1865年东海关在青岛设分卡,开始形成并保存了一批海关档案。
德国侵占青岛时期, 胶澳总督府在办公厅下设档案室,管理总督府档案;总督府的
职能部门也各自建立档案室,管理本部门的档案文件。档案室除管理档案外,还兼管收、
发文件等工作。档案的种类有文书档案、城建档案等。
日本第一次侵占时期, 侵占青岛的日本青岛守备军各机关秘书部门负责档案的管
理。随着一些规模较大企业的建立,企业也相应建立了档案。日本撤离青岛时,掠夺了
大量德日侵占时期档案,致使青岛早期档案所剩无几。
北洋政府统治时期, 胶澳商埠历届政府都设立了档案机构。各机关档案机构的设
置没有统一的规定, 有的以科为单位管理档案,有的由各股办事员负责保存,有的由总
务部门统一管理。1924年8月20日, 《胶澳商埠督办公署办事规则》规定,在各处科设
专门管理档案的管卷室,指定专人,负责保管各股汇交的档案。由于实行有文必档的做
法, 档案数量增长较快。但档案管理仍处于分散状态,各科、股均有自己的档案,管理
方法上自行其事,工作极不统一。
南京国民政府统治青岛后,政府机关仍设科、股管理档案,区街的档案管理也得到
加强,各区公所设置文卷室。档案工作制度有所健全,出现了《青岛市财政局管理档案
简则》、《青岛市区公所保存文卷简则》等专门的档案管理制度。1933年随着南京国
民政府“提高行政效率”运动的开展,青岛市也开始酝酿改革档案工作,青岛市政府秘
书处于11月18日提出《整理本府卷宗办法》,决定将第一科管卷室改为总管卷室,统一
管理市政府秘书处各科、股档案。工作方法也由以前按机关管理改为分类管理, 实行
“类”、“组”、“宗”、“案”、“件”五级编档方法, 档案管理分散的状态有了
较大的改变。
日本第二次侵占青岛前, 青岛市政府档案有的内迁重庆,有的就地隐藏,有的随军
撤退,致使大批档案散失损毁。日本侵占后,伪青岛特别市公署档案初为各部门自行保
存,1942年8月伪青岛特别市公署规定,公署档案由总务局文书科负责保存。这一时期,
青岛档案工作被“日化”, 连档案工作术语也改用日称。日军除直接插手政府档案工
作外, 还搜集了一大批山东等地的经济档案,以日本商工会议所为据点,利用这批档案
制定掠夺中国经济的所谓“开发计划”。
南京国民政府第二次统治时期,青岛市政府及所属各机构立即恢复档案工作,同时
还从重庆等地迁回档案,以维持行政工作的需要。这一时期,青岛市档案工作出现了两
种不同的体制,青岛市政府秘书处以第一科文书股管卷室管理档案;青岛市财政局则成
立了专门的档案管理机构,在第一科设置专门管理档案的档案股,财政局还采取了文书
处理部门立卷归档等办法。1949年国民党政权撤离青岛时,掠走、烧毁了部分档案,造
成难以弥补的损失。
青岛解放前夕,中国人民解放军青岛市军事管制委员会执行1949年4月25日发布的
《中国人民解放军布告》(即约法八章) 将档案列入接收计划。军管会入城后,迅速封
存、接收了国民党政权遗留的所有档案。
建国以后,青岛市档案工作在中共青岛市委、市政府的领导下,逐步走上了规范化、
专门化、科学化管理的轨道。1950年6月, 中共青岛市委设专职档案管理人员,列入编
制序列。此后,不断地充实完善档案管理机构。
1956年,中共中央办公厅召开全国档案工作会议,国务院发布《关于加强国家档案
工作的决定》,中共青岛市委、市人民委员会加强对档案工作的领导,分别设置档案科。
1959年8月, 青岛市贯彻中共中央《关于统一管理党、政档案工作的通知》,集中统一
管理全市党和政府系统的档案工作。在此期间, 全市完成了清理建国以来积存档案任
务, 推行了文书处理部门立卷制度。1963年5月,青岛市制定了《各级机关文书立卷归
档工作的几项规定》和《市级机关档案材料保管期限参考表》, 第一次在全市实行了
统一的档案工作标准。科技档案工作初步发展, 企业、科研和城市建设等单位普遍建
立了科技档案机构,制定了科技档案管理办法。
“文化大革命”时期, 青岛市档案工作受到严重冲击,档案机构严重削弱,规章制
度遭破坏。
中共十一届三中全会以来, 青岛市档案事业进入全面发展的新时期。加强了业务
建设和制度建设, 档案设备亦不断更新,档案管理水平不断提高,全市已经形成了以档
案馆为主体,遍及各行各业、多层次的档案工作网络。
档案工作成为社会主义建设的一项专门事业。档案工作摆脱了单纯围绕机关服务
的小圈子, 面向社会,面向各项建设事业,发挥了重要作用。档案工作已经渗入工业、
农业、科研等各个领域。科技档案为越来越多的人所重视, 会计、教学、艺术等专门
档案逐步建立。各单位开始重视收集、管理声像档案等不同载体的档案。档案馆接收、
征集档案的范围也更加广泛。
1987年《档案法》公布后, 档案开放范围进一步扩大,不仅开放建国前档案,还开
放满30年的建国后档案; 公民个人可持合法证明到档案馆查阅开放档案。利用档案的
人次和卷次进一步增加。各级档案室也主动开展服务, 为本机关的业务工作提供了依
据。