各市、地、县（市、区）档案局：
为了适应档案管理现代化的要求，去年十月以来，我省地县档案馆工作规范化、
标准化调查研究小组对《地县档案馆业务工作规范化几个问题的意见》进行了几次讨
论，并印发到各市、地征求意见。根据大家提出的意见，又进一步作了修改，现将我
省《地县档案馆基础工作规范方案》（试行）印发给你们，请参照试行。
这个方案，仅就地县档案馆工作若干方面提出了规范要求，还需在试行中补充修
改和完善。各地在试行中有什么意见和建议，请及时告我们。
此方案也适用于市、区档案馆。
山东省档案局
一九八五年十一月二十日
地县档案馆基础工作规范方案（试行）
一、接收和征集档案、资料范围
1．文书档案
（1） 本级党委、纪律检查委员会、人民代表大会、法院、检察院、政协、人民
政府及直属部门，各民主党派和人民团体具有永久、长期保存价值的档案，县档案馆
同时接收乡镇具有永久、长期保存价值的档案；
（2） 本级人民政府直属工作部门所属的分管某一方面工作或执行某项专门活动
的行政管理机关具有永久、长期保存价值的档案；
（3）属于本馆应接收的撤销单位的全部档案；
（4）属于本馆应接收和收集的中华人民共和国成立以前的各种档案；
（5） 党和国家领导人、省委、省政府主要负责人在本地活动所形成的重要文字
材料和照片、录音、录像；
（6）反映本地重要活动，重大事件的文字材料、照片、录音、录像等；
（7）本地重要外事活动的文字材料和照片；
（8） 本地的全国、省劳动模范和知名人士的日 记、书信及其他文字材料和照
片；
（9） 本地党史征集和史志部门征集的回忆录、照片以及党史资料和地方志的原
稿、印本；
（10）本级人民政府直属工作部门所属的具有典型意义的工厂、医院、中小学等
基层单位的档案，县（市、区）档案馆同时收集具有典型意义的村、专业队、重点户
和街道居民委员会的档案；
（11）党的关系在地方属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的反映地方
某项事业或建设活动的档案（副本）。
2．科技档案
（1） 反映本地自然地理状况的材料（包括地形、地貌、地质、地震、山川、水
系、水文、气象、测绘、资源调查等）；
（2） 本地重要的城乡基本建设工程档案（包括总体规划和地上地下主要设施的
竣工图）；
（3） 本地重要水利、交通工程档案（包括主要的桥、涵、水闸、水库和公路主
干线的设计和竣工材料）；
（4）本地植被、植保、病虫害防治、良种试验、畜牧、水产等方面的档案材料；
（5） 获得本级以上政府及业务主管部门奖励的名牌产品、创造发明成果档案和
传统产品、特产档案；
（6）本地重要的科研档案。
3．专门档案
（1） 具有长久保存价值的本地的卫生、教学、地名、出版、会计、统计、人口
普查、土壤普查、文学艺术档案；
（2）具有长久保存价值的本地的诉讼档案、公证档案、保险档案；
（3）死亡干部档案，按鲁组[1985]28号文件规定办理；
（4）本地的名胜古迹、自然保护区的档案。
4．资料
（1） 本地出版的报纸和本级各机关、团体编纂出版和内部印发的专业性刊物、
书籍；
（2）本地各种版本的县志、乡土志、风物志和历代行政区划地图；
（3） 涉及本地政治、经济及各项事业的书刊和新闻报道及有关图片、录音、录
像等；
（4） “文化大革命”期间本地各种群众组织的有关材料，本地的族谱、家谱和
其他历史资料；
（5）政府公报、重要文件汇编和重要报刊合订本；
（6）各种必要的工具书、资料书和重要的史书等。
二、档号编制
档号包括全宗号、目录号、案卷号、件号或页号。编制档号的目的是为了便于管
理、统计和查找档案。编制档号的基本要求是：一个档案馆内全宗号不重复；一个全
宗内目录号不重复；一个目录内案卷号不重复；一个案卷内件号、页号不重复。
1．全宗号
全宗号是档案馆按一定规律给馆藏每个全宗的编号。
（1）已进馆的全宗，原则上依时期按系统进行排列，依次编全宗号。
（2）在多数全宗位置基本固定后，新进馆全宗按进馆先后顺序编号。
（3）全宗群应分别给每个全宗以全宗号；联合全宗、全宗汇集应视为一个全宗，
编一个全宗号。
（4）全宗号已经确定，不能随便变更。
2．目录号
目录号是全宗内每一案卷目录的编号。
（1）内部机构少，案卷数量少的全宗按保管期限编目录号。
（2） 内部机构多，案卷数量多的全宗，可以根据案卷数量，每年或数年为一阶
段，按保管期限分别编目录号。
3．案卷号
案卷号是案卷排列顺序的编号。
（1）案卷号编排可以根据各个全宗档案数量采取不同方法。
（2） 同一全宗的案卷，按保管期限、年度、机构（问题）排列，永久、长期、
短期分别编流水号。
（3） 同一全宗的案卷，按保管期限、年度、机构（问题）排列，以若干年为一
