜集的方志资料却很少随志书流传，这不能不说是一
大遗憾。方志资料，囊括了一方自然、社会、人文的历史与现状，涉及到各个领域，
对于研究当地的政治史、经济史、文化史、军事史以及科学技术史都能提供可靠、翔
实的依据。是用之于当代，传之于后世的宝贵财富。第一届修志伊始，各地、各部门
就不惜人力、物力、财力广泛收集修志资料，这些资料不仅为本届修志奠定了坚实的
修志基础，也为今后志书的续修以及本地区的精神文明和物质文明建设开辟了广阔的
资源。因此，及时搜集志书出版后的资料，开展地方志资料的整理与归档工作，具有
深远的历史意义和现实意义。
首先，地方志资料的整理与归档, 本身就是整个地方志工作的延续，也是整个地
方志工作的组成部分，是进一步拓展志书功能的重要依据。修志部门可以充分利用这
些资料档案编辑出版一些地情书为各级领导决策提供依据，为经济建设服务。也可以
利用这些资料中储存的大量史料，编写成乡土教材和风土人情故事，进行爱国主义、
社会主义传统教育，以及拓展为旅游宣传项目，最大限度地服务于社会主义物质文明
和精神文明建设。
其次，地方志资料的整理归档，可以弥补志书内容的不足。尽管志书对资料进行
了浓缩、提炼，但由于受体例、篇幅和编修要求的限制，势必无法将所有有用的资料
都包容进去，尤其是一些更为翔实的资料。方志功能发挥的不足，需要得到某种形式
的补充。而地方志资料档案正是这种补充的最好形式。有些具体内容在志书中不能直
接查到，但在方志资料档案中就能够得到较好的解决。同时，志后资料的整理和归档
工作，可以促进各地和有关部门建立起系统、全面的资料体系。通过相互协作，互通
有无，弥补各自在资料方面的短缺。
再次，可以防止资料的遗失。修志工作中最重要的一环就是资料的搜集与储存。
第一届修志开始时，就苦于资料缺乏，广泛发动群众搜集资料，因而许多资料都是出
自众人之手，而且还有一些资料散存在个人手中。如果不及时对资料进行整理归档，
任其散失或隐没，随着时间的推移，人员的变动，再去整理就很困难。
因此，搞好志余地方志资料的整理与归档，不仅是必要的，而且也是修志的重要
内容。每一届修志任务的完成，奉献给社会的不仅是新志书，而且还要有在修志过程
中搜集整理比较完整、系统的珍贵资料。
二、资料管理工作中存在的主要问题
当前，大多数单位对资料管理工作是比较重视的，但也有部分单位对资料管理工
作意识淡薄，有的甚至忽视了这项工作，认为编修志书是硬任务，资料管理工作是软
任务，志书出版后，就急于鸣锣收兵，草草了事，根本没打算整理方志档案，而仅仅
把方志档案作为志书素材，用完后就束之高阁。因此，资料工作没人管，对资料管理
工作既无要求也不作安排，有的虽有专人管理，但兼职过多或频繁调换，致使资料管
理工作与实际需要不相适应。另外，资料管理没有制度，没有工作程序，资料乱堆乱
放，造成部分资料散失或据为己有等。这些情况的存在，严重影响着资料管理工作的
正常开展。
由此可见，资料管理工作的确是一个需要引起重视和应当切实解决的问题，要编
一流的志书，必须要有一流的资料管理，高质量的志书和科学的资料管理是史志工作
密不可分的。因此，在抓紧抓好志书总纂的同时，也要加强资料方面的建设工作。
三、资料整理归档范围及归档方法
地方志资料的整理工作是使资料系统、有序、准确地归档的中心环节。地方志资
料来源广泛，数量也较多，只有及时认真地对资料进行整理，分门别类地进行立卷归
档，才能提高其使用价值，有效地服务于社会、服务于修志事业。
地方志资料的归档范围，主要指在修志过程中直接形成、并被选用或具有考查利
用价值的各种形式、各种体裁的材料，包括：
(一)修志全过程中的文书档案，它包括上级党政机关颁发的有关修志的综合性指
导文件，做出的修志决定，以及本机关修志工作的文件、机构设置、人员编制及各方
面发展变化的情况等材料；还包括修志工作计划、工作汇报、篇目设计及修志工作会
议和评稿活动的情况，各级领导为修志部门的题字、作序，年度总结等等。这类档案
真实地反映了修志机构的变化，修志队伍的职能活动以及修志各阶段的业务工作实绩。
