建国前, 青岛市各机关文件的立卷归档程序一般是:机关收文由长官签阅交办后,
发文由挂号处发出后, 管卷员即将所收的来文或发文底稿分别次序,按事由分编卷宗,
并登入卷宗簿, 储存档架,以便检阅。机关立卷归档有两个特点,一是文书立卷归档工
作由档案管理人员直接办理,二是接收档案的范围包括所有公文,凡文件处理完毕一律
归档,即所谓的“有文必档”。
建国初期,青岛市机关文书工作沿用建国前传统做法,由档案室负责立卷。1954年,
中共中央召开全国档案工作会议, 通过了《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理
和档案工作暂行条例》,肯定了文书处理部门立卷的做法,青岛市也根据这个《暂行条
件》的规定逐步推行了文书处理部门立卷归档制度。1956年4月,中共中央召开第二次
全国档案工作会议, 讨论通过了《中国共产党县级机关文书处理工作和档案工作暂行
办法》。同年12月, 国家档案局召开全国政府系统第一次档案工作会议, 讨论通过了
《国家机关文书立卷工作和档案室工作通则》。青岛市通过对这两次会议精神的贯彻
落实,在全市各级党政机关和企事业单位普遍推行了由文书处理部门立卷归档的制度。
“文化大革命”期间,这一制度遭到破坏。1980年恢复整顿档案工作期间,恢复健全文
书处理部门立卷制度被列为一项主要内容。
归档范围 50年代, 关于文件归档范围尚无统一的规定。1963年青岛市档案管理
局制发《各级机关文书立卷归档工作的几项规定》,规定了13类必须归档的文书材料:
(一) 上级机关发给本机关执行或参照执行的文件和电报;(二)本机关发出的各种文件
和电报(包括内部文件);(三)本机关各种会议记录和会议文件;(四)本机关负责同志的
讲话、报告稿和领导人之间商讨工作的重要来往文书;(五)各项政治活动中(包括各种
临时办公会) 所形成的文件;(六)本机关所做的各种调查形成的材料;(七)本机关处理
案件和重要人民来信;(八)直属下级机关报送的重要报告和本机关的批复;(九)上、下
级和本机关为处理重要问题形成的来往文书;(十)本机关各种重要统计报表;(十一)本
机关公开或内部出版的刊物、书籍;(十二)本机关的财会账簿、凭证、报表等;(十三)
其他有关照片、录音、技术文件等。
1980年恢复整顿档案工作期间, 青岛市各机关档案室都把建立归档范围作为一项
重要内容,制定了具体的归档范围,主要包括:(一)本机关在贯彻执行党的路线、方针、
政策和工作活动中形成的重要文件, 如决议、决定、指示、规章制度、报告、会议记
录、会议文件、统计文件、典型调查材料、人员任免与奖励材料、信访材料和照片、
影片、录音带等; (二)与本机关有关的重要文件、有密切关系的上级机关和下级机关
的重要文件; (三)本机关进行工作、总结经验需要查考的上级机关和下级机关的依据
材料;(四)具有查考价值的本机关和上、下级机关的一般性文件。
1987年以来,青岛市各级机关档案普遍执行国家档案局《机关档案业务建设规范》
中提出的档案归档范围,并据此制定了适合本机关实际情况的档案归档范围。
为准确划分归档和不归档材料的界线, 各机关还制定了不归档文件的范围。这些
材料包括: 重份文件,无查考价值的事务性、临时性文件、来往签发的文电草稿,一般
性文件的各次校对稿、一般性的意见和建议;机关内部互相抄送的文件材料;本机关领
导人兼任外机关职务形成的不需要贯彻执行或无查考价值的文件材料; 下级机关送来
的不必备案、越级或非隶属机关抄送的一般性、不需办理的文件材料等。
立卷归档方法 青岛市各级机关立卷归档工作主要采取平日积累与年终立卷相结
合的方式。各机关根据自己的职责,参照文书立卷的原则、范围和方法的要求,针对可
能形成和要求形成的文件, 事先编制文件归档条目,设置案卷类目,开展平日归档。50
年代起,青岛市即利用案卷类目,进行立卷归档。当时制定的《中共青岛市委机关文书
处理工作试行规则》要求: “秘书部门负责人(秘书科、文书科)在每年年底或第二年
年初, 组织文书处理工作人员拟定次年的案卷类目”、“文书处理工作人员根据案卷
类目的条款设置空卷皮, 将日常工作中办事完毕的文书,分别放入有关卷夹内,逐步积
累立卷材料。”
立卷形式主要分集中立卷和分散立卷两种。 1985年全市机关共形成文件871 126
份,归档文件330 664份,形成永久档案8 590卷,长期档案9 151卷,短期档案4 709卷。
1990年市直机关共立文书档案8 354卷,科技档案795卷,会计档案等专业档案3 818卷,
声像档案1 028盒、册。