对建设县级方志馆的设想

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陈希周
近几年,许多省、地(市)方志部门,按照中国地方志指导小组(以下简称指导小组)的
要求,建起了方志馆,用以收藏国家珍贵的文化财富--地情资料,并积极提供地情资
料为社会主义三个文明建设服务,有力地推动了方志事业的健康发展。但是,由于受
诸多条件的限制,全国县一级建设方志馆的还是凤毛麟角。如何才能改变这种状况,
有待于广大方志工作者认真的探索。笔者认为,县级方志馆的建设应采取“借窝生蛋”
的方式,即方志部门借用档案馆的库房、设备和办公场所,与档案馆联合建设方志馆。
就当前情况而言,联合建馆方式,不仅是必要的,也是可行的。

一、联合建馆的必要性和可行性
1、 县级地情资料的有限性,需要联合建馆。方志馆的建设必须有库房、设备和
丰富的馆藏内容,能够为用志者提供全面、系统的地情信息服务。然而在一个县范围
内,能够形成地情资料的单位并不多,而且,厂矿企业、镇村多数没有编修史志。因
此,县级方志馆,能收集的地情资料也较少。从目前已建成的县级方志馆来看,一般
馆藏的资料并不多。如山东省莒南县方志馆,仅收藏了地情资料2000余册,难以满足
广大利用者的需求。而县级档案馆,经过40多年的积累,已形成了丰富的馆藏,在这
些馆藏档案中,有相当数量的是地情资料,如收藏的党政机关领导的讲话、工作报告,
各机关单位的总结、内部刊物、文件汇编以及辖区内著名人物的著作、文集、族谱、
家谱等。方志部门与档案馆联合建馆,将一个县的地情资料集中在一起,可形成一定
规模,方便利用者查阅和使用。
2、 方志部门经费短缺,设备落后,需要联合建馆。目前,许多县级方志部门的
办公用房十分拥挤,根本无法腾出房屋用来建设方志馆。而且,办公经费非常紧缺,
特别是边贫地区的方志部门,连编修方志的经费都难以拨付,要筹集资金建设方志馆
谈何容易。与档案馆联合建馆,借用档案馆的库房和办公场所,既能缩短建设方志馆
的时间,又能缓解经费紧缺的矛盾。
3、 从公众对信息的需求特点看,需要联合建馆。当前我们已经进入了知识经济
时代,信息在社会发展和人们的工作、生活中起着越来越重要的作用,人们要求信息
部门为其提供丰富、系统的信息服务。但是,目前县级各部门形成的地情资料十分有
限,在这种情况下单独建设方志馆,由于受馆藏量的限制,很难为利用者提供丰富、
系统的地情信息。因此,方志部门有必要与档案馆联合建馆。
4、 联合建馆符合指导小组领导的要求。中国地方志指导小组的领导都十分重视
方志馆的建设,李铁映同志在全国地方志第二次工作会议上提出:“有条件的地方可
以筹建方志馆,一般地区也可以在图书馆设志书室。”郁文同志指出:“条件成熟的
地区要积极创办通志馆、方志馆。”笔者认为,当前县级方志部门与有关单位联合建
设方志馆符合中指组领导的指示精神,而且与档案馆联合建馆最为有利。原因是档案
馆保存的档案,绝大多数是方志部门所说的地情资料,而方志撰修人员收集的文字材
料也绝大多数来自档案馆。由此可见,方志部门与档案馆联合建馆,既方便方志人员
对文字材料的收集,也便于地情资料保管利用。
5、 从档案馆的任务看,联合建馆能促进档案馆的发展。《档案馆工作通则》规
定:“档案馆的任务是,接收与征集档案;科学的整理档案;开展档案的利用工作;
编辑出版档案史料;参与编修史、志工作。”并规定:“档案馆要特别注意接收和收
集与本馆馆藏档案有关的各种资料。”目前,各档案馆正积极接收档案资料,丰富馆
藏,开展规范化目标管理活动。而档案馆收集、征集的档案资料,其主体是方志部门
要收藏的地情资料。方志部门与档案馆联合建馆,把地情资料存放在档案馆,能够充
实档案馆的馆藏,有利于档案馆的发展。
6、 档案馆良好、充足的库房设备,为联合建馆提供了物质条件。从20世纪90年
代初, 各地都按照国家档案局颁布的《档案馆建筑设计规范》 的要求,采取省、地
(市)、县三级投入的方式,建起了较大面积的档案馆库。目前,多数县级档案馆还有
空闲的库房,这为联合办馆提供了物质条件。

二、联合建馆的优越性
1、 有利于发挥地情资料的作用。改革开放以来,许多档案也对社会公众开放,
档案馆已成为一个县的信息中心,方志部门与档案馆联合建馆,把地情资料集中在档
案馆保存,使档案和地情资料优势互补,更能发挥地情资料的作用。
2、 联合建馆,能保证地情资料的齐全完整。方志馆收藏的地情资料主要是本地
各部门编纂出版的史志书籍;本地党政领导的讲话、工作报告,党政机关的工作总结
以及编印出版的内部刊物、文献汇编;本地有影响的著作、论文集、报刊合订本;党
史部门、政协文史部门编纂出版的史料;本地著名人物、家族的家谱、族谱;有特色
的外地志书。这些地情资料,分布面广,形成的时间难以掌握,收集齐全比较困难。
而联合建馆,方志馆和档案馆可以发挥各自的优势,方志馆重点收集方志书籍,档案
馆则可以通过机关档案室收集领导讲话,各单位的总结、报告、内部刊物等地情资料。
这样互相配合,能确保地情资料的齐全完整。
3、 有利于节约资金,缓解目前经费紧缺的矛盾。联合建馆,方志部门借用档案
馆闲置的库房、设备,这样可以节省建设方志馆库的费用,将办馆经费用于志类书籍
的购置、交换和现代化设备的添置,加快方志馆的馆藏建设。
4、 有利于地情资料信息的开发利用,扩大方志工作的影响。联合建馆,方志馆
的管理人员,可以借鉴档案管理和档案信息开发利用的经验,搞好地情资料的保管和
开发利用,为利用者提供良好的服务。此外,联合建馆,利用者在查阅档案的同时,
也可以就近查阅地情资料,这样既能方便人们用志,也能扩大方志工作的影响。

三、联合建馆应注意的几个问题
1、 机构要独立。方志部门与档案馆联合建馆,说到底只是暂时借用档案馆的库
房和办公场所,不是合而为一。方志馆要与档案馆机构分开,挂上方志馆的牌子,配
备地情资料管理人员。
2、 业务要独立。联合建馆后,方志馆在业务上要保持独立性,对地情资料,要
单独排列编号,单独存放。为了解决方志馆和档案馆分别保存地情资料的矛盾,地情
资料要尽可能收集多套,供方志馆和档案馆分别保存。对那些档案馆有而方志馆没有
的地情资料,方志馆要进行复制,保证馆藏地情资料的齐全完整。
3、 制度要独立。方志馆要建立健全各项规章制度,以保证方志馆工作的有序开
展。
4、 用足政策,争取单独建馆。联合建馆,是县级方志馆创建阶段的权宜之计。
方志馆要在搞好业务建设,丰富馆藏的同时,用足政策,积极争取在较短的时间内筹
措资金,建设高标准的方志馆库,使方志馆早日独立。
(原载于《志苑》2003年第1期,《黑龙江史志》2003年第2期)