阶段，永久、长期、短期各编若干个流水号。
4．件号、页号
件号是案卷内每份文件的编号。页号是案卷内文件页数的编号。
（1）实行案卷级装订的案卷，件号只在卷内目录中出现。
（2） 卷内文件页号，以有文字版面为单位编写，正面编在右上角，背面编在左
上角。
（3） 实行文件级装订的案卷，每份文件都要注明全宗号、目录号、案卷号、件
号。
三、全宗划分、排列
全宗是一个独立机关（企事业单位、团体、个人）在活动中形成的全部档案，其
中包括文书档案、科技档案和其他业务档案，其载体有纸张、胶片、磁带等。同一个
全宗的档案不能分散，不同全宗的档案也不能混淆。
1．全宗构成
立档单位可以独立行使职权，能以自己名义对外行文；是一个会计单位，自己可
以编造预算或财务计划；设有人事管理机构或人员，有人事任免权。其中以独立行使
职权，并以自己名义对外行文为构成全宗的主要条件。
（1） 一个机关分为两个以上机关，其档案从上级下文或上级正式宣布之日起分
别作为新的全宗对待，原机关未办理完的文件应归入新全宗，原机关形成的档案作为
一个全宗不能分散。
（2） 几个机关合并为一个机关，其档案应视为原全宗的结束，新合并机关从上
级下文合并之日起作为新全宗的开始。
（3）临时机构的档案，原则上不能构成全宗，应归入主管单位全宗。
（4） 立档单位名称改变、隶属关系变更，业务范围和工作性质不变，其档案作
同一全宗对待。
（5）立档单位职能扩大或缩小，不作为一个新全宗。
（6） 本级人民政府直属工作部门的派出性单位（如工商局的工商管理所、公安
局的派出所）所形成的档案，作为派出部门全宗的一部分。
（7） 本级人民政府直属工作部门所属的分管某一方面工作，或执行某项专门活
动的行政机关和企事业单位（如农业局的种子公司、文化局的文化馆）所形成的档案，
作为独立全宗对待。
（8）进馆人物档案，设人物联合全宗。
（9）典型村、重点户、专业户、街道居民委员会设联合全宗。
（10）“文化大革命”期间县革命委员会的档案，按国档发[1981]96号文件处理。
此期间县所属机关、人民公社、厂矿、学校等单位的档案不另设全宗。
2．全宗排列
（1）馆内全部全宗按历史档案、革命历史档案、现行机关档案进行排列。
（2）现行机关档案根据工作职能和性质按系统排列。
（3）全宗顺序已经固定，不能轻易变动。
四、编制检索工具
建立完整、科学的档案馆档案检索工具体系，能够根据利用者的不同特点和要求，
选择最佳角度，迅速、准确地揭示所需档案、资料的档号和存放位置。档案馆检索工
具体系的构成应以文件卡片、人名卡片、案卷目录为骨干，以文号索引为辅助，以案
卷存放地点索引和必要的叙述式介绍工具为补充。
1．文件卡片
文件卡片是以馆藏档案文件为对象编制的检索工具。文件卡片具有编排、补充灵
活，查找利用方便的特点。文件卡片的规格和著录方法要符合《档案著录规则》的要
求。
编制文件卡片应本着先急后缓、先主后次的原则，有计划、有步骤地进行。首先
要做好基础整理工作。在全宗划分准确，档号齐全的基础上，根据利用重点，主要搞
重要全宗。利用率较少的全宗，可以编制卡片，也可以编制全引目录代替文件卡片。
本级党委、政府、计委、农业局、工业局、供销社等重要全宗必须编制文件卡片。
2．人名卡片
人名卡片是以馆藏档案中所涉及人物为对象编制的检索工具。
编制人名卡片要一人一卡或一人多卡。一份文件涉及多人的，应分别制卡。人名
卡片分类以汉语拼音分类法较好。为使分类更合理，应从姓名第二字开始作第一层划
分。
3．案卷目录
案卷目录是一个全宗内的档案，经过分类、系统排列，以案卷为单位的登记名册。
案卷目录必须按全宗进行编制。在一个全宗内，可以按保管期限、立档单位内部
机构或年代进行分类。
4．文号索引
文号索引是馆藏档案文件的字号与档号、档案存放地点相对照的一种检索工具。
文号索引一般按作者、时间编排。文号索引一般要求编制党委、政府两个主要全
宗的档案文件，即：中共中央、省委、市地委、县委；国务院、省政府、市政府（行
署）、县政府文件的文号。
5．档案存放地点索引
档案存放地点索引是档案管理人员迅速调卷的辅助性工具。
档案存放地点索引有两种形式：一是表格式的，一是图表式的。
档案存放地点索引应标明每个库房、每个橱箱所存档案的全宗名称、全宗号、目
录号、案卷号和所属年度。
以上五种为构成档案馆检索体系的主要工具。有条件的档案馆，除编制好上述五
种检索工具外，还可以根据需要，编制其他适用的检索工具，以及时、准确、系统地
查找档案。
五、统计登记
全宗名册、案卷目录登记簿、收进移出档案资料清册、总登记表、查阅档案资料
登记表、档案史料编纂成果登记、修复档案文件登记（表格样式略）
附件一：文书档案案卷整理标准（略）
附件二：案卷装订（略）