山东省地方标准DB37／T182—93
1 主题内容与适用范围
本规范规定了乡镇机关档案管理、业务建设等的基本原则、要求和做法。
本规范适用于乡镇党政机关、人民团体、企业管理机关和城市街道办事处机关的
档案工作（以下简称为乡镇机关档案工作）。
2 名词术语
2．1 档案 国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会活
动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。
2．2 立卷 把有联系的单份文件材料按一定的原则和方法组合在一起、立成案
卷的工作过程。
2．3 案卷 一组关系密切的单份文件材料的组合体，是档案的保管单位。
2．4 题名 文件材料或案卷题目的名称。
2．5 责任者 文件材料的作者。
2．6 全宗卷 由反映机关全部档案的管理和利用等情况的材料组成的案卷。
2．7 大事记 记录一个地区、一个机关或一个时期的重要事实的材料。
2．8 组织沿革 系统记载一个机关、行政区域或专业系统的组织机构、人员编
制、领导任职、体制变革等情况的材料。
3 引用标准
GB9705
GB／T11821
GB／T11822
4 乡镇机关档案工作基本任务
4．1 负责本乡镇机关各部门形成的档案的收集、整理、保管、统计、鉴定和提
供利用等工作。
4．2 负责对本乡镇所属机关、企事业单位、行政村文件材料的归档和档案管理
工作进行监督、指导。
4.3 按规定向县级综合档案馆移交应进馆的档案。
5 乡镇机关档案工作管理体制
5.1 乡镇应遵循集中统一管理原则， 建立综合档案室，集中管理乡镇机关工作
活动中形成的各种门类和载体的档案以及有关资料。
5．2 综合档案室归乡镇党委领导，接受县级档案行政管理部门的监督、指导。
5．3 乡镇综合档案室应配备政治、文化素质较高的档案管理人员，并保持相对
稳定。档案人员调离，须征得县级档案行政管理部门的同意，办妥交接手续后，方可
离职。
6 乡镇机关全宗构成
乡镇党委、人民代表大会、政府等部门所形成的全部档案作为一个全宗管理。全
宗名称为“××县（市、区）××乡（镇）”。
7 乡镇机关文件材料归档范围
凡是反映本乡镇工作活动，具有查考利用价值的各种文书、科技、会计、声像等
文件材料，都应归档保存。
7．1 本乡镇召开的党代会、人代会、团代会、妇代会及各种专业工作会议的文
件及声像材料。
7．2 乡镇党委（扩大）会、乡镇长办公会（联席会议）的会议记录、纪要。
7．3 上级机关颁发的针对或涉及本乡镇的文件。
7．4 县以上人民代表、政协委员、党政领导视察、检查本乡镇工作时的重要指
示、讲话、题词、照片、录音、录像等。
7．5 本乡镇关于各种问题的请示及上级的批复；行政村、乡镇属企业事业单位
的请示及乡镇的批复。
7．6 乡镇党委、人大、政府及其各部门的工作计划、总结、报告等。
7．7 乡镇及其各部门成立、合并、撤销、变更、启用印信及其组织简则、人员
编制、干部配备、劳动工资等文件材料。
7．8 乡镇及其所属单位的干部、工人、党团员管理方面的材料。
7．9 本乡镇制定的规章、民约、条例等规范性文件材料。
7．10 本乡镇制发或汇总的综合或专业登记表、 统计表和统计分析资料；本乡
镇的农业、工业、人口等方面的普查、调查材料（含计算机盘片）。
7．11 本乡镇有关区域变更， 解决山林、地界、海域、滩涂、水利纠纷，土地
管理以及乡村规划建设、基本建设工程等方面的文件材料。
7．12 人民来信来访登记、领导批示、处理记录、调查处理报告及统计分析材料。7
．13 科学研究、科技推广等科研科普材料。
7．14 乡镇领导公务活动形成的重要信件、 电报、电话记录，外出带回的与本
乡镇有关的文件材料。
7．15 本乡镇对外联络、对外交流等外事活动形成的各种文件和音像资料。
7．16 本乡镇与国内外有关单位、个人签订的各种合同、契约、协议书等。
7．17 本乡镇司法治安及民政工作文件材料。
7．18 乡镇财会工作中形成的报表、凭证、帐簿等文件材料。
7．19 本乡镇在各种评先、创优活动中形成的文件材料及荣誉奖励证书、锦旗、
照片、录音录像等。
7．20 本乡镇所辖区域的各类拔尖人才、县以上劳动模范的各种材料。
7．21 本乡镇编印的各种信息简报、大事记、年鉴、史志等材料的定稿、印本，
录制的录像带、录音带及脚本。
7．22 本乡镇机关财产、物资、档案等交接凭证、清册。
7．23 乡镇所属单位及行政村报送的重要的工作计划、总结、典型材料等。
7．24 乡镇所属单位及行政村报送的规范性备案材料。
7．25 乡镇机关形成的其他有查考利用价值的文件材料。
8 立卷要求
8．1 文书档案
8．1．1 分类
乡镇机关文书档案按年度——问题进行分类，分为党群工作、人大工作、政府工
作三个类，按问题设若干属类，具体如下：
8．1．1．1 党群工作类
a.中国共产党党务（综合、组织人事、纪律检查、宣传、统战、人民武装）
