省直各部门、各专员公署、市、县人民委员会：
档案是各个机关工作和活动的记录，它反映一定历史阶段的社会政治、经济、文
化状况和工作的发展情况，它是国家机关工作和科学研究工作不可缺少的资料，它是
我们国家的历史财富。因此加强档案工作，很好的整理保管和组织利用这些档案材料，
以适应国家机关工作和科学研究工作的迫切需要，是一项很重要的工作。
本省各级国家机关的档案管理工作，几年来作出了一些成绩，有不少单位已开始
重视，并建立了专门的档案机构，配备了专职干部，在建立管理制度和改进业务方面
也取得了一些成绩。
但是，正如国务院决定中所指出的一样，由于领导上对档案工作的重要性认识不
足，以及在档案管理上还缺乏经验和制度，所以还存在着不少问题，如档案机构不健
全或者没有建立，多数机关没有配备专职干部；对档案未能统一集中保管；鉴定和烧
毁也没有统一的规定和制度；损毁丢失现象相当严重；整理方法不统一、不科学，查
找不便；未能发挥档案材料的应有作用等。
为认真贯彻国务院“关于加强国家档案工作的决定”，迅速改变档案工作的这种
严重混乱情况，使档案管理工作逐步走向正规，特作如下指示：
一、各级领导必须对这项工作加以应有的重视和支持，应根据国务院的决定认真
检查与研究本机关档案管理工作的情况，根据实际情况提出改进与加强此项工作的具
体措施，切实解决工作中存在的问题。各级机关的秘书部门必须把此项工作列为经常
的重要业务之一，并要有一定负责人分工掌管此项工作，经常有计划的推动此项工作
的进行。
二、 建立健全档案管理机构。遵照国务院决定省人民委员会办公厅已于本年7月
成立了档案管理处，除该处应加强业务研究，迅速和各级秘书部门建立业务上的联系，
指导和监督本省各级国家机关的档案工作外， 省直各部门和各专署、 市应在办公室
（厅）或秘书处内设档案室酌情配备专职干部1—3人，各县（市）人民委员会应配备
专职干部1—2人，具体名额应按照各单位档案业务的繁简和本精简原则来确定，并从
本机关总的编制中解决。区乡的档案可由文书兼管。所有作档案管理工作的人员必须
是政治上可靠，有一定文化水平和工作能力，并且一般不要轻易调动，以便培养专业
干部。
三、推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。要对文书处理工作人员和
档案工作人员进行教育，使其认识在文书处理部门立卷比由档案室立卷可以提高工作
质量，节省时间，便于利用，并有利于零散文件的集中和保密，可以大大减少移交和
调阅手续，可以使机关档案室做好组织利用档案为机关服务的工作。省直部门还未执
行文书处理部门立卷的应即研究执行。应抓紧确定立卷“环节”，编制案卷类目，研
究立卷方法和定期的归档制度等，并应注意及时总结经验，以求不断改进。各专署、
市、县人民委员会亦应迅速做好文书处理部门立卷的各项准备工作，在1957年开始推
行。
四、为使档案工作逐步走向正规，克服紊乱现象，省直各部门应迅速着手整理积
存档案。几年来档案积存数量是相当庞大的，整理档案又是一件很细致复杂的工作，
必须认真地组织进行。在整理之前，应按部门进行检查集中并进行全面的摸底，分别
不同情况，提出整理的要求，并在保持文件之间的联系的原则下，按照文件的保管期
限进行鉴定工作，以有计划的进行整理工作。积存档案较多的应该组织一定力量进行
整理工作。要在1957年内整理完毕。
各专署、市、县人民委员会的积存档案也应该着手进行整理，可先进行一些必要
的准备工作，调查情况研究整理办法，并选择一定单位试行整理，取得经验，然后全
面展开，要求在1958年内整理完毕。
五、有计划的培养训练档案管理干部，省人民委员会办公厅和省委办公厅确定联
合举办档案干部训练班，到1957年将县以上档案干部普遍训练一次。第一期计划在10
月分开，先由各专署、市和部分县和省直各部门抽调在职档案干部50名参加学习。除
此以外机关档案工作人员应采取多种方式进行业务学习（如召开业务交流会、座谈会
等）。以求得很快的熟悉与掌握档案业务。
以上各项，希即研究执行。
省长 赵健民
1956年9月19日