明、清两代，山东各衙门已有文书档案保存，但对档案的管理情况已无从查考。
民国时期，国民党山东省各党政机关大都建立了档案工作，并对档案的管理制定
了一些规章制度，开展了一些工作。
1928年11月，国民党山东省政府转发《县政府办事通则》，要求各县政府应备档
案室，置科员或事务员保管文卷。
1930年，国民党山东省政府颁发《山东省各县区公所办事通则》。《通则》规定
区公所办竣的文件应交管卷职员编号存档。
1931年，国民党青岛市政府颁发《青岛市政府暨所属各机关办事通则》。《通则》
规定，档案应分为永久、10年、5年和3年4种保管期限保存。
1934年，国民党青岛市政府秘书处制定《整理卷宗办法实施大纲》。《大纲》要
求对市政府的档案实行统一管理，并采取类、组、宗、案、件五级编档法进行整理。
1935年，国民党山东省政府转发了内政部咨送的《福建省各县区公所保管文卷简
章》。《简章》将文卷区分为最要、次要、寻常三种，并规定最要文卷要永久保存。
山东各县区公所对档案的整理基本上是仿照这一简章进行的。
1936年，国民党山东省政府政务会议批准了《山东省政府秘书处档案室管卷规则》。
《规则》规定对省政府合署办公后的档案要由档案室实行集中保管。
1937年，抗日战争爆发后，国民党山东省政府各厅、处将档案转移至临朐、沂水
等偏远村庄，但由于日本侵略军的进攻和侵占，大部档案遭到损失。
日本投降后，国民党山东省各级党政机关的档案工作开始恢复，但在档案的管理
上仍没有统一的规章。如对档案的整理，青岛市政府秘书处采用的是“类、编、组、
案”整理法，即首先以组织及案件的性质分类，类下设编，编下设组，组下为案卷；
青岛市财政局采用的是“类、项、目、案”整理法，以科室分类，类下以科室的职能
设项，项下细分为目，目下为卷；山东省政府各厅局则采用“门、类、目、案”整理
法，首先把一个厅局的档案分成若干门，门下依案卷的性质分为若干类，类下设目，
目下为案卷。
日伪山东省各级政权机关在档案管理方面也制定了一些规章，开展了一些工作。
1938年3月，日伪山东省公署成立后，随之建立了档案工作。但在建立之初，档
案归纳多有割裂或混淆不清的弊端。为此，伪山东省公署即于1940年对公署成立以来
形成的所有文卷进行了重新整理。其整理方法为：分年编整，分庶政、民政、财政、
建设、教育、警务、杂项七大类，分类归纳，各类又按事物性质，别为系名，标列卷
签，同时分年设立卷宗登记簿，记载案由卷号。”
1941年，伪山东省公署鉴于文卷由各科室分存不够统一的状况，决定筹设总分档，
将各科室旧存文卷统送文书股，改装新式卷夹。1941年4月，山东省公署秘书处奉准
施行《山东省公署秘书处档案保管规则》，正式设立总分档，总档由秘书处第二科文
书股派员负责保管，分档由各科室派员保管。为便于保管和查考，总分档应设立收档
总单、档案总簿、档案分类簿、档案细目簿等。总档管卷人员每半年应编制案卷目录
一次，印送各科室股存查。
1942年11月，山东省公署颁发了《山东省各道、市、县、区署档案保管通则》。
《通则》规定，对该《通则》公布以前归档的卷宗，均应依该《通则》的要求重新整
理。并规定档案应派员负责保管，隶属于秘书室；如果需要，秘书室可设总档，其它
局科所可设分档。
在民国时期，中国共产党山东各级组织及党领导下的各级政权十分重视档案工作，
但由于客观条件的制约，档案的管理还是很有限度的。
在第一、二次国内革命战争时期，山东各级党组织十分注意档案文件的保存，但
由于党组织经常遭到破坏，许多重要档案文件被敌人抄走或被迫销毁了。
抗日战争时期，中国共产党山东省各级组织及党领导下的军队、政权机关和群众
团体，都建立了档案工作，指定专人保管档案。但由于当时处在战争环境下，党、政、
军、群机关经常转移，有些档案文件被迫销毁或在隐匿中失踪。
抗日战争胜利后，中国共产党领导下的山东解放区对档案的管理工作更加重视，
档案工作有所加强。1945年12月，胶东行署发布训令，要求各级政府要建立档案工作，
对所有往来公文及重要信件、发文必须留底，并按时分类保存，不得随意遗弃及烧毁。
1946年上半年，胶东行署在各专署、市政府、县政府秘书联席会议上要求：目前各政
府的档案工作应从整理旧的、建立新的着手；对档案的保存，一定要设立档案箱，并
加强统调和登记工作。1946年10月，山东省政府制定处理公文办法规定：凡正式公文
或业务指导之重要文件，要统一交资料室保管，并分类编号，登入材料编存簿。于此
同时，山东省政府秘书处还要求各单位在国民党军队向解放区大举进攻的情况下，要
妥慎保管文件，将现有文卷着手整理保存，如需销毁，必须经审核批准。
1949年7月，中共中央山东分局、山东省人民政府通过制定有关的规章制度，进
一步明确了档案管理的职责。各专、市、县机关也开始重视档案的管理工作。