1950年11月21日，山东省人民政府办公厅制定的《公文处理暂行办法》（草案）
规定，文件发出后，除代拟府稿副本退还原承办单位外，其底稿入送档簿，迳送归档。
档案室收到稿件后，应按送稿顺序分别编号归档。
1951年1月，中共中央山东分局办公厅秘书处档案科制定的工作暂行规则规定：
凡属中央及华东局的各种指示、决议、通报等文件，山东分局的各种指示、决定、报
告、通报、会议记录、负责人讲话、请示与批复等文件，以及中央各大行政区、各省
市党委、山东分局、山东军区、山东省人民政府和山东各地市委出刊的党刊、内部刊
物、工作通讯等刊物，均应存档。
1952年7月30日，山东分局办公厅印发的分局办公厅秘书处档案室暂行工作细则
规定：分局机关日常来往文件（包括群众来函）的归档，由本处值班室与收发室分工
负责，于每一案件处理完毕后，将所有的来文、办文、批示、复文、附件等集中一起，
按日期先后编成一案，经主管秘书核阅后，加盖“办完归档”或“暂存档”戳记后归
档；分局委员会、分局扩大会、分局党员干部大会等会议的报告、讨论、总结的记录，
则由会议秘书或记录人员将一次会议的全部记录，按日程的先后编列成卷，经秘书处
长审阅签字后归档；各种资料的归档，由分文收发人员迳送一至二份给档案室，份数
少者先归档一份；来文系电报而复文系书面文件，或来文系书面文件而复文系电报者，
按照书面文件服从电报的原则，经处长签字后直接送机要处电报档案室归档；档案员
接收归档文件时，须逐件检查核对，如有页数及附件不符或手续不完全者，应退还承
办人，待收集完整和手续完备后始予收受。
1952年9月29日，山东省人民政府办公厅制定的《统一简化处理公文的暂行办法》
规定，收发的文件告一段落后，应及时归档、分类、编号，放在卷夹内，并粘上卷签，
到一定时间转送档案室。并规定，平件与密件应分开登记，分别归档；凡是用省府名
义发出和办理的文件，统一由省府归档。
1953年，山东省工业厅一改过去随办随归档的立卷归档办法，在全省率先试行文
书处理人员立卷归档办法。其基本做法是：各处室办理的文书材料，按照一事一案为
一卷的立卷方法，由处室的文书处理人员立成案卷，于次年初集中向档案室归档。此
后，中共山东省委办公厅、山东省林业厅、山东省人委办公厅也分别于1955年1月、
12月和1956年1月开始实行文书处理部门立卷归档。
1956年8月召开的全省第二次党的档案工作会议提出，省委机关要在1956年内，
市、地县委机关要在1957年内，普遍根据本机关的实际情况，确定立卷地点，制订案
卷类目，实行文书处理部门对现行文书的集中保管、立卷，并定期向档案室归档。会
议还提出，为了纠正有文必档的错误做法，省、市、地、县委机关均应尽快制定出文
书立卷归档范围和不归档文件范围。
1956年9月，山东省人民委员会就贯彻执行国务院《关于加强国家档案工作的决
定》发出通知，要求省直机关尚未实行文书处理部门立卷的单位应即实行，并要求各
市、专机关在1957年全面推行文书处理部门立卷。
1957年2月，中共山东省委办公厅制定印发了省委机关文书处理工作暂行细则和
档案工作施行细则。两个细则对省委机关的文书处理部门立卷、文书立卷归档范围、
案卷的移交和接收等作出了具体规定。暂行细则规定：省委办公厅秘书处负责省委一
切文书的立卷归档工作，省委各部委办公室设文书处理人员负责各部委的文书立卷归
档工作。文书立卷的范围包括收发文电及其底稿、会议记录、统计资料、簿册、图表、
照片等省委机关在工作中形成的一切文书材料。省委办公厅与省委各部委文书立卷归
档的具体分工为：中央和中央办公厅的文件统由省委办公厅立卷归档，中央各部委的
文件由省委有关部委立卷归档，中央各部委联署的文件由省委有关部委立卷归档；省
委的文件由省委办公厅立卷归档，省委各部委的文件由文件制成单位立卷归档；部门
起草以省委名义发出的文件由省委办公厅立卷归档，省委拟办而以国家机关或群众团
体名义发出的文件，除最后定稿存发出机关外，其草稿和有关收文由省委办公厅立卷
归档（文书处理人员应在文稿上注明“以××机关名义发出”字样）；中央与省委召
开的会议文件由办公厅立卷归档，中央召开的专业会议和省委各部委以省委名义、由
省委各部委主持召开的各种专业会议文件，由省委各有关部委负责立卷归档；各市地
委和县委以及省直各党组、党委报送省委的文件，除综合性的由省委办公厅立卷归档
外，关于专业性的文件，凡经省委办公厅盖有“归档”戳记者，则由主管部委立卷归
档；省委各常委、各部委负责人因兼任其它职务所形成的文件，送有关部门立卷归档；
