山东的地名工作机构是从1979年开始陆续建立起来的。随着全省地名普查工作的
开展，各级地名委员会办公室均形成了大量的地名档案资料。为了加强对这些地名档
案资料的管理，地名档案工作逐步建立起来。
1983年5月， 中国地名委员会、国家档案局联合颁发了《全国地名档案管理暂行
办法》和《地名档案保管期限表》。《暂行办法》对地名档案的管理原则、各级地名
档案工作的基本任务、地名档案工作体制和干部、地名档案的保密和利用、文件材料
的整理和归档、地名档案的管理和移交等，作出了具体明确的规定。山东认真贯彻这
一《暂行规定》，于同年11月在费县召开了全省第一次地名档案工作座谈会。会上，
山东省地名委员会与山东省档案局组织与会人员深入学习了《暂行规定》，并推广了
费县建立地名档案工作的经验。会议要求各级地名委员会办公室按照中国地名委员会
和国家档案局的要求，尽快落实人员、经费和设备。会议以后，各市地、县地名委员
会逐步加强了地名档案工作。到1985年底，全省已有67个市地、县建立了地名档案室。
1986年4月， 山东省地名委员会与山东省档案局在梁山县召开了全省第二次地名
档案工作座谈会。会议回顾了全省第一次地名档案工作座谈会以来的情况，研究了今
后地名档案的建档任务，要求到1986年底，全省各市地、县都要把地名档案建立起来。
1986年7月， 山东省地名委员会办公室为了统一全省地名档案的整理方法，制发
了《地名档案分类编码组卷建档实施细则》。
1986年11月，山东省地名委员会办公室地名档案室组建为山东省地名档案资料馆，
负责全省重要地名档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作，并负责
对全省地名档案工作的指导、监督与检查。
1987年5月至6月，山东省地名委员会办公室与山东省档案局组成联合检查组，对
全省各市地、县地名档案的建档情况进行了检查验收。此次检查验收，极大地促进了
全省地名档案工作。到1990年底，全省各级地名委员会办公室已全部建立起地名档案，
实现了地名档案的规范化管理。
全省地名档案工作实行统一指导、分级管理。各地地名委员会形成的全部文书档
案和地名档案为一个全宗，实行集中统一管理，不得分散。
全省地名档案按不同文件材料的特点分类整理。地名档案分为文书、地名调查和
成果、编译出版、科学研究、国际会议及交往五大类。文书类按一般机关的文书档案
立卷原则和方法进行整理；地名调查和成果等类按每项专业活动或一个专题研究程序
与档案形成规律进行整理。
全省地名档案由于形式和载体多样化，因此在保管上采取了不同的方法。如文书
类档案实行立卷保管；四项成果中的文字概况与地名表装订成册保管；地名卡片装入
卡片柜或卡片箱、盒保管；地名图装入图筒或放入专用柜保管；照片、胶片、录音录
像档案实行专柜保管等。
全省地名档案按各类条款顺序排列，同类档案依保管期限不同分类排列，地名调
查及成果类结合行政区划和地名类别排列。