省直各部门、各大专院校：
现将《山东省省级机关档案工作规范》印发给你们，请贯彻执行。
山东省档案局
一九八七年三月三十日
山东省省级机关档案工作规范
为了加强机关档案工作，提高档案科学管理水平，使档案工作更好地服务于机关
各项工作和四化建设，并为档案馆奠定良好的工作基础，根据《机关档案工作条例》
和国家“七五”计划对档案事业的要求，制定本规范。
一、档案收集工作
机关工作活动中形成的档案（包括文书档案、科技档案、专业档案、声像档案）
及有关资料，均应由本机关档案部门集中统一管理，其他部门和个人不得自行保存。
机关档案部门要逐步发展成为门类齐全、库藏丰富、管理科学、方便利用的综合档案
部门，成为机关档案信息中心。
1．归档范围。 凡是本机关党、政、工、团，包括纪检、人事、保卫、财会、基
建、生产、科研等部门和临时机构形成的具有保存价值的收、发文（电）和内部形成
的会议文件、会议记录、纪要、重要电话记录、各类统计报表、出版物原稿和样本、
剪报（不另行文的）等文件材料，以及反映本机关工作活动的影片、照片、录音带、
录像带等声像材料，均应收集齐全，立卷归档。
本机关发文实行两套制。一套按文书立卷要求和标准组卷；一套（指打印件）按
文件形成时间和文件字号顺序组卷。
2、归档要求和时间
（1）归档案卷要符合《案卷质量标准》的规定。
（2）各机关应将所属撤销单位的档案，按有关规定及时接收保存。
（3） 机关档案部门应于上半年接收完上年度案卷；当年的会计档案，由本单位
会计部门保存一、二年后，移交档案部门保管；交接双方根据移交目录清点核对，并
在移交目录上签字。
3、 各机关档案部门，应注意收集、保管与档案内容有关、能配合档案利用的资
料，或领导人指定接收的资料。
二、案卷质量标准
1、 归档文件齐全完整，按照归档范围，把应立卷归档的文件材料收集齐全，立
卷归档。发文应有定稿、印本；重要文件应有历次修正稿；需办理的文件应有办理结
果；请示应有批复，电话或口头批复的，应在文件上注明；照片应有底片和文字说明。
2、 分类清楚，组卷合理。按照文件材料的自然形成规律保持文件之间的历史联
系，采取以问题特征为主结合其他特征组卷的方法，将一项工作、一个问题、一次会
议、 一个案件的文件，根据数量和重要程度合理组卷。做到：（1）文件按年度分开
立卷；（2）党政文件分开立卷；（3）适当分级立卷（请示、批复除外）。
3、保管期限划分准确，根据保管期限表的规定，准确划分文件的保管期限。
4、 卷内文件排列系统。卷内文件应按作者、时间、问题、重要程度等方法进行
系统排列。同一文件印本在前，定稿在后；请示与批复，本级请示、批复在前，上级
批复、下级请示在后；案件卷，结论、判决在前，旁证材料在后。
5、 案卷标题简明确切。案卷标题要准确反映卷内文件内容，文字通顺概括，合
乎语法，体式一致，简称通用，字迹清晰端正。标题一般应有作者、问题、名称三部
分，文字不要过长，一般三十个字左右，最多不超过五十个字。
6、 编页号，填目录。凡有文字的页面均用铅笔编号，正面编在右上角，背面编
在左上角。“卷内目录”要逐项填写，卷末要附备考表，写清卷内需要说明的问题，
立卷人、检查人要签名。
7、 案卷封面书写工整，装订结实美观。案卷封面要用钢笔或毛笔逐项填写，字
迹工整统一，清晰大方。装订要求：不压字，不脱页；去掉金属物；修补好残破文件；
卷内文件和卷皮底边要取齐；文件不得露出卷皮外；采用“三孔”线装订。
三、档案整理与编目工作
档案整理要达到分类清楚，排列条理、编目科学，能反映档案的自然形成规律，
保持其历史联系，查阅方便。具体要求是：
1、 案卷的分类应以年代——组织机构或年代——问题的分类方法。分类法确定
后，不要轻易变动。撤销单位也可采取组织机构——年代或问题——年代的方法分类。
照片档案一般按问题、时间、人物相结合的方法整理、编制目录，除与文书、科技档
案联系密切的外应单独存放。录音、录像带档案按专题、时间进行分类整理，拟出标
题，编制目录（卡片）。
2、编制档号。档号包括全宗号、目录号、卷号、页号或件号。
全宗号是每一个全宗的代号，全宗号由省档案馆统一编排公布。
目录号是一个全宗内每本案卷目录的编号，档案室与档案馆的目录号应衔接，一
个全宗内目录号不重复。
案卷号是案卷排列顺序的编号。一本目录内案卷号不重复。文书档案的卷号，按
永久、长期、短期分别编流水号，案卷号以不出现四位数为限。
页号或件号。页号是卷内文件有字页面的编号，件号是卷内每份文件的编号，一
个卷内只取一种编号形式，并不得重复。
3、 档案的排列存放，应以全宗为单位，不同保管期限的档案应分别排列，分别
存放，一个全宗内的档案，分类排列方法，应前后保持一致。档案排列上架应从上至
下，从左到右按照案卷号的顺序排放。
4、 编制案卷目录。案卷目录是登记统计档案和档案检索的最基本的工具，各类
各种档案都必须编制案卷目录，做到有目可查。文书档案案卷目录按照分类排列顺序，
分别不同保管期限编制。
四、档案保管工作
为了维护档案的完整与安全，延长档案的寿命，保证档案的长远利用，必须做到：
1、 机关应有保管档案的库房和必要的档案橱柜，档案库房要坚固，有防火、防
盗、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防强光等防护设施。保管录音带、录像带的
库房，要避开三十奥斯特以上的磁场。
