档案整理 建国前, 青岛市机关档案已经采取了分类整理的办法。北洋政府统治
时期,胶澳商埠督办公署的外事档案分为租、交、讼、招、法、询、偿、债、聘、通、
居、运、船舰、游、杂等字, 共15大类。南京国民政府第一次统治时期划分档案保管
期限,1931年公布《青岛市政府暨所属各机关办事通则》规定:档案保存分为永久、10
年、5年和3年4种保管期限。档案编号一般分编为若干字、每字若干号、每号若干宗、
每宗若干卷。
1933年11月, 青岛市政府秘书处提出整理市府档案办法,1934年1月制定《整理卷
宗办法实施大纲》, 档案实行类、组、宗、案、件5级编档法,即“以同一部分事件为
类,类以下分为组、组以下分为宗、宗以下分为案、案以下分为件,每一件以一来文及
附件, 或一去稿及附件分别计之”。“每一案装成一卷,每卷以容纳15件为限,满15件
以上时即续装一卷, 称为某案第二卷”,至于档案分类,则按市政府“组织及其他需要
情形分为15类: 党务、总务、社会、公安、财政、工务、教育、港务、观象、农林、
外交、自治、宣传、统计、会议”。
日本第二次侵占青岛后,伪青岛特别市公署(政府)文件立卷采取“历年制”,即每
年由各科集中立卷, 并编制卷宗目录及文书类纂详目录, 交文书科统一保管。文件按
“类”、“项”、“目”三级分类,重要文书以一事件为一卷,非重要的零散文书则集
合同类事件立卷。档案保管期限分为甲种永久保存,乙种保存10年,丙种保存5年,丁种
保存1年。
南京国民政府第二次统治时期, 政府机关中出现多种档案分类方法。市政府秘书
处采取以业务性质进行分类的方法, 按“类”、“编”、“组”、“案”逐级划分。
“类”依组织及案件的性质命名,设置总务、法制、财政、社会、警察、工务、教育、
港务、地政、公用、卫生、农林、外事、气象、会计、人事16类;“类”下设“编”,
“编”下设“组”,“案”即案卷,按照时间顺序编案。
财政局的档案分类方法则以主办科为分类依据,“类”以各科室的第一个字代表,
“项”以各科的职能划分,“项”细分为“目”,“目”下为依次排列的“卷”。
青岛解放初期,青岛市各档案室采用“类”、“纲”、“目”分类。
1951年底,中共青岛市委秘书处提出了《关于改进档案工作的初步意见》,规定档
案按组织系统分类,组织系统内按性质分属类。即市委总档划分为:市委分档,各党组、
党委分档,区委、郊区委分档,各部委分档。市委分档(主要是以市委名义形成的档案)
又按性质分为: 总类、会议记录、机关工作、群众来信、整编节约、组织工作、宣传
工作、工矿工作、统战工作、政法工作、农村工作、军事工作11属类。1954年国务院
《关于加强国家档案工作的决定》发布后, 青岛市机关档案工作逐步走上正轨。中共
青岛市委档案室接收的档案,均按年代结合组织机构进行分类整理,按照档案分类方案
和案卷数量,将案卷目录汇集成册,根据案卷目录编定卷号。
1959年档案工作实行党政档案集中统一管理后, 各机关档案室统一管理本单位的
党政工团档案,档案分类方法开始以党的档案为核心,以集中反映机关内党的领导活动
和党的路线、方针、政策的贯彻执行情况。档案分类排列一般采用组织机构——年代、
年代——组织机构、年代——问题等方法。档案室保存的档案保管期限分为永久、长
期(15年以上) 、短期(15年以内)三种。凡是本机关工作形成的,记载和反映本机关主
要职能和活动情况, 对工作查考、总结经验和科学研究、历史研究有长远利用价值的
档案, 均作永久保存;凡在一个相当长时间内具有查考利用价值的作长期保存;在一定
时间内具有利用价值的作短期保存。
1979年以来, 档案整理工作在制度建设方面得到健全。普遍建立了档案整理、管
理、分类、保密、鉴定等制度。档案整理也趋于规范化、科学化。档案编号实现了全
市统一, 馆室统一,全宗划分统一,档案分类标准一致,保管期限划分界线清楚,装具规
范。
检索工具建设 1934年后,市政府管卷室编制了三种档案检索工具,案卷总登记簿、
卷宗分类案目簿、卷宗纲目簿,著录内容详细,可以从分类角度检索档案。
50年代末, 青岛市机关档案室加强了检索工具建设,除案卷目录外,还编制了档案
存放地点索引、专题索引等。1963年,全市各级档案室为建国前的档案建立目录索引2
种、专题目录15种、案卷目录67本;为建国后的档案建立目录索引493种、专题目录53
种、案卷目录1 185本。1983年青岛市开展两编(编目、编研)工作后,机关档案室编制
了多种检索工具,逐步建立了档案检索体系。除案卷目录外,还有全宗介绍、人物卡片、
组织卡片、全宗文件卡片、重要文件卡片、专题卡片目录、文件字号索引等。1990年,
全市机关档案室建立了案卷目录2 888本,全引目录1 137本,文件卡片130 281张,人物
卡片575 000张,照片卡片13 456张,专题卡片13 200张。