(二) 志书出版后，志书的篇目、初稿、定稿及历次修改稿、资料汇编都应归档。因
为它是方志工作者系统地利用大量方志资料经过辛勤劳动，用科学的方法撰写而成的，
它能反映志书历经数载几易其稿成书的艰难历程，是方志档案的核心部分。
(三)修志部门在修志过程中的各种照片、录音、录像、光盘等资料，如地方志各
类工作会议的照片、领导出席各种活动的照片及讲话录音、录像；编修志书用的光盘
等。
(四)为修志而收集、征集、摘抄、复印的档案、文献、图表以及调查、口碑
记录等文字资料和石碑拓片、图章、票证等实物资料。
(五)为修志而收集、购买或交换的有重要史料价值的图书、报刊和重要工具书等。
资料归档的具体方法是：
(一)机关文件及修志过程中形成的文书档案，如上级党政机关、修志部门关于修
志工作的方针、政策、法规、计划、总结、汇报、通讯、会议纪要，统计报表以及机
构编制设置，人员聘用、任职等等方面的文书材料，依照《中国档案分类法》进行立
卷归档，并编写目录索引。
(二)对入志书之史料应按志书篇目进行分类整理，可以根据各自志书的篇、章、
节、目进行分类组卷。应先分析资料的使用价值，分成不同的保管期限，然后再在不
同保管期限的文字资料中，按志书的篇、章、节、目内容进行分类组卷；对内容繁杂
的材料，不能归入相应的“目”来组卷的，就归入相应的“节”来组卷，依次类推到
“篇”，如果还不能相应归入组卷的，就在“篇”之外另以“综合”类来组卷。对志
稿资料的整理，一种稿本可组成一卷，但材料多的一种稿本可按篇或章组成若干卷。
地方志资料组成案卷后，应对卷内的材料进行有条理的排列，给每份材料以适当位置。
(三)影像底片、照片、光盘等，应随其所对应的志书进行整理，一般说，对图片
等实物的整理，可根据其不同形状、大小和不同保管期限而定。能用纸张贴的，就用
与案卷同等大小的纸为底纸粘贴好，并注以文字说明，与有关文字资料一起放在相应
的篇、章、节、目中去立卷，不能粘贴的实物，采用袋装或盒装 (如照片的底片、光
盘等)。不能装的，就贴上标签，写上文字说明(内容包括：物品名称或内容、数量、
收集的时间、地点及保管期限等) 。对录音带、录像带等载体的资料，应用文字标出
摄、录的对象、地点、中心内容和负责者，单独存放。
(四)对于具有史料价值的图书、报刊和重要工具书的整理，按图书资料的管理方
法进行分类、登记即可，并应建立检索目录，以利查找。
志稿资料的案卷，一般不存在排列的问题，填写卷内目录时，只须将本志稿的编
写者、志稿的名称或分志篇、章、节的名称以及成稿时间、总页数或第几稿等分别填
入卷内目录的“责任者”、“题名”、“日期”和“备注”等栏。
在资料整理过程中要特别注意鉴别筛选。尽管在编纂志书过程中对入志资料进行
过反复甄别和挑拣，但大量未入编的资料在这方面还做得不充分，所以一定要加强对
这些资料的考证，并要重新进行排比、组织，使之成为有严密组织的一个整体。同时，
对一些要素残缺的有价值的资料，要从史学的角度出发尽量及时予以补齐，以免留下
遗憾。
所有资料、志稿、图片、光盘等实物资料整理立卷后，还应制作综合检索目录，
以便查阅。同时要建立一套科学合理的资料管理制度，由专人集中保管，严格借阅手
续。并做好资料档案的防火、防盗、防虫、防蚀、防潮工作，避免造成人为损失。实
践证明，修志单位在志书出版后，花一段时间对地方志资料进行整理与归档，对丰富
地方文献，促进修志机构更好地为社会服务，真正发挥其方便、迅速、有效提供信息
资料的功能，具有重要的作用。
最后强调一点，志书资料搜集整理的效果如何，首要因素和关键环节还是一个认
识问题。这需要方志工作者和史志部门领导从思想上进一步予以重视，真正以方志使
用功能的完善作为工作的出发点，为方志档案的整理提供必要的条件，在加强续修新
志工作的同时，切实加强该项工作的组织领导，采取切实可行的方法措施，把资料建
设纳入工作日程，定期检查与部署，力求充分、全面、细致地做好资料整理归档工作，
为新一轮修志奠定良好的基础。