省委各部委的部务会议记录由省委各部委立卷归档；文件和电报应实行统一管理、统
一立卷归档，绝密文件可由专人单独处理。关于档案的移交，两个细则规定：省委各
部委立成的案卷，应于第二年上半年统一向省委档案室移交；省委机关有的部门如要
撤销时，其全部档案应整理妥善，移交给省委机关档案室暂时保存，以便将来向省党
的档案馆移交；省委机关如有的部门合并于另一部门，其档案材料应整理好，由并入
部门暂时单独保管，待第二年初归档，不得与并入部门的档案材料混在一起；省委机
关内如有的部门分为几个部门时，其原有档案不得分散，经省委办公厅同意由其中一
个部门负责保管，并单独立卷归档；省委或部委因工作需要临时设置的机构，当其任
务终了时，档案应完整地移交给省委档案室。
1957年5月，山东省人民委员会制定下发了《山东省1957-1959年各级国家机关档
案工作规划（草案）》和《山东省各级国家机关文书处理部门立卷工作试行办法》。
《规划》提出：各级国家机关应逐步推行文书处理部门立卷，要求省直各部门在1957
年内全面推行，专署和市、县人民委员会在1957年内重点试验，1958年全面推行。
《试行办法》规定：立卷工作是文书处理部门的主要任务之一。凡是机关工作中所形
成的文书材料，在处理完毕之后，应由文书处理部门立卷，在第二年向机关档案室归
档。文书处理部门立卷，应根据机关的具体情况和是否便于工作来确定立卷环节（立
卷地点）。文书处理工作集中在办公室进行的可由办公室立卷，分散在各单位进行的
可由各单位立卷。立卷归档的范围应是各机关在工作活动中所形成的全部文书材料，
包括收文、收电、发文发电的底稿、电话记录、会议记录、出版物原稿、工作报告、
总结、统计报表、技术图纸、预决算、帐簿、照片、影片、录音等。重份文件、复印
文件、纯事务性文件等应根据国家档案局《关于几项不归档文书材料的销毁暂行规定》
办理，不予归档。立卷责任的划分为：机关收到的分送几个部门的某一文件，由主管
部门立卷；综合性的文件由办公秘书部门或综合性部门立卷；机关内各个部门互送的
文件由制成部门立卷；以机关名义发出的文件由承办部门立卷；机关内各个部门共同
办理的文件由主管部门立卷；会办文件，定稿和草槁由主办机关立卷，定稿的抄本由
会同办理的机关立卷；某机关拟办而以其他机关名义发出的文件，定稿由发文机关立
卷，草稿和定稿的抄本由拟稿机关立卷；领导人因为兼任其他机关的职务而产生的文
件由兼职机关立卷；以机关名义召开而由组织单位主持的专业会议的文件由组织单位
立卷。《试行办法》还规定：机关党组、党委、工会、团委在工作中形成的文书材料
应单独立卷并向本机关档案室归档。监察厅派驻各机关或企业的监察机构在工作中形
成的文书材料应单独立卷，并分别向所在机关或企业的档案室归档；专署监察处和派
驻重点县的监察室（组）在工作中形成的文书材料，立卷后分别向专署和县人民委员
会档案室归档。机关内部某一组织单位撤销时，应立即将已办结的文件立卷归档；两
个组织单位合并成一个组织单位或一个组织单位分成几个组织单位时，原组织单位应
将已办结的文件立好案卷暂存于新成立的单位或向机关档案室移交。临时设置的机构
所形成的文件，应指定人员负责立成案卷，于机构撤销时移交主管机关或有关机关的
档案室单独保管。该《试行办法》下发后，全省各级国家机关逐步建立起了文书处理
部门立卷和归档制度。
1957年12月，中共山东省委办公厅和山东省人民委员会就撤区并乡中档案的处理
问题分别发出通知，要求撤销的区委、区公所应将其历年来的全部文书材料集中起来，
整理立卷，随同案卷目录分别移交县委、县人委的机关档案室，以区为单位单独保存；
合并的乡总支（或党委）、乡人民委员会的文书材料，要登记目录，由合并后的乡总
支（或党委）、乡人民委员会分别接收，以原乡为单位单独保存；如果一个乡划归几
个乡领导，其档案材料可统一移交给其中的一个乡总支（或党委）、乡人民委员会单
独保存，不要分散移交；县委、县人委办公室应重视撤区并乡中档案的整理和移交工
作，严禁分散流失和任意销毁档案事件的发生；区级工会、妇联的文件，随区委文件
一并移交。
1958年5月，中共山东省委办公厅制定了省委机关不需立卷归档的文件范围，规
定：一般文件的草稿（不是负责人签字的定稿），未用稿，速记原稿，出版物清样
（有重要修改者除外），开会带回的非正式文件（无正式文件时除外），对本机关工
作没有直接关系或没有参考意义或只有临时参考意义的文件，接洽工作的介绍信、便
条以及其它属于事务性的文件，政府机关、群众团体、厂矿、企业、学校抄送参考的
