第四辑 档案统计

档案统计是进行档案科学管理的重要手段。50年代以前，全省尚无统一的档案统
计制度。60年代前半期，全省档案统计制度开始建立，但统计项目有限，而且执行上
也存在许多问题。1983年以后，全省的档案统计工作逐步健全。
1960年，中共山东省委办公厅提出了建立档案材料统计制度的要求，要求各级档
案馆要建立本馆档案材料收进、移出登记簿，全宗名册，目录登记簿等，并要求各档
案馆年终要向省档案局，县（市）档案馆要向市、地档案科报送全宗卡片和年度全宗
档案变化情况。
1962年，山东省档案管理局经省统计局批准，制定下发了《档案馆情况统计表》，
统计项目包括保管档案的数量、库房、设备、利用及案卷损坏情况等。由于部分档案
馆对该报表的填报工作做得不好，因此严重影响了统计工作的质量，使省档案局很难
全面、准确地掌握全省档案馆的情况。
1965年1月，山东省档案管理局经省统计局批准，又重新制定下发了《档案馆情
况统计表》，要求各市、专区档案局馆1964年一律按新的统计表填报。新统计表包括
对馆藏建国以来档案资料、革命历史档案资料、旧政权档案资料和技术档案资料等各
种档案资料的数量、鉴定、查找工具、编写参考资料、档案利用情况等方面的统计。
该表下发后，由于各馆对统计指标理解不一，口径不一，因而造成了汇总的困难，使
统计报表的作用受到很大影响。
1966年5月“文化大革命”开始后，使全省本来就不健全的档案统计工作又被迫
中断。
1981年10月，山东省档案局又发出了《关于恢复健全档案工作统计制度的意见》，
要求各档案部门都应迅即着手研究建立健全必要的统计工作制度，如档案的收集、整
理、保管、鉴定、编目、编研、利用等登记统计；对于上级业务部门统一制发的报表，
各档案部门要固定专人分管，填写要严肃认真、实事求是，确保报表质量。《意见》
还附发了《档案馆基本情况统计表》等五种报表。从此，全省档案馆的统计工作逐步
恢复和健全。
1982年，国家档案局经国家统计局批准，制定下发了全国统一实施的《档案工作
基本情况统计年报》，经试行后于1984年正式执行。该统计年报的档案馆部分为《档
案馆基本情况表》，统计项目包括：省（区、市）、地（市、州、盟）、县（区、旗、
市）各级各类档案馆的数量，编制，现有专职人员的年龄、文化程度、档案专业程度、
专业技术职称；各级各类档案馆馆藏档案的全宗数、案卷数、已整理编目档案数、声
像档案数、档案缩微数；各级各类档案馆利用档案、资料的卷册数和人数，以及建国
前后和编史修志、工作查考、学术研究、经济建设等各方面分别利用档案的卷数；各
级各类档案馆本年接收档案情况、馆藏资料情况、本年编研档案资料情况、档案馆面
积、馆内设备等。该统计报表还对每一项统计指标做了详细的规定和说明。此后，全
省各级各类档案馆的统计工作主要是围绕这一统计报表进行的。其具体做法是：每年
第一季度，各档案馆完成本馆上年度统计报表的填报工作，各市地档案局并对本市地、
县档案馆的报表进行汇总，上报省档案局；第二季度，由省档案局对山东省档案馆和
各市地档案局汇总上报的报表进行汇总，上报国家档案局。从1984至1990年对该统
计报表的执行情况来看，基本上是好的，但也存在个别填报数字不实和汇总中计算差
错的问题。
此外，山东省档案局还根据工作的需要，临时制发了一些不定期的统计报表。各
档案馆也建立健全了本馆内部的各项统计登记制度，如全宗名册，案卷目录登记簿，
档案收进、移出登记簿，档案编研成果登记簿，档案资料利用登记簿，档案缩微复制
登记簿等。