第一节 档案收藏

档案收集
莱阳档案馆收集的范围是历史档案、现行机关档案、撤销机关档案、单位档案与其它资料等。
1956～1963年，莱阳曾三次行文，在全县范围内广泛收集历史档案材料。收集民国时期旧政权资料1850册(份)，除大部分上缴省、地有关部门外，余者由莱阳县公安局档案室保管；收集新中国建立前的革命历史档案2639份，除上缴省、地档案馆外，将其余的1570份，整理为219卷；收集1950～1955年期间县直机关材料并整理卷宗520个；收集钢铁厂、炼铅厂、县报社、手工业联社等28个撤销单位档案全宗598卷。
档案馆为保证立卷质量，将县委、县人委以及公社(乡、镇)机关应归档的文件、材料收集齐全后，进行加工整理，集中立卷，并形成制度，一年集中一次。
由于加强档案收集、接收工作，档案馆馆藏档案数量不断增加。1958年建馆时有档案3156卷；1965年有档案5731卷，资料6000册(份)(后经鉴定销毁一部分)；1980年为85个全宗11911卷，资料1948册(份)；1985年为15088卷，资料3486册(份)；1987年为16396卷，资料9000册(份)。
各基层档案室收集、保管档案范围是自己系统或单位在从事日常工作、科研、生产、建设中，形成具有保存价值的文件、图表、材料等。至1965年末，县直各部门及企事业单位104处档案室收集档案11109卷，其中文书档案10390卷，科技档案719卷；农村生产大队档案室644处，收集文书档案8250卷，帐簿13210本，凭证31784本。1985年，县直各部门及企事业单位178处档案室收集文书档案23340卷，科技档案13875卷。
档案保管
境内档案保管的基本要求和具体做法是：
防止档案损坏 针对档案易损原因，采用木板、线毯、胶纸将库房门窗密封，门窗玻璃涂抹隔光涂料；库房内安设温度、湿度计和通风装置以控制室内温湿度变化；库房地面进行加工处理，防止返潮、鼠害；库房内定期施撒灭虫剂，箱柜内放入适量樟脑球，以防虫害。
延长档案寿命 档案立卷时，按照规格大小，一律装订专制的卷皮；对字迹褪变档案，及时复制。1980年县档案馆恢复后利用打字机打印或手工抄写方法复制档案材料近百万字；档案资料要及时入柜上架，严禁随意堆放，防止受损。
维护档案安全 境内档案部门在保证档案安全工作中，采取主要措施是：加固库房门窗，夜间派员值班，备置防火器具(材料)，建立安全、保密制度，严格借阅手续。
履行档案交接登记 档案入馆时，办理案卷移交手续，填写案卷移交登记薄；入馆后，将接收的档案填印案卷号码，填写文书卡片、人名卡片。对重要文件要实行专门管理，重点掌握。案卷按永久、长期、短期分类，依年代为序分别装箱入柜保管。箱柜、全宗和案卷均编排序号，并设有“案卷存收索引”，为查、提案卷提供方便。