文件，均不需立卷归档。此外，凡由省委办公厅负责立卷归档的文件，其它单位即不
需再立卷归档；同一种收文分发本机关两个以上单位时，除主办单位应立卷归档外，
其它单位即不需再立卷归档；机关或单位发余或收回的文件不立卷归档，但有负责人
批注了重要意见者则应立卷归档。
1958年6月，中共山东省委办公厅鉴于全省对文件和电报的统一管理、统一立卷
归档规定执行不力的情况，进一步发出了《关于执行中央办公厅〈关于文电统一管理
的办法〉的补充通知》，要求省委各部委，各市、地委根据中央办公厅《关于文电统
一管理的办法》，尽快统一文电处理机构或确定文电管理人员，建立健全制度，实行
文电的统一收文、登记、办理、立卷和归档，其中对绝密文电实行单独登记、办理、
立卷和归档。《补充通知》还规定，省委各部委的收报，由省委办公厅机要办公室迳
送受电部委，办完后同文件一起立卷归档；省委各部委的发报，原稿由省委办公厅机
要办公室定期退回各部委，同文件一起立卷归档。
1960年5月，中共山东省委办公厅就省委机关临时办事机构档案的收集问题发出
通知，要求存有已撤销的省委临时办事机构文件的单位，对其所形成的文件做一次认
真彻底的清理，并规定凡是以省委（分局）名义或省委、省人委（分局、省府）联合
机构形成的文件，要完整无缺地按归档要求加以整理立卷，制定案卷目录，迅速移交
给省委机关档案室；今后无论是以省委名义设置的或是省委、省人委联合设置的临时
工作机构，一开始即应注意保证所形成文件的完整，按归档要求整理立卷，于机构终
了时直接向省委机关档案室移交。
1961年4月，中共山东省委办公厅就加强人民公社的档案工作发出通知，要求各
人民公社必须拟制简易可行的文书处理和档案工作的规章制度，对应当归档的文件必
须收集齐全，立卷归档。
1963年4月，山东省档案管理局制定印发了《各级机关文书立卷归档工作的几项
规定》，要求各级机关研究试行。《规定》的主要内容为：各机关在工作活动中所形
成的文件材料，凡有保存价值的都应当整理立卷作为档案保存；各机关办理完毕具有
保存价值的文件材料，由文书处理部门或文书人员收集齐全，分类立卷，按期向机关
档案室归档，不得由承办单位和个人分散保存；文书部门于每年的第一季度最迟不超
过第二季度，将上年度的案卷移交机关档案室；应归档的文件材料，应按照其自然形
成规律进行分类立卷，并根据文件材料的价值注明保管期限；机关内各单位立成的案
卷，应按一定顺序排列编号，编制案卷目录，根据案卷目录向机关档案室归档；党政
档案应实行统一管理，在实行党委制或设有党组的机关，党委或党组的文件材料应单
独立卷，由档案室保管；对于不需要立卷归档的文件材料，参照1956年1月11日国家
档案局《关于几项不归档文书材料销毁的通知》精神处理。根据这一规定，全省各级
机关进一步建立健全了立卷归档制度。到1963年底，全省11个专市（缺济宁、聊城专
区）的1803个机关中，有1219个机关建立了归档制度，占全部机关总数的67．5％，
共立卷归档档案1299457卷；全省97个县（缺14个县）的6976个机关中，有5291个县
建立了归档制度，占全部机关总数的76％，共立卷归档档案658277卷。
1965年年底，据对全省区（公社）级以上机关的5807个档案室的统计，共接收立
卷归档档案1265092卷。其中，省直60个填报单位接收立卷归档档案167162卷，专市
机关658个填报单位接收立卷归档档案389314卷，县（市）级机关3486个填报单位共
接收立卷归档档案502314卷，区（公社）级机关1603个填报单位共接收立卷归档档案
206302卷。
1966年5月“文化大革命”开始后，各级机关的文书立卷归档制度遭到破坏，文
件材料积压、散失情况严重。
1968年4月，山东省革命委员会发出通知，要求省直机关原各部委厅局、大专院
校革命委员会（领导小组），对过去未立卷的文书档案进行一次彻底的清理和整理，
并规定以1967年2月3日为清理、整理文书档案的时间界限，分开立卷，分别保管。根
据这一通知精神，省直各机关对积存文件材料进行了清理和整理工作，归档了一大批
文件材料。
1972年10月，山东省革命委员会转发了省革委办公室制定的《关于文书立卷归档
工作的意见》和《省级机关文件材料立卷归档范围》等几项文书、档案工作制度，要
求各地、市、县革命委员会和省直各部门试行。《关于文书立卷归档工作的意见》规
定：文书立卷归档是文书处理部门的一项任务；文书立卷归档应以本机关产生的文件
