第二辑 检索工具的编制

档案检索工具是档案馆实现为利用者提供所需档案的桥梁。全省各级各类档案馆
自建立之日起，就十分重视档案检索工具的编制工作。随着档案馆工作的发展和利用
者利用档案需求的日趋多元化，档案检索工具的编制也不断发展和完善。
在五六十年代，全省各级综合档案馆均结合档案的整理，对各全宗的档案编制了
案卷目录，建立了基本的检索工具。在这一时期，山东省档案馆和部分市地、县档案
馆还根据利用工作的实际需要，编制了少量的专题目录、专题卡片、全宗介绍等其他
检索工具。
进入80年代，全省各级各类档案馆编制档案检索工具的工作有了很大加强和发展。
1980年，烟台地区各档案馆以编制文件卡片为主体的检索工具的编制工作大力开展起
来，到1981年底，全地区已编制文件卡片85万余张，人名卡片25万余张，基本实现了
各档案馆全部档案文件卡片化。各档案馆编制的文件卡片和人名卡片，实行打破全宗
分类编排，较好地满足了按专题系统查阅本馆档案的需要，而且大大提高了检索的速
度和准确度。
1983年10月，山东省档案局在栖霞县召开全省“两编”（即汇编档案史料，编制
检索工具）工作经验交流会。会上，推广了烟台地区编制卡片的经验，提出了档案检
索工具要系统化、多样化的要求。会后，各级档案馆普遍开展了编制检索工具的工作。
到1985年底，全省各级综合档案馆共编制文件卡片502146张，人名卡片3712317张，
各种专题目录、索引近万册。
1985年11月，山东省档案局制定档案馆基础工作规范，要求各级档案馆建立起完
整、科学的检索工具体系；该检索工具体系应以文件卡片、人名卡片、案卷目录为骨
干，以文号索引为辅助，以案卷存放地点索引和必要的叙述式介绍工具（全宗介绍、
档案馆指南等）为补充。根据这一规范要求，全省各级档案馆进一步加大了编制检索
工具工作的力度。截至1989年底，山东省档案馆已编制案卷目录、专题目录、全引目
录等簿式目录929册，文件卡片20余万张，人名卡片92．8万张，已有120个全宗、16
万卷档案实现了文件级检索，分别占馆藏全宗总数的50％和案卷总数的57．5％；全
省各市地、县档案馆共编制文件卡片600余万张，人名卡片14300万张，各种目录、索
引近4万册；全省有69个档案馆实现了全部馆藏档案的文件级检索，绝大多数档案馆
实现了馆藏5个以上主要全宗的文件级检索。至此，全省各级综合档案馆绝大多数已
按山东省档案局制定的规范，基本建立起了比较科学的检索工具体系。
此外，在各级档案馆编制检索工具的过程中，山东省档案馆、潍坊市档案馆、烟
台市档案馆、德州地区档案馆等少数档案馆还进行了档案的著录试点工作，以便为今
后全面开展这一工作，实现计算机检索积累经验，创造条件。同时，潍坊市各级综合
档案馆还建立了档案目录中心。潍坊市档案馆目录中心，保存了全市13个县级综合档
案馆和市直各机关档案室的档案目录400余册。各县级综合档案馆目录中心则保存了
全县各机关档案室的档案目录。建立目录中心，进一步扩大了档案馆的检索范围，提
高了档案馆档案信息中心的地位。
各市地城建档案馆等专业档案馆也根据查阅和利用档案的需要，编制了本馆科学、
实用的检索工具。