各市、地委秘书处各部、委办公室：
兹将分局办公厅秘书处所拟之档案室暂行工作细则发给你们参考。根据目前档案
工作情况，有建立统一的领导组织与统一的档案制度及整理和保管方法的必要，但由
于这是一个新的工作，缺乏经验，在中央档案馆建立之前，尚不可能统一。因此，请
你们亦拟一类似的细则，注意研究积累这方面的经验并随时交流，以有效地加强和提
高档案工作。
中共中央山东分局办公厅
一九五二年七月三十日
（一）任务：
搜集整理和保管分局档案，资料及上下级送达分局的全部重要文件、历史文献，
以便分局委员会、各部、委的调用参考。
负责了解分局各部、委及各市、地委档案工作情况，并协助建立办文归档制度及
业务上的指导。
（二）业务范围：
一、本室主要是整理和保管分局办理过之来往文书和发出之各种文件及其草稿等。
如分局的决议、决定，各种会议及报告记录、工作计划、总结、向上的报告、请示，
向下的指示、复示、代电、通报、群众来函、党刊等，概以本室的档案材料整理保存
之；凡经分局办理过的上级指示、复示与下级的送审、请示、报告等，则均以本室档
案附件整理于所属办文内保存之，虽系分局办理过之一般事务性的问题，但无参考价
值，则不予整理和保存。凡未经分局办理过之文书，则按成文机关，分别整理保存之。
二、各部委起草以分局名义发出之文件或分局起草以政府名义发出之文件，本室
与各部、委（或政府）档案室各存一份，原稿和来件存本室。
三、对送来分局不须处理之文件书刊等，则选作参考资料整理保存之。
四、经分局起草之重要文件，由报纸公开发布党内不另行文者，剪裁保存之。
（三）具体工作：
一、受理归档材料，熟悉已有材料，尽量使材料完整；并根据每时期党的中心工
作，主动搜集有关材料，加以整理，供调阅参考。
二、登记来件，摘编标题，填写文件封面，如有一个文件含有两个以上不同性质
之问题者，则分别填写分存单。
三、归档案卷中之不合规格，形式不一，不便于久存，调阅与编卷者，即加以粘
贴修整。如添加封面，折叠剪裁，修补装订，加编页数号码或重抄重打等。
四、分类与制卡。分类原则：档案按形成文件的组织机构分类，在一个组织机构
内按文件的性质分立项目；资料则按性质分类，为便于查找分别制订索引卡片。
五、编印来件简报，暂定每周编印一次，分发各负责同志及各部、委，供及时了
解材料情况，以便调阅参考。
六、每年初，将前一年归档案卷，通盘清理一次，在清理中，甄别文件内容的政
治意义、历史价值及现实参考价值，并检查其数量的多少。如遇下列情形之一者，确
定销毁：1.存档已满两份之多余者（批准多存者例外）；2．纯系事务性之具体问题，
无存档价值者；3．存查期限已满，且无参考价值者；4．残缺不成文件，已无法补救，
既失参考价值， 亦无历史价值者；5．非本室存档范围，亦无应用可能者。在销毁前
将拟销毁之文件，登入销毁登记簿，经处长或办公厅主任核准后，由二人进行监销，
焚毁后将焚件在管档中的编号及所留之一切痕迹销除之。
七、归档文卷分类整理后，即制订卷名目录与卷内目录，并按成文日期之先后装
置卷宗，再按分类次序放置橱内。
八、负责了解分局各部、委各市、地委档案工作情况，协助办理办文归档制度及
业务上的指导。并经常与上级档案组织联系，按时报告工作。
（四）职责与分工：
一、秘书一人：在处长的直接领导下，进行如下的工作：
1．负责掌握全室工作，定期召开室务会议讨论计划、饰置检查与总结本室工作，
并按时向处长及上级档案组织报告或请示工作。
2．负责组织领导本室人员之业务， 政治学习，帮助提高业务理论水平，改善工
作提高效率；并掌握本室人员之思想情况，及时进行思想教育。
负责对分局各部、委，各市、地委档案工作情况的了解与业务上的指导。
二、助理秘书一人，协助秘书领导本室工作。
三、档案资料员：（1）分工整理、保管、借阅等具体工作；（2）经常熟悉文件
内容， 以利查找出借；（3）经常注意时事政策、业务学习与理论文化学习，以便熟
悉业务，提高工作效率与工作能力。
（五）归档制度：
一、分局机关日常来往文件（包括群众来函）的归档，由本处值班室与收发室分
工负责。于每一案件处理完毕后，将所有的来文、办文、批示、复文（包括历次草稿
及正件）附件等集中一起按日期先后编成一案，经主管秘书核阅后加盖“办完归档”
或“暂存档”戳记后归档。
二、分局委员会、分局扩大会、分局党员干部大会等会议的报告、讨论、总结记
录则由会议秘书或记录人负责将一次会议的全部记录按日 程的先后编列成卷，经秘
书处长审阅签字后归档。
三、各种资料的归档，由分文收发经送一份至二份；其份数少者，亦先归档一份。
四、来文系电报而复文系书面文件，或来文系书面文件而复文系电报者，则按文
件档案服从于电报档案之原则，经处长签字直接送归机要处电报档案室。
五、档案员收到归档文件时，须逐件检查核对，是否有页数及附件不符或按一、
二两项之规定，手续有不完备之处，如发现上述情形时，即退还承办人，待办理完备
后始予收受。
（六）调阅制度：
一、本室档案，资料的调阅，限于分局委员及分局各部委、政府党组党分组、军
区政治部、大众日报社，及上级党与上级档案组织等部门。
二、调阅绝密文件资料须由分局办公厅主任之签字，方可派党员干部前来本室履
行调卷手续。调阅一般档案、参考资料时，由各调阅部门办公室主任签署调阅单，即
可经派党员干部前来履行调阅手续。
三、文卷资料借用时间，以一星期为限；特殊情况必须延期时，须向本室声明续
借。
四、调阅人必须爱护与负责保管所调阅之档案文卷、资料，不得污损、涂改、圈
点、抽换、拆散、剪裁，更不得遗失，转借，如有遗失，须迅速追查并将遗失原因与
责任具报档案室；非经分局办公厅同意，不得摘抄、摄影及翻印，如经批准翻印，必
须派党员干部至档案室清抄一份，用抄件印刷。
五、归还文卷资料时，须派党员干部送回本室档案管理人员，当面查点清楚，在
调阅簿上注销，并将原调阅单，退交调阅人，以明责任。
（七）保密制度：
1．收件时，必须遵守归档制度；借出文件时，必须遵守调阅规则。
2．档案工作同志，对本室内之一切文件、刊物等，不得私借、私抄、随意丢掉、
焚烧，更不得携带外出。
3．档案工作同志， 对文件、刊物内容，应严守秘密，无论何时何地均不得向外
泄露，并时刻警惕与防止失密、泄密现象的发生，私人笔记则绝对禁止记载有关党与
国家机密事项。
4．档案室内不准会客，无关人员禁止入内。
5．对分局办公厅所规定之机关娱乐规则，应互相监督坚决执行。
（八）档案工作人员注意事项：
一、要经常注意检查文卷、资料有无潮湿或虫蚀现象；并小心烟火，确保文卷、
资料的完整与安全。
二、个人工作如有更动时，须将经手各项案卷交代清楚后，始得离职。
（九）本暂行工作细则业经办公厅批准自即日起施行。
中共中央山东分局办公厅秘书处
一九五二年八月一日