材料为主，把反映本机关职能活动所产生的具有长远或重要查考价值的文件材料作为
本机关保存的重点，各单位应依此精神制订出文件材料归档范围和文书档案保管期限
参考表；凡办理完毕的文件材料，应由文书处理部门及时收集齐全，按照立卷要求，
立成案卷，对不需立卷归档的文件材料，可由文书处理部门进行简单整理，在认为不
需要保存时，经领导批准后销毁；文件材料的立卷应按照分门别类、便于保存和查找
的原则进行，根据文件材料归档范围和档案保管期限参考表，将不同保存价值的文件
材料分别立成案卷；文书处理部门立好的案卷，一般应于每年第二季度将上年度的案
卷交档案室归档；各单位设立的临时机构形成的文件材料，亦应立卷归档，并在任务
结束后，向主管机关档案室移交。《省级机关文件材料立卷归档的范围》规定：中共
中央、国务院下发的文件由省革委办公室立卷，其中针对有关局、委业务并属方针政
策和重要规定性的文件，有关局、委也应立卷；中央各部委下发的文件由承办部、室、
局、委立卷；省委、省革委发出的文件，由省革委办公室立卷，其中属于批转有关部
门的文件或由有关部门直接承办执行的文件，省直有关部门也应立卷；省委、省革委
各部、室、局、委发出的文件，由成文部门立卷，其中有两个部门以上会办的文件，
主办部门与协办部门都要立卷（底稿存主办部门）；省委、省革委召开的会议形成的
文件由省革委办公室立卷，以省委、省革委名义及各部、室、局、委召开的专业会议
形成的文件由主办单位立卷，省委、省革委负责同志代表省委、省革委在各种会议上
的讲话，由主办会议的单位立卷；参加中央、国务院召开的会议带回的文件材料由省
革委办公室立卷，参加中央、国务院及中央各部委召开的专业会议带回的文件材料由
主管业务单位立卷；省委、省革委直接派出的检查组、调查组形成的文件材料由省革
委办公室立卷，以省委、省革委名义由部、室、局、委派出的检查组、调查组形成的
文件材料由派出部门立卷，几个部门组成的联合检查组、调查组形成的文件材料由主
办部门立卷；机关设立的临时机构形成的文件材料由临时机构自己立卷；下级机关报
来的文件材料，凡批办的，以谁的名义批办即由谁立卷；同级机关的来文，凡需办理
执行并起依据作用的应立卷。
1980年1月，山东省档案局根据中央、国务院和国家档案局的有关规定，结合省
级机关的具体情况，制定下发了《省级机关文书立卷归档工作意见》，对文书立卷的
职责、归档范围、立卷的分工、立卷的原则方法及归档时间等问题做了具体明确的规
定。关于文书立卷的职责，明确规定由机关文书处理部门负责。凡文件较少或集中处
理文书的机关可集中由机关秘书部门立卷；文件较多、分散处理文书的机关可分别由
机关各单位（处、室等）立卷，或采取集中与分散相结合的形式立卷。为了保证立卷
工作的顺利进行，各机关文书处理部门要编制案卷类目，做好平时归卷工作。关于文
书立卷归档的范围，规定为反映本机关职能活动所产生的具有长远和重要查考价值的
一切文件材料。具体规定应立卷归档的文件材料有：上级党政领导机关针对本机关发
的重要文件、普发的需要本机关贯彻执行的规定性文件以及上级业务主管部门发来的
文件，其中，省委办公厅应将中央发来的全部文件立卷归档，省人大常委会办公厅应
将全国人大常委会发来的全部文件立卷归档，省府办公厅应将国务院发来的全部文件
立卷归档，省政协办公厅应将全国政协发来的全部文件立卷归档；本机关所形成的重
要指示、批示、批复、批转、命令、决议、决定、规定、任免事项、通知、工作计划、
简报、总结、报告、财务预决算、各种会议记录、统计、年报、规章制度、重要请示
等文件；本机关召开的各种会议的文件和参加上级机关召开的重要会议带回的文件；
下级机关报送的重要综合性统计、年度总结、专题报告等；需要办理执行并起依据作
用的同级文件。关于立卷的具体分工，规定为：机关收到的一个文件有数份并分送几
个单位的，由主管单位立卷；综合性的文件由秘书部门或综合性部门立卷；机关内各
单位互送的文件由拟稿单位立卷；以机关名义发出的文件由承办单位立卷；机关内各
单位共同办理的文件由主办单位立卷；联名发的文件，定稿、印本由主办机关立卷，
其他署名机关可将印本立卷；某机关拟办而以其他机关名义发出的文件，定稿、印本
由发文机关立卷，拟稿机关可将印本立卷；领导人兼任其他机关职务批办的兼职机关
的文件和讲话由兼职机关立卷；以机关名义召开而由所属单位主办的专业会议的文件
由主办单位立卷；设党委或党组的机关，党委或党组的文件应单独立卷，由机关档案
室集中统一管理；机关设置的临时机构形成的文件应按时立卷，在任务结束后向机关
