青岛市档案馆接收档案进馆后,按照全宗性质设定全宗名册,根据全宗号的顺序进
行登记。建立档案总登记制度,掌握档案的收进,移出等变化情况。
为维护档案的完整与安全, 青岛市档案馆建立了定期清点档案制度。档案保管有
严格的责任制,档案出入库实行登记制度。
青岛市档案馆藏档案多以木质架、橱存放。档案架、橱编制统一顺序号, 档案资
料按全宗、目录、案卷的顺序排列,并在每个架、橱上编制固定号,以便查找利用。馆
藏档案多以卷皮包装, 少量档案以卷盒包装。每个全宗都设有全宗卷。全宗存放编有
位置索引和示意图,注明档案全宗、目录、案卷号、库房和架橱号,以方便管理利用。
档案库采取全密封措施, 装有湿度自动控制设备,全年湿度保持在65%以下。夏季温湿
度偏高,根据观测温湿度变化情况,及时采取措施,使库房温度达到档案保管要求。
库房管理坚持“以防为主、防治结合”的原则,实行严格、科学的管理,认真做好
防火、防尘、防潮、防虫、防光、防盗工作,保证库房的绝对安全。
由于馆藏档案基本上是纸质载体, 随着保存时间的延长部分档案存在褪变问题。
1984年7月, 档案局组织对建国后5个全宗、5个不同年代的167卷档案,建国前260卷32
217页档案的抽样调查分析,建国前档案非正常页数占34．4%,其中,纸张变脆尚未破损
的占3．9%, 已破损尚可修复的3．3%,严重破损的占27．2%。另外,还有字迹褪变、扩
散等问题的档案占14．01%。建国后档案有字迹褪变, 扩散等问题的占22%。为保护档
案, 青岛市档案馆自1981年起,采取措施开展破损档案抢救工作,由专人进行托裱、修
补、加固和复制。1986年购入档案缩微设备,通过拍摄档案缩微胶片,为档案利用提供
缩微制品,以延长档案原件的寿命。到1990年,完成了青岛市建国前发行的报纸77种、
464册的缩微任务。
1964年,青岛市根据中央和中共山东省委关于备战工作的指示精神,把建设后方档
案库列入重要备战措施来部署。1966年,根据国家档案局召开的华东局沿海5省市档案
战备工作会议的精神, 和中共山东省委、中共青岛市委备战领导小组的档案战备工作
要求, 在栖霞建立了青岛地区后方档案库,保存市党、政机关的重要文书档案,市司法
部门的重要业务档案,市委管理的干部档案,以及重点市政工程设施、交通、桥梁、电
讯、 管道等的基建档案和市管企业的重要设备、尖端产品等技术档案。1979年7月因
大雨致使后库部分档案泡湿污损,1980年5月将后库档案和设备全部安全运回青岛。
1990年,青岛市档案馆共保存档案133个全宗,438个目录157 020卷,案卷排架长度
2 878．2米;其中,建国前档案61个全宗、187个目录、111 665卷,革命历史档案29卷,
建国后档案72个全宗、251个目录、45 326卷。