b.群团（工会、妇联、共青团、科协等）
c.政协
d.民主党派
8．1．1．2 人大工作类
a.会议
b.代表活动
c.监督审查
d.提案、议案
e.调研
8．1．1．3 政府工作类
a.综合
b.经济管理
c.村镇规划建设
d.农林水牧渔
e.科教文卫计生
f.财政审计
g.民政、司法
8．1．2 文书档案案卷格式按GB9705—88执行。
8．1．3 案卷质量要求
8．1．3．1 归档的文书档案应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间
的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
8．1．3．2 文件材料内容不得使用铅笔、圆珠笔和纯蓝、红墨水等不耐久的书
写材料。
8．1．3．3 归档文件材料的种类、份数及每份文件的页数都应齐全完整。发文
应有定稿、印本；请示应有批复（由电话或口头批复的应在文件上注明办理情况、经
办人签名、日期等）。
8．1．3．4 根据《乡镇机关文件材料保管期限表》的规定，准确区分文件的价
值，不同保管期限的文件材料，一般不能组合在一个卷里。
8．1．3．5 卷内文件应按照一定规律排列，密不可分的文件材料应依序排列在
一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印本在前，定稿在后；非诉讼
案件的结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料在后。并按照排列顺序，依次在
有文字的每页材料的正面右上角、背面的左上角编写页号。
8．1．3．6 卷内文件目录、备考表依据国家规定的统一格式逐项整齐填写。文
件材料的题名不能随意更改和简化；没有题名应拟写题名，虽有题名但无实质内容的
亦应重新拟写，并用“〔〕”括起来；没有责任者和时间的文件材料要考证清楚；会
议记录应填写每次会议的时间和主要内容；卷内情况说明、立卷人、检查人及立卷时
间均应填签清晰。
8．1．3．7 案卷封皮应逐项按规定填写清楚。案卷题名一般包括责任者、问题
和名称三部分，要求体式一致、简明确切；要用毛笔或钢笔书写，字迹应工整、清晰。
8．1．3．8 案卷采用“三孔一线”方法装订，应整齐、牢固。不得漏订、倒订；去
掉金属物，修补好残破文件；卷内文件和卷皮底边、封口取齐，文件不得露出卷皮。
8．2 科技档案
科学技术档案的整理按GB／T11822—89《科学技术档案案卷构成的一般要求》执
行。
8．3 声像档案
照片档案的整理按GB／T11821—89《照片档案管理规范》要求执行。录音录像材
料，应编写文字说明，包括时间、地点、人物、内容、录制者等内容。
8．4 会计档案
会计档案的整理按《会计档案管理办法》等有关规定执行。
9 档案排列编目
9．1 不同门类、不同载体、不同保管期限的档案应分别排列。排列方法应前后
一致，不可任意变动。
9．2 按照排列顺序，编填案卷（盒、袋、册）号。每个门类的同一保管期限编
一个流水号。
9．3 档案排列、编号后登记案卷目录。一个目录内不得有相同的案卷号。
9．4 全宗内的案卷目录， 应统一编制案卷目录号，全宗内案卷目录号不得重复。9
．5 乡镇机关档案全宗号由县档案馆统一编排定号。
10 档案保管
10．1 乡镇机关应有专用的档案库房， 配备足够的橱具及防火、防盗、防潮等
设施，做到无虫、无鼠、无霉变等。
10．2 定期对档案的保管状况进行检查， 每年不得少于两次，发现问题，及时
解决，并写出检查报告或记录。
10.3 建立全宗卷，将立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、
检查记录、全宗介绍等材料组卷保存。
11 档案鉴定
11．1 定期对档案进行鉴定。 文书、科技、照片文件材料参考《乡镇机关文件
材料保管期限表》鉴定，会计档案依据《会计档案管理办法》的有关规定进行鉴定。
11．2 档案鉴定工作要有领导有计划有组织地进行。 经鉴定为无保存价值的档
案，编制销毁清册，由主管领导人批准，指派二人到规定地点监销，监销人在销毁清
册上签字。
12 档案统计
12．1 按规定填写档案收进、移出登记簿。
12．2 准确填报档案工作情况统计报表。
13 档案利用
13．1 主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好档案利用工作。
13．2 根据需要编制档案文件目录、 卡片、存放索引、人名索引等多种适用的
检索工具。
13．3 配合中心工作， 编制组织沿革、大事记、基础数字汇编等多种参考资料。13
．4 建立档案借阅登记和利用效果登记簿。
14 档案管理工作制度
14．1 档案收集和立卷归档制度。
14．2 档案安全保管制度。
14．3 档案利用制度。
14．4 档案保密制度。
14．5 档案人员岗位责任制。