档案室移交。关于立卷的原则方法，规定为：应归档的文件材料必须收集齐全，按照
文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保管期限，有选择有结
合地运用名称、作者、时间、问题、地区、收发文机关等六个特征立卷。关于归档时
间，规定为由文书处理部门于每年的第二季度，将上年度立成的案卷交档案室归档。
1983年4月，山东省档案局根据全国档案工作会议精神，要求省直各部、委、办、
厅、局机关对自身形成的需要永久和长期保存的正式文件，从本年起一律实行“两套
制”，第一套按照原来规定的文书立卷要求和标准组卷，第二套将文件印本按照发文
时间或文件顺序号组卷。各地、市、县是否实行“两套制”，由各地、市档案局自行
确定。此后，省直机关和地、市、县机关大都实行了档案“两套制”。
1983年5月，山东省档案局发出通知，要求各地、市档案局和省直机关认真贯彻
执行国家档案局制定的《机关档案工作条例》。《条例》规定：各机关在工作活动中
形成的具有保存价值的各类文件材料，均应由文书处理部门或业务部门进行整理、立
卷，并定期向档案部门归档；机关档案室对本机关文书部门或业务部门文件材料的立
卷归档工作应进行指导和监督；应归档的文件材料必须收集齐全、完整，保持其历史
联系，区分保存价值，分类整理立卷；对于电报，应按其内容的联系，与文件合并整
理立卷。
1987年3月，山东省档案局制发了《山东省省级机关档案工作规范》，要求省直
部门、各大专院校贯彻执行。《规范》对文件材料的归档范围、案卷质量和归档时间
等提出了具体要求。关于归档范围，要求凡是本机关党、政、工、团，包括纪检、人
事、保卫、财会、基建、生产、科研等部门和临时机构形成的具有保存价值的收发文
电和内部形成的会议文件、会议记录、纪要、重要电话记录、各类统计报表、出版物
原稿和样本、剪报（不另行文的）等文件材料，以及反映本机关活动的影片、照片、
录音带、录像带等声像材料，均应收集齐全，立卷归档。关于案卷质量，要求立成的
案卷要组卷合理，分类清楚，保管期限划分准确，卷内文件排列系统，案卷标题简明
确切，卷内文件目录和张页号编制齐全，案卷封面书写工整，案卷装订结实美观。关
于归档时间，要求机关档案部门应于上半年接收完上年度的文书档案。
1988年1月，山东省档案局转发了国家档案局制定的《机关文件材料归档和不归
档的范围》和《机关档案工作业务建设规范》等文件，要求各市地档案局和省直各部
门认真贯彻执行，并指出各级档案局和单位以往制定的有关这方面的文件如有与国家
档案局的文件不符者，应以国家档案局的文件为准。国家档案局规定的机关文件材料
的归档范围为：（1）上级机关的文件材料，包括上级机关召开的需要贯彻执行的会
议的主要文件材料；上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发
的非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；党和国家领导人、人民代表、上
级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特
殊保存价值的录音、录像等材料；代上级机关草拟的并被采用的文件的最后草稿和印
本；上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。（2）本机关的文件材料，
包括本级人代会、政协、顾委、党、政、工、青、妇领导机关召开代表大会、代表会
议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料（由召开机关收集归档）；本机关
党组（或实行党委制的党委）、行政领导会议材料，以及本机关召开的工作会议、专
业会议材料；本机关颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签
发槁、印制稿，重要文件的修改稿；本机关的请示与上级机关的批复文件及下级机关
的请示与本机关的批复文件；本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、
报告；反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料；本机关检查下级机关工
作、调查研究形成的重要文件材料；本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料
