第二节 档案 史志

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档案
机构 1994年8月,设立经区档案馆,为正科级事业单位,隶属管委办公室,负责区内档案工作的指导管理及档案资料的收集、整理、保管和服务工作。2007年10月,档案馆增挂地方史志办公室的牌子。
馆舍建设 1994年档案馆建立初期,馆舍建筑面积105平方米,库房面积60平方米,档案资料柜6组。1999年增设计算机1台。2004年初,管委办公地址由建设大厦迁至世纪大厦,将办公大楼六楼设计为档案层。根据六楼的结构特点,设计成不同的功能区。管委投入60万元进行库房加固,投入150万元为库房配备气体灭火、温湿度自动控制、自动杀毒灭菌、自动电子密集架、防盗报警监控装置等设备,后期又投入40万元进行档案数字化及购买彩色打印机,高速扫描仪,集网络打印、复印、传真于一体的多功能复印机,高容量服务器,高配置计算机等设备。2005年10月,档案馆新馆正式投入使用,建筑面积1600平方米,库房面积1200平方米,设有综合库房区、部门档案区、城建档案区、人事档案区及办公区。同年11月,全省档案系统工作会在威海召开,42名档案界权威人士到区档案馆参观,档案馆以良好的软件、硬件设施,优质的管理赢得业界人士的一致好评。至年末,档案馆被评为省一级综合档案馆。
馆藏 2001年,档案馆将建区后区直各部门、各街道长期保存的文书档案全部接收入馆。2006年,将全区符合条件的档案全部纳入档案库房进行集中管理。年内,馆藏26个建档单位档案
19267卷,包括环翠区档案馆移交的崮山镇1987~1992年永久档案40卷、泊于镇1957~1992年永久档案244卷、蒿泊镇1987~1992年永久档案34卷,和各建档单位移交区档案馆的1992~2000年度永久档案2603卷、2001~2006年度长久档案1215卷、城建档案5260卷、人事档案5021卷、企业档案4850卷,其他馆藏资料包括图书杂志4000册、检索工具208本等,成为1992~2006年文书档案全部接收进馆并且纸质档案数字化100%的单位。2007年以后,各部门文书档案更加齐全和完整,档案门类更加丰富,档案馆由5年一接收改为3年一接收。2010年,将区直各部门、各镇、街道2007~2009年保管期限为永久的文书档案全部接收入馆。年末,馆藏文书档案达7060卷、城建档案15000卷、企业档案8501卷、财会档案12000卷;图书资料6500册、检索工具415本、纸质照片和底片近5万张、电子版照片10万余张、录像110盘。区档案馆重点馆藏有英租威海卫展览照片40幅、讴歌经区创业者的长篇纪实文学《时代丰碑》652册。
管理和指导 档案馆建馆后,每年对区内机关事业单位的文书立卷工作进行检查指导,要求各部门单位采用集中与分散相结合的档案整理方式。文书档案的整理方法,除管委办公室、两镇和3个街道采用“年度-问题-保管期限分类法”外,其他区直部门采用“年度-机构-保管期限分类法”或“年度-保管期限分类法”。其他专业档案按照各行业的具体要求整理。馆内库房设有不同的功能区,各功能区由使用部门专人负责,档案馆集中进行管理。库房管理严格采取“九防”(防光、防火、防水、防尘、防霉、防鼠、防虫、防盗、防破坏)措施,并在恒温恒湿的环境中保存,确保档案安全。2006年,将接收入馆的21万页纸质文书档案全部数字化,通过数字化建立的档案全文数据库使查阅档案的群众方便快捷,提高了档案的利用率,防止档案在查询中造成磨损、丢失,有效保护了纸质档案原件。2010年11月,对接收的2007~2009年入馆文件自主实施数字化加工,至年末完成录入6500条、扫描3万页。