2、 档案橱柜排列整齐，编号统一。一个库房内的橱柜排放要整齐条理，便于档
案的存放。橱柜排放应根据规格、样式的不同分类排列，要求：前后左右成行，整齐
划一；避免阳光直射，便于通风；方便工作，不要太挤；稳固牢靠，保证安全。排列
固定后，从左向右，自上而下地进行统一编号，一个档案库房的橱柜号不能重复、五
节一套的档案橱应以每套档案橱为单位自上而下编排，如：1—1，1—2。
3、 档案人员要定期检查档案保管状况，并将检查情况书面报告领导。对于破损
褪色的档案要及时进行修补和复制。档案人员工作调动时，应做好档案移交工作，履
行交接手续。
4、 建立全宗卷。在档案收集、整理、鉴定、保管、统计利用等工作中形成的文
件材料，如交接书、分类方案、销毁清册、检查情况记录、全宗介绍等，均应归入全
宗卷。
五、档案鉴定与进馆
1、 各机关应根据国家档案局和专业主管部门关于档案保管期限的规定，结合本
机关情况，编制本机关档案的保管期限表，作为平时立卷和档案鉴定的依据。鉴定档
案要全面分析档案的保存价值，准确地判定保管期限。
2、 档案的鉴定工作，必须在分管档案工作的负责人领导下，由档案部门和有关
业务部门组成鉴定小组共同进行。对确无保存价值的档案要登记造册，经机关领导人
批准后销毁。销毁档案应由两人负责监销，防止档案遗失和泄密，监销人要在销毁清
册上签字。
3、 按照《档案馆工作通则》的规定和省档案馆的要求，将到期的档案连同案卷
目录（一式三份），全引目录、全宗介绍（一式二份）等检索工具及时向档案馆移交，
办理清点签字手续。
4、 机关撤销或合并，应将全部档案以及与档案有关的资料等整理好，向省档案
馆移交或按规定交有关机关代管。
六、档案利用、统计工作
1、 开发利用档案是档案工作的根本目的，机关档案部门要经常了解、研究机关
工作对于档案需求的动态，掌握利用规律，做到被动服务与主动服务并举，积极开发、
利用档案信息资源。
2、 档案人员应树立良好的职业道德，提供优质服务，做到既能借助检索工具迅
速准确地提供档案，又熟悉家底，能作咨询服务，充分发挥档案部门的作用。
3、编制多种适用的检索工具，形成以“案卷目录”为基本工具，以“全引目录”
或“分类卡片”为主体的，其它检索工具配合、补充的检索体系，能全、准、快地查
到档案。一般要具有“全引目录”或“分类卡片”、“专题目录”、“人名卡片”。
“文件字号索引”、“案卷存放索引”等。
4、 编制多种汇编和参考资料，主动系统地提供利用。一般要具有《重要文件汇
编》、《基础数字汇编》、《组织机构沿革》、《全宗介绍》、《大事记》等。
5、 机关档案部门应建立健全档案的登记统计制度。一般要具有《档案收进、移
出登记》、《档案借阅登记》、《档案利用效果登记》、《档案检查情况登记》，以
及按规定向有关部门呈报的统计报表等。
七、规章制度
各机关根据有关规定，结合本机关档案工作的实际，制定“文书立卷归档制度”、
“档案保管期限表”、“档案保管制度”、“档案鉴定、销毁制度”、“档案借阅制
度”、“档案统计制度”、“档案工作人员岗位责任制”等。
八、业务指导工作
1、机关档案部门应对机关文书处理部门或业务部门的立卷工作进行指导和检查，
不断提高案卷质量。对本机关公文格式和公文制成材料是否符合立卷和档案长久保管
要求，起草和签发公文是否用质地比较好的办公用纸和碳素墨水、兰黑墨水书写进行
监督，发现不符合要求时，及时向有关部门和领导反映，采取措施改正。
2、 各专业主管机关的档案部门，应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直
属单位的档案工作进行指导、监督和检查。认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方
针、政策和各项规章制度。按照本规范的要求，加强对所属单位档案业务的检查、指
导，不断提高本系统档案工作的科学管理水平。
九、档案用品
档案用品要统一规格和标准。卷皮、卷盒、卷内目录、案卷目录、备考表、借阅
登记簿等，均由省档案局统一印制。各单位自制时，要按省档案局规定的格式标准印
制。
十、领导体制、机构设置与人员配备
1、 “机关档案工作是机关工作的重要组成部分，是提高机关工作效率和工作质
量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。”因此，必须有一名机关
领导人分管，由办公室领导，列入机关议事日程，并切实帮助解决工作中的实际问题。
2、 机关必须建立档案工作。根据国务院批准的《科学技术档案工作条例》和中
共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》应“成立相应的档案工作
机构”与配备“相应数量的干部”的规定，以及鲁办发[1983]17号文件的精神，凡对
下有档案工作指导、监督、检查任务，或档案工作任务较重的机关，应设立档案科，
配备专职档案干部三至六人；一般的可设立档案室，配备专职档案干部一至三人。
3、机关档案部门应配备政治可靠，具有高中以上文化水平和一定档案专业知识，
能胜任工作的干部，并保持相对稳定。
十一、本规范作为省级机关、大专院校的档案工作规范的依据，市、地、县档案
局及各大企业档案部门也可参照本规范制订工作规范。过去省档案局的有关规定，凡
与本规范有抵触者，以本规范为准。