（包括计算机盘片等）；本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；本
机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；内容重要
的人民来信来访材料，领导的指示和本机关处理人民来信来访形成的记录、摘要单、
调查处理报告、统计分析材料等；机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话
记录，从外机关带回的与本机关有关的未经处理登记的文件材料；本机关及本机关批
准的有关区域变化、解决山林、地界、水利纠纷，征用土地以及基本建设工程施工、
竣工、购置大中型设备的文件材料；本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技
文件材料；本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制
等文件材料；本机关制订的工作条例、章程、制度等文件材料；本机关（本行业）的
历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关（本行业）重要活动事件的剪报、声像材料，
荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；本
机关（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、
聘任，党员、团员、干部、工人名册报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转
正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部
奖惩等的文件材料；本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、
工会组织介绍信及存根；本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册；本机关编印
的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿和样本；本机关与有关机关
单位签订的各种合同、协议书等文件材料；本机关与外国签订的条约、议定书、协定、
合同、换文（正本、副本）和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、
重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来
往文件等；各种普查工作中形成的文件材料；按有关规定应归档的死亡干部档案材料。
（3）同级机关和非隶属机关的文件材料，包括同级机关和非隶属机关颁发的非本机
关主管业务但需要执行的法规性文件；有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文
件；同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。（4）下级机
关的文件材料，包括下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计
报表、财务预决算等文件；直属单位报送的重要的科技文件材料；下级机关报送的法
规性备案文件。关于不归档的文件范围，国家档案局规定：凡上级机关任免、奖惩非
本机关工作人员的文件，普发供参阅而不办的文件材料，下发供工作参考的抄件、征
求意见未定稿的文件；本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性临时
性的文件，未经会议讨论，未经领导审阅签发的未生效文件和电报草稿，一般性文件
的历次修改稿（重要法规性文件除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修
改稿和负责人签字的最后定稿除外），从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证
明材料，无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题、提出一般性建议或