2008年3月,管委办公室印发《威海经济技术开发区社会记忆工程实施方案》,在全区范围内开展以保存历史概貌、记录发展变迁为主题的“社会记忆工程”。至2010年末,收集区内22个标志性建筑、11个生活小区、13所学校、100余家重点企业、8个工业园区及98个村容村貌、10处历史古迹等优秀图片资料6万张、领导活动图片资料6万张、音像光盘30张,全区社会记忆工程资料库初具规模。
2006年10月,管委办公室印发《威海经济技术开发区行政村档案工作目标管理规范》,档案馆督促和帮助有条件的行政村开展档案达标升级工作。2007年以后,档案馆通过互动咨询、电话解答、现场指导等方式对区内机关事业单位提供档案咨询服务,至2010年末,指导区工商分局档案室升级为省特级档案室,公安分局、国税分局、地税分局、中信银行等单位档案室达到省二级综合档案室;杨家滩、城子、蒿泊、谷家洼等6个社区的档案管理分别达到市一级和二级档案管理规范化标准;皇冠花园社区和新都花园社区达到市一级档案管理规范化标准。
2009年5月,工委、管委印发《关于加强机关基础工作的意见》,要求各部门和单位加大部门文书档案管理和归档工作力度,重点做好科室业务档案建设和管理工作,及时收集整理相应的文字、音像、实物等各类档案资料,做到档案资料齐全、规范、不漏项。2010年5月,管委办公室印发《威海经济技术开发区机关基础工作标准》,对各部门和单位工作档案整理情况每季度进行一次抽查并通报情况,每半年会同目标责任制管理考核办公室组织一次考核,进一步规范机关工作档案。
编研和利用 至2010年末,档案馆先后编写书籍资料共计4种、3.5万字,接待利用者9000余人次,利用档案资料8万余卷(册)。
史志
2007年10月,设立经区地方史志办公室(简称经区史志办),与档案馆合署。2008年7月,经区地方史志编纂委员会成立。
2009年4月,根据《地方志工作条例》《山东省地方史志工作条例》有关规定,按照国家、省、市史志部门第二轮修志工作部署,经区史志办着手组织编纂《威海经济技术开发区志》(简称《经区志》)。至8月末,形成篇目设置初稿。9月3日,管委印发《威海经济技术开发区志编纂方案》,明确规定:《经区志》上限为1992年,下限暂定为2008年,在总纂阶段可根据实际情况将个别时段适当下延;记载1992年前后经区的筹建过程及建区以来发生的大事、要事,与经区有重大关系的其他事件,包括自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状,如实反映经济社会取得的成就和遇到的问题、经验与教训,存真求实、全面客观地记述和揭示经区发展的基本轨迹。修志时间分为7个阶段:动员阶段、组织培训阶段、搜集资料阶段、撰写初稿阶段、评议阶段、送审阶段和出版阶段。同月17日,《经区志》编纂动员大会在世纪大厦召开,工委、管委有关领导和市史志办领导出席会议,区直各部门,各镇、街道,驻区各单位分管领导和撰稿人员参加会议,《经区志》编纂工作正式启动。10月,举办撰稿人培训班,邀请市史志办专家讲授如何选取资料、撰写初稿,全区42名撰稿人参加培训。培训班结束后,经区史志办先后2次对篇目设置及分工进一步完善,至年末,篇目设置基本定稿。2010年,按编纂方案进入供稿阶段。各承编单位积极组织撰写志稿,编辑人员认真审阅、修改,提出意见和建议,与承编单位进行反复修改完善。至年末,《经区志》( 1992~2008 )各专业编志稿基本成稿。
经区管委非常重视地方志事业。1997年市史志办编纂《威海年鉴》后,管委办公室每年积极为其提供经区资料。经区史志办设立后,除致力于编纂《经区志》外,还积极为《威海市志》经区部分撰稿。2008年,为省史志办编纂的《山东省历史文化村镇威海》经区部分组稿并参加该书首发式,经区有8个村入选该书,涉及内容7000字、13幅图片。2009年,为市史志办编纂的《当代威海概览》供稿,经区有7800字入选该书;10月,为《威海市汶川特大地震救助援建志》搜集整理资料等。