青岛市科研档案工作始于50年代末。1961年, 根据中共中央《自然科学研究
机构当前工作的十四条意见》,中国科学院海洋研究所等5个较大规模的科研机构建立
健全了科研档案工作制度和专题技术档案。
1980年以后,在清理积存科研档案的基础上,各科研单位普遍建立健全了管理机构,
充实了档案干部,把科研档案工作列入了科研管理和科研工作程序,并规定科研项目结
束后, 科研档案要向档案部门归档,否则,不能进行鉴定,不能上报成果,不安排科研项
目,从而解决了课题档案不易收集的矛盾。
归档范围 青岛市各科研单位科技档案的归档范围是依据本单位科研活动的性质
确定的。涉及学科众多,研究手段和途径差别大,研究工作中形成的具有保存价值的科
技文件材料种类繁杂,归档范围也各具特色。
中科院海洋研究所科技档案室编制的科技档案归档范围涉及20个学科, 包括科研
工作的各个阶段,纵向按自然科学研究5个自然阶段中形成的科技文件材料的先后顺序
排列,即:科研准备阶段,研究实验阶段,总结、鉴定、验收阶段,成果奖励、申报阶段,
推广应用阶段。其中第二阶段以分支学科排列。横向款目以研究课题的类型, 即基础
研究、应用研究和发展工作依次排列,其序列可以反映出从开题到取得成果(包括成果
信息反馈)的全过程。同时反映出不同学科专业、不同类型的研究课题的归档范围,比
较直观地展示了各类研究课题应归档的科技文件材料的归档范围。
科研档案管理 青岛市各科研单位的科研档案一般按课题进行管理。每一课题在
完成或告一段落后,由课题负责人、科研人员及时将课题形成的科研文件材料,根据归
档范围进行归档,提出保管期限,注明密级,由所在室或有关领导作出鉴定意见,协助科
技档案室验收归档。归档后的档案经过系统整理、立卷和编号登记即可上架。为提高
档案利用效率,各单位建立了检索工具体系,建有档案总目录、分类目录、分类卡片目
录和专题卡片目录多种检索工具。各单位还开展科研档案的编研工作。中科院海洋研
究所档案部门与科研部门合作利用档案编辑出版了《苏北长江口海岸动力地貌调查研
究报告》,《渤、黄、东海调查研究报告》等成果。
海岸带调查和海岛调查科研档案 1979年国务院决定开展全国海岸带调查, 在这
次国家统一组织、各省市同时进行的综合调查中, 驻青岛市的各海洋研究单位承担了
山东海岸的海洋水文地貌、 化学、生物环保调查任务。在历时6年的研究中积累了大
量具有保存价值的科技文件材料。归档后形成了65卷科研档案, 主要包括开展海岸带
和滩涂调查的文件、规划、计划、有关规定、会议材料、工作总结, 各承担任务单位
的调查资料汇编、图集、专业报告、综合报告、区划、开发利用初步设想、调查成果
的审定验收意见以及水文、气象、化学、地质、地貌、环保、潮间带、浅海生物、各
个自然环境要素特征等方面的研究成果。为发展滩涂养殖和近海渔业生产提供了科学
依据。
1990年5月开始的青岛市海岛调查是继全国海岸带调查之后的又一重大海洋科研
工程, 是全国海岛调查的组成部分。海岛调查形成了大量文件、图表和成果报告等档
案材料。为了确保海岛调查档案的完整、安全和有效利用,成立了海岛调查档案组,对
全市所辖范围的海岛调查档案工作实行统一领导, 先后制定了《青岛市海岛调查档案
管理实施细则》 、 《青岛市海岛调查文件材料归档范围》、《青岛市海岛调查档案
(阶段)文件材料整理立卷要求》和《青岛市海岛调查档案审查验收实施办法》等规章
制度, 把档案整理、编目、归档、移交、验收工作列入海岛调查的总体方案。标书、
合同等有关文件单独设项。明确规定承担调查任务的各单位要保证归档材料的完整、
准确, 派专人负责收集、保管、整理,严格按海岛调查档案工作规章制度执行,并建立
档案保证金制度,对海岛调查全过程中的档案工作,实施有效监督。为了保证档案管理
与海岛调查工作同步, 档案组根据海岛调查的进程,实施阶段检查,把好调查基础材料
的质量关,强化了归档材料的前期控制,促进了海岛调查档案工作的全面开展。
农业科研档案 青岛市农业科研档案集中于青岛市农业科学研究所。该所自1985
年以来逐步完善了农业科研档案管理制度。1962年由情报资料室兼管科技档案, 集中
管理以往分散在个人手中的科研材料,1963年实行按课题立卷的制度。到1985年,形成
农业科研档案770卷,保存了一批具有较高价值的科技档案。该所从事苹果研究的技术
人员,从1956年起开始对山东苹果砧木进行研究,持续24年,始终没有中断,积累、整理
了完整的档案材料,其档案的完整性和系统性在国内也属少见。
青岛市农业科学研究所科研档案的归档范围主要包括:(一)各项专题计划、总结;
(二)各项成果的鉴定评审材料;(三)成果推广材料;(四)重要基本建设、精密仪器的图
纸、说明书;(五)在生产中形成的有价值的技术材料;(六)编印出版的科技材料、成果
汇编;(七)综合性的计划、总结、报告。档案的整理归档工作由课题承办人负责,以课
题为单位, 采取每年归档的办法,同一年中的材料必须保存在一个年度的档案中,越冬
作物则以收获年为归档年度。