档案机构 苍山县在建国前分属临、郯、费、峰4县管辖，没有档案机构。仅有1937年至1947年的少数革命历史档案，存于山东省档案馆。1960年前县委、县政府有2个档案室。1960年3月1日在县委、政府2档案室的基础上，成立档案馆。1962年成立县档案科。1963年4月成立县档案局，1966年“文化大革命”开始后，档案馆封闭。1972年12月恢复县档案局。同时恢复档案馆，并合署办公。1984年档案局、馆一起撤销，改为县委办公室档案科。1986年5月恢复档案局、馆的建制。1993年10月撤销档案局，保留档案馆。1994年12月恢复档案局。1996年局、馆共有工作人员13人。
1956年县直机关部门陆续建立档案室，文秘人员兼做档案工作。县以下14个区设立档案室。1960年县委成立档案馆后，全县的基层档案室得到进一步完善。1972年在卞庄公社代村大队搞村级建档试点。1995年10月乡镇以下建立300多个村级档案室。1996年全县有党政事业单位档案室47个、企业综合档案室38个、乡镇档案室28个。
档案收集 50年代初，对流失在社会上的历史档案资料进行征集，后又对现行文书档案的归档范围作具体规定。1960年发布征集历史档案资料的范围，县档案馆征集到1947年至1949年反映华东局、山东分局、鲁中南区党委、临沂地委关于土改、监察、支前、肃反、救灾、报刊、杂志等资料，县档案馆进行了几次较大规模的接收。1960年3月，接收县委、县府档案931卷，革命历史档案26卷。1963年接收县直及公社档案927卷。1979年至1982年接收档案2714卷。1984年接收县直机关及22处人民公社档案5697卷。1992年接收县直部分1986年以前档案2366卷。1993年接收县直撤、并、改单位档案2319卷。1995年接收县直机关档案1787卷。县档案馆现存各种门类、不同载体的档案20256卷。
档案整理 县档案馆对所有馆藏档案进行了标准化整理，按照问题、年代，分级分类整理，装订成册。按不同规则、不同门类进行排列存放，并编制案卷目录、索引目录、人名卡片、文件卡片、分级文件目录、文号索引、专题目录、开放历史档案目录等多种检索工具。编写《苍山县档案馆指南》、《苍山县历次党代会、人代会简介》、《苍山县自然灾害纪实》、《苍山县档案馆重要资料简介》、《苍邳苏鲁边署水利纠纷大事辑要》等11种编研资料，约14万字。协助党史办公室编写《中共苍山县组织资料》38万字。对全县党政事业、企业单位及乡镇档案工作进行执法监督和全面业务指导。
档案鉴定 苍山县档案鉴定工作始于1962年10月，对1959年以前的县委、县府2个全宗档案进行全面鉴定。鉴定后分为永久、长期、短期3个保管期限。1980年县档案局对“文革”前的全部档案进行具体鉴定，把4572卷档案分别划分保管期限。1982年后在一年一度整理接收县六大班子档案的同时，鉴定工作同步进行。在县直、乡镇文书立卷会召开时，连同文件材料一并鉴定，划分全宗、门类，排列组合。
档案管理 接收进馆的所有档案进行集中统一管理，严格执行收集、鉴定、立归档、编目、保管、保密、统计、利用、销毁、借阅、查阅等各项规定，对不同载体的档案分门别类进行管理。专职管理人员每天对库房温、湿度进行记录，调整温、湿度。每月清对1次案卷，对接收的案卷进行编目、排列并接受查阅利用。全县基层档案室除部分文书档案外，还有人事、科技、工程、基建、财务，声像等专业档案。1996年底县档案馆管理达到省级先进二级档案馆标准，全县有省级先进一级机关档案室3个、先进二级机关档案室7个、省级先进三级档案室20个、省级先进企业档案室9个，县档案局被评为省级先进集体。
档案馆藏 县档案馆内存有1947年至1996年的革命历史档案和现行档案112个全宗，20256卷。另有声像、实物等专门档案767卷，图书资料6000册。编制各种检索工具目录330册，编研资料14万字。基层档案室现存文书档案11475卷、业务档案25915卷，科技档案7002卷，会计档案52000卷、干部职工档案14207卷、声像档案325盒。企业综合档案室现存档案21860卷，其中文书档案6362卷、科技档案3452卷、专门档案15350卷、声像档案52卷、编研资料35种、65300多字。
档案利用 县档案馆开放存期满30年的档案1253卷。把各种编研资料送到领导者手里。1979年以来档案馆平均每年接待查阅者800多人次，利用档案2000多卷次。1984年1500多人次。1988年1700人次。解决了领导决策、编史修志、落实政策、职级、工龄、工资、地权纠纷等重大问题。特别是为党史、县志编定提供大量的第一手资料。
人员培训 县档案局自1988年以来对县馆人员及全县党政事业、企业、乡镇专兼职档案员进行各种形式的培训，如函授、进修、专题培训班等。县馆有4人达到档案本科学历，有3人达到档案专科学历并普遍接受省、市档案业务培训。1988年12月举办一个月的市级专业培训班，共培训基层档案员70人，发地区档案局鉴印的结业证书。对28个乡镇党委秘书每年进行一次短训，每次2天，共培训7期，参训人员120人次。对县直机关档员培训3期，企业档案员培训34期，参训人员234人次。培训内容主要是学习《档案法》等法规文件及业务知识，如档案的前期控制，收集、整理、保管、利用等。