意见的人民来信，机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文和介绍信，本
机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料，以及为参考目的从各方
面收集的文件材料；非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料，以及参加非主管机关
召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；下级机关送来参阅的简
报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料，越级抄送的一般性不需要办理的文
件材料，以及抄报备案的一般性文件材料，均不予归档。关于立卷归档案卷的质量，
《机关档案工作业务建设规范》要求：归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页
数均应齐全完整。在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、
请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，
并实行文电合一立卷。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批
复放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立
卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；
非诉讼案件放在结案年立卷；其他文件材料的立卷按有关规定执行。卷内文件材料应
区别不同情况进行排列，密不可分的文件应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；
正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定
稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后；其它文
件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。卷内文件材料应按排列顺序，依次编
写页号或件号，凡装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上
角填写页号；不装订的案卷应在每份文件材料的右上角加盖档号章，并逐件编件号；
图表和声像材料等也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。永久、长期和短期案卷
必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不应随意更改和简化；
没有题名者应拟写题名，虽有题名但无实质内容者应重新拟写；没有责任者和年、月、
日的文件材料要考证清楚填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。
声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。卷尾应
附置备考表，填写有关卷内文件材料的情况说明，以及立卷人、检查人的姓名和时间。
案卷封皮应逐项填写清楚，案卷题名要简明、确切，字迹要工整清晰。卷内文件材料
要去掉金属物，对破损的文件材料应托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。
案卷装订者应用三孔一线装订法装订；不装订者，卷内的文件应逐件用细线装订。文
书档案案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号格式按《文书档案案卷格式》执行。
其它门类和载体的档案案卷格式应按有关规定执行。至此，全省文书档案立卷归档制
度更加健全，从而进一步保证了机关档案室档案收集的齐全和完整。
截至1990年底，全省县以上直属机关档案室，除定期向有关档案馆移交的档案外，
共累计接收保存文书档案3223622卷，其中省直机关303968卷，市地直机关769459卷，
县（市、区）直机关2150195卷。