第三节 档案
档案机构 苍山县在建国前分属临、郯、费、峰4县管辖，没有档案机构。仅有1937年至1947年的少数革命历史档案，存于山东省档案馆。1960年前县委、县政府有2个档案室。1960年3月1日在县委、政府2档案室的基础上，成立档案馆。1962年成立县档案科。1963年4月成立县档案局，1966年“文化大革命”开始后，档案馆封闭。1972年12月恢复县档案局。同时恢复档案馆，并合署办公。1984年档案局、馆一起撤销，改为县委办公室档案科。1986年5月恢复档案局、馆的建制。1993年10月撤销档案局，保留档案馆。1994年12月恢复档案局。1996年局、馆共有工作人员13人。
1956年县直机关部门陆续建立档案室，文秘人员兼做档案工作。县以下14个区设立档案室。1960年县委成立档案馆后，全县的基层档案室得到进一步完善。1972年在卞庄公社代村大队搞村级建档试点。1995年10月乡镇以下建立300多个村级档案室。1996年全县有党政事业单位档案室47个、企业综合档案室38个、乡镇档案室28个。
档案收集 50年代初，对流失在社会上的历史档案资料进行征集，后又对现行文书档案的归档范围作具体规定。1960年发布征集历史档案资料的范围，县档案馆征集到1947年至1949年反映华东局、山东分局、鲁中南区党委、临沂地委关于土改、监察、支前、肃反、救灾、报刊、杂志等资料，县档案馆进行了几次较大规模的接收。1960年3月，接收县委、县府档案931卷，革命历史档案26卷。1963年接收县直及公社档案927卷。1979年至1982年接收档案2714卷。1984年接收县直机关及22处人民公社档案5697卷。1992年接收县直部分1986年以前档案2366卷。1993年接收县直撤、并、改单位档案2319卷。1995年接收县直机关档案1787卷。县档案馆现存各种门类、不同载体的档案20256卷。
档案整理 县档案馆对所有馆藏档案进行了标准化整理，按照问题、年代，分级分类整理，装订成册。按不同规则、不同门类进行排列存放，并编制案卷目录、索引目录、人名卡片、文件卡片、分级文件目录、文号索引、专题目录、开放历史档案目录等多种检索工具。编写《苍山县档案馆指南》、《苍山县历次党代会、人代会简介》、《苍山县自然灾害纪实》、《苍山县档案馆重要资料简介》、《苍邳苏鲁边署水利纠纷大事辑要》等11种编研资料，约14万字。协助党史办公室编写《中共苍山县组织资料》38万字。对全县党政事业、企业单位及乡镇档案工作进行执法监督和全面业务指导。
档案鉴定 苍山县档案鉴定工作始于1962年10月，对1959年以前的县委、县府2个全宗档案进行全面鉴定。鉴定后分为永久、长期、短期3个保管期限。1980年县档案局对“文革”前的全部档案进行具体鉴定，把4572卷档案分别划分保管期限。1982年后在一年一度整理接收县六大班子档案的同时，鉴定工作同步进行。在县直、乡镇文书立卷会召开时，连同文件材料一并鉴定，划分全宗、门类，排列组合。
档案管理 接收进馆的所有档案进行集中统一管理，严格执行收集、鉴定、立归档、编目、保管、保密、统计、利用、销毁、借阅、查阅等各项规定，对不同载体的档案分门别类进行管理。专职管理人员每天对库房温、湿度进行记录，调整温、湿度。每月清对1次案卷，对接收的案卷进行编目、排列并接受查阅利用。全县基层档案室除部分文书档案外，还有人事、科技、工程、基建、财务，声像等专业档案。1996年底县档案馆管理达到省级先进二级档案馆标准，全县有省级先进一级机关档案室3个、先进二级机关档案室7个、省级先进三级档案室20个、省级先进企业档案室9个，县档案局被评为省级先进集体。
档案馆藏 县档案馆内存有1947年至1996年的革命历史档案和现行档案112个全宗，20256卷。另有声像、实物等专门档案767卷，图书资料6000册。编制各种检索工具目录330册，编研资料14万字。基层档案室现存文书档案11475卷、业务档案25915卷，科技档案7002卷，会计档案52000卷、干部职工档案14207卷、声像档案325盒。企业综合档案室现存档案21860卷，其中文书档案6362卷、科技档案3452卷、专门档案15350卷、声像档案52卷、编研资料35种、65300多字。
档案利用 县档案馆开放存期满30年的档案1253卷。把各种编研资料送到领导者手里。1979年以来档案馆平均每年接待查阅者800多人次，利用档案2000多卷次。1984年1500多人次。1988年1700人次。解决了领导决策、编史修志、落实政策、职级、工龄、工资、地权纠纷等重大问题。特别是为党史、县志编定提供大量的第一手资料。
人员培训 县档案局自1988年以来对县馆人员及全县党政事业、企业、乡镇专兼职档案员进行各种形式的培训，如函授、进修、专题培训班等。县馆有4人达到档案本科学历，有3人达到档案专科学历并普遍接受省、市档案业务培训。1988年12月举办一个月的市级专业培训班，共培训基层档案员70人，发地区档案局鉴印的结业证书。对28个乡镇党委秘书每年进行一次短训，每次2天，共培训7期，参训人员120人次。对县直机关档员培训3期，企业档案员培训34期，参训人员234人次。培训内容主要是学习《档案法》等法规文件及业务知识，如档案的前期控制，收集、整